السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
هذي مجموعة تعاريف ومفاهيم حول مفهوم وظيفة مأمور مشتريات لكل من قدم على هذه الوظيفة في المستشفى الجامعي اقروها ونشاء الله تفيدكم
مسؤول مشتريات
توصيف وظيفي عام
على مسؤول المشتريات القيام بكل أعمال المشتريات من طلبات شراء واحضار عروض أسعار وتفريغها بكشوف التفريغ وعمل أوامر التوريد للشركات، وذلك متبعاً القواعد والاجراءات السليمة الخاصة بأعمال المشتريات.
المسؤوليات:
أولاً: القيام باجراءات الشراء:
1- حصر طلبات الشراء الوارده من برامج وأفرع الجمعية وتفريغها في سجل طلبات الشراء.
2- احضار عروض الأسعار لطلبات الشراء المقدمه من الإدارات والبرامج المختلفة وذلك من خلال الموردين المسجلين لدي الجمعية وذلك بعد دراسة السوق (من الممكن النزول ميدانياً) لتحديد أفضل الخامات والأنواع من حيث السعر والجودة.
3- تفريغ عروض الاسعار في كشوف منفصلة وعمل جدول مقارنات تفصيلي لكافة العروض المقدمة والمقارنة بينها علي أساس السعر والجودة وشروط التسليم وشروط السداد وغيرها من معايير المقارنة والتحضير للجنة البت علي ان يتم ذلك خلال 7 أيام عمل من تاريخ استلام طلب الشراء.
4- إمساك سجل طلبات الشراء وتسجيل البيانات التاليه :
- تاريخ استلام طلب الشراء.
- تاريخ توفير عروض الأسعار.
- تاريخ عمل كشوف التفريغ والمقارنة للعروض.
- تاريخ انعقاد لجنة البت وقرارها.
- تاريخ تسليم مستندات العملية الشرائية للإدارة المالية.
- اذا ما تم الغاء او إرجاء العمليه الشرائيه في اي مرحله فيتم تسجيل ذلك وذكر سبب الالغاء (كملاحظات).
5- إمساك سجل أوامر التوريد الخاص بتسجيل أوامر التوريد الصادرة وفقاً لتسلسلها مع بيان ما اتخذ بشأنها من إجراءات حتي إتمام التوريد، حيث تسجل البيانات التالية:
- تاريخ استلام امر التوريد من الاداره المالية وتسليمه للمورد.
- تاريخ استلام الأصناف الموردة بموجب محضر الفحص والاستلام.
- تاريخ الإضافه بالمخزن (التسليم لمسؤول المخازن).
- الأصناف المشتراه وقيمتها والمنحة التي تم الشراء منها.
- تسجيل أي ملاحظات علي تنفيذ المورد من حيث ميعاد التوريد ( فوراً – في الميعاد – التأخير) واي ملاحظات علي الأصناف من حيث مطابقتها للمواصفات والشروط المتفق عليها.
6- إمساك سجل مفصل بأسماء الموردين والوكلاء المعتمدين الذين تتعامل معهم الجمعية أو من المحتمل التعامل معهم (قيد الموردين) وتقسيمه بحسب أصناف المشتريات (أدوات مكتبية – مطبوعات – أجهزة كمبيوتر ومستلزامتها الخ..)
7- تحديث بيانات قيد الموردين باستمرار سواء بإضافة موردين جدد أو شطب الموردين الذين صدر قرار من مجلس الادارة بوقف التعامل معهم لإخلالهم في تنفيذ التوريدات طبقاً لشروط ومواصفات أوامر التوريد الصادرة لهم من الجمعية.
8- تنفيذ ما قد يستجد من تكليفات من مجلس الإدارة والمدير المباشر اذا اقتضت حاجة العمل.
وصف موجز
يهتم مندوبو المشتريات بتنظيم عمليات الشراء الكامل في مؤسسة معينة، من ذلك حسابالكميات الضرورية والحصول على العروض والمواد والخدمات التي تحتاج المؤسسة إليها. ويتلقون المعلومات اللازمة ويدرسون العروض المختلفة المقدمة ويقارنون بين أسعارهاوجودة المنتجات ثم يوزعون الطلبيات. يلاحظون التطورات في السوق والأسعار ويقومونبالمفاوضات ويعقدون الإتفاقيات.
ويعتني مندوبو المشتريات بتزود المؤسسة بالمواد الإنتاجية والمساعدة والبضائعالضرورية الخ في المواعيد المحددة، ويعرفون تنظيم المخزن وعمليات إنتاج المؤسسةوشروط التسليم والدفع من التجار والمورِّدين. إضافة إلى ذلك يخططون وينظمون مجالاتالتخزين واللوجستية الداخلية ويفحصون البضائع الداخلة وجودتها. ويستعملون في عملهمالهاتف والهاتف النقال والحاسوب ويتعاونون مع زملائهم في المهنة من أقسام المؤسسةالأخرى.