إذا كنت لا تعرف كيف توفر وقتك وتزيد إنجازاتك إليك هذه الطرق المختارة بعناية والتي تعينك على توفير وقتك وزيادة إنجازاتك ومنها:
1- قم بإعداد قائمة بما يجب عمله:
وليكن هذا آخر شيء تفعله في المساء، أو أوّل شيء تفعله في الصباح، لأنّ هذا يساعد على ترتيب أولوياتك، ويجعلك تركِّز على أهدافك طوال اليوم.
2- تعامل مع الرسائل التي تصلك أوّلاً بأول:
عندما تفتح الرسالة، قم مباشرة إما بالرد عليها أو وضعها في السجل الملائم أو حتى بالتخلّص منها، فهذا أفضل من تكدُّس الرسائل وتبعثرها، ومن ثَمّ فإنك ستضطر للقيام بتنظيم نفس الرسائل بين الحين والحين مما سيؤدِّي إلى ضياع وقتك.
3- ضع حدّاً للأمور التي تبدد وقتك:
أغلق باب مكتبك، وبإمكانك أن تضع لافتة: "لدي اجتماع الآن" إذا تطلّب الأمر، دع سكرتيرك أو بريدك الصوتي أو جهاز الرد الآلي يسجل الرسائل التي تردُ إليك، لتردُ عليها في وقت لاحق.
4- أعط نفسك وقتاً للراحة:
أحياناً عليك أن تتراجع قليلاً لتكون انطلاقتك أقوى، إذ ليس من الحكمة في شيء أن تحرق نفسك في العمل، فإن هذا قد يبدد المزيد من الوقت في النهاية، ولا تنس أن كثيراً من الأفكار الكبيرة إنّما تصادفنا عندما تكون أجسادنا مستريحة وأذهاننا صافية.
5- لا تبدأ مهمةً جديدة قبل أن تنتهي من سابقتها:
أو على الأقل، ليس قبل أن تنهي قدراً كافياً من المهمة السابقة، فإذا ما توجّب عليك أن تقوم بوظيفتين في وقت واحد، فمن الأفضل أن تقسّم المهمتين إلى وظائف صغيرة، لتستطيع أن تتقدّم في كليهما.
6- أنجز كل مهامك وأعمالك في "مشوار" واحد:
قم بالتسوق وشراء الدواء والذهاب إلى البقالة وتنظيف الملابس وربّما الحلاقة أيضاً في مشوار واحد، فهذا أفضل من أن تقضيها في أربعة مشاوير، لذا احتفظ دائماً بقائمة طلباتك حتى لا تنسى أحدها، أو تستهلك وقتاً في المرور بنفس الطريق مرّتين.
7- أنجز المهام المتشابهة في جلسة واحدة:
ستكون فاعليتك أكثر لو قمت بعمل كل إتِّصالاتك مرّة واحدة، بعدها تنتقل إلى المراسلات فتنتهي منها، ثمّ إلى البريد الإلكتروني.. إلخ. أليس هذا أفضل من الحيرة بين كل هذه المهام؟
8- هيئ أماكن للعمل وأماكن للمعيشة:
لأنّ الأماكن المهملة غير المنظمة لا تقلّل من كفاءتك فحسب، بل لها أيضاً تأثير نفسي سلبي، اختر مكاناً وقم بتنظيمه يومياً لمدة شهر، وابدأ بالمكان الذي يضايقك أكثر من غيره، فإذا كان اللانظام لا يضايقك على الإطلاق؛ فابدأ بالمكان الذي تقضي فيه أغلب وقتك، فإذا كنت لا تستحسن فكرة التنظيم والترتيب من أصلها، فاستعن بشخص آخر لديه هذه الموهبة.
9- استغل الوقت الذي تقضيه في السيارة:
فبدلاً من الانغماس في الضغط الذي يولده الانتظار في الازدحامات المرورية، قم بتنشيط ذهنك وذلك بالاستماع إلى الشرائط التعليمية، للتعلّم لغة جديدة أو لتطوّر قدراتك البيعية أو الإدارية أو غيرها.
10- اجعل وقت الانتظار وقتاً إيجابياً:
احتفظ دائماً في حقيبتك بكتاب تريد أن تقرأه، بحيث تنشغل به إذا ما وجدت نفسك في انتظار لموعد.
11- نظِّم أوقات راحتك وعطلاتك:
حتى أوقات الراحة تحتاج لجدول ونظام، لذا جهز جدولاً مع أسرتك لتحقق أفضل استفادة من الوقت الذي تقضيه بعيداً عن ضغط العمل.
12- لا تؤجل عمل اليوم إلى الغد، ولا تسوّف:
اعمل مسبقاً ما ستضطر لعمله لاحقاً.
13- اقرأ الجملة الأولى فقط من مقالات الصحف:
فهذه هي عادة الموظّفين المشغولين، لأنّ الموضوعات التي تثير اهتمامهم غالباً ما تُوجز في أوّل فقرة.
14- اعرف مدينتك جيِّداً:
فكلما عرفت طرقاً أسرع وأيسر للوصول إلى مقاصدك داخل المدينة؛ رشَّد ذلك من وقتك.
15- استثمر في الأدوات والوسائل التي تحسِّن أداء وظيفتك وترفع إنتاجيتك:
لأنّ إصرارك على الأدوات القديمة سيؤثِّر سلباً على أدائك لوظيفتك وعلى وقتك أيضاً.