الطريقة الصحيحة لكتابة الخطابات الرسمية
1 ـ يجب كتابة معلومات الإدارة في الزاوية اليمنى العليا من الخطاب بحيث تحوي المعلومات التالية :
المملكة العربية السعودية
وزارة التربية والتعليم
الإدارة العامة للتربية والتعليم بمحافظة جدة
( يكتب هنا اسم المدرسة )
2 ـ شعار الوزارة يجب أن يكون بالوسط بحيث يحمل اسم وزارة التربية والتعليم ، ولا يكتب أي معلومات تحت الشعار مثل ( اسم المدرسة ) ولا يعالج الشعار بطريقة هيئته كان يمط أو يضغط من احد الجانبين .
3 ـ في الزاوية اليسرى العليا تكتب المعلومات الآتية :
الـرقم : ........................
التاريخ : ........................
المشفوعات : ....................
4 ـ لا توضع أي أشكال أو ورود أو رسومات لأجل كون الخطابات رسمية ولا يليق بها ذلك .
5 ـ يراعى عدم كتابة الخطاب بالخط اليدوي إلا في الحالات القصوى .
6 ـ المسافة العمودية بين كليشة الخطابات يجب أن تكون معقولة بحيث ألا تكون كبيرة ولا صغيرة ( نصف سنتيمتر تقريبا فقط ) .
7 ـ المسافة بين الجانبين في الورقة يجب أن تكون متوسطة فلا يلتصق النص بأحد الجانبين الأيمن أو الأيسر .
8 ـ نوع الخط الذي يكتب به اسم الجهة المخاطبة يجب أن يكون مسودا من نوع
Traditional Arabicوبنمط ( 18 ) أو نوع AL – MATEEN
9 ـ نوع الخط الذي يكتب به نص الخطاب يفضل mohand .
10 ـ ينص في السام بالطريقة الاتية ( السلام عليكم ورحمة الله وبركاته وبعد ؛) الخطاب ويتبع بفاصلة منقوطة ( ؛ ) ولا تكتب كلمة ( بعد ) بعيدة عن السلام بل ملاصقة لعبارة التسليم .
11 ـ جعل مسافة مع بداية كل فقرة او مقطع من الخطاب بالضغط على زر ( TAP) الذي عليه سهمان متعاكسان ( من لوحة الفاتيح .
12 ـ يكون مقاس الخط الداخلي للخطاب 16 ، وتوضع الطابعة على وضع الطباعة ( المسودة السريعة )لكي لا تستهلك كمية اكبر من الحبر .
13 ـ يراعى ان تكتب المسميات والالقاب والدعوات بطريقة مناسبة ولائقة .
مثل : عند كتابة خطاب لسعادة مدير عام تربية وتعليم البنات بالاحساء يجب ان يكتب بالشكل الاتي :
سعادة المدير العام لتربية وتعليم البنات با...... حفظه الله
اللقب
المسمــــــــــــــى
التكريم
بينما يكتب الخطاب لاي موظف او موظفة بالادارة غير المدير العام بالشكل الاتي :
المكرم / المكرمة مدير ادارة / مديرة ادارة المحترم / المحترمة
اللقب
المسمــــــــــــــى
التكريم
ó يكتب بدون إمالة في الخط .
ó لا توضع شرطة ( / ) بين اللقب والاسم ، ويتنبه لتذكير وتأنيث اللقب والتكريم .
ó تكتب عبارة ( حفظه الله ) بدون وضع نقطتين على الهاء ( حفظــة الله ) .
ó التنبه للفرق بين الضاد والظاء في كتابة بعض الكلمات مثل ( حضور ) وتكتب خطأ ( حظور )
14 ـ يشمل الخطاب اسم الناسخ بالأسفل أيضا .
15 ـ عند المخاطبات يراعى الآتي :
ó عند مخاطبة مدير الإدارة يؤشر الخطاب من معد الخطاب ويوقع من رئيس القسم .
ó عند مخاطبة المساعد فيؤشر على الخطاب من رئيس القسم ومعد الخطاب ويوقع الخطاب من مدير الإدارة .
ó عند مخاطبة المدير العام فيؤشر على الخطاب من قبل مدير الإدارة ورئيس القسم ومعد الخطاب ، ويوقع الخطاب من المساعد .
ó عند مخاطبة جهة خارجية فيؤشر على الصورة من المساعد ومدير الإدارة ويوقع من سعادة المدير العام ، أو يؤشر على الصورة من مدير الإدارة وفق الخطاب ويوقع الخطاب من المساعد نيابة عن المدير العام .
ó تكون مسئولية سلامة الخطاب على الموقع فعلى الموقع أن يراجع الخطاب ويقراه بعناية قبل التوقيع عليه .
ó لا ترسل الخطابات للمدير العام مباشرة إلا في حالتين :
أ ـ في حالة رفع الشكاوي .
ب ـ رفع المقترحات لسعادته .
16 ـ يراعى نظام الصلاحيات في توجيه الخطابات الموجهة للوزارة .
17 ـ في حالة كون الخطاب من صيغة تعميم فتكتب الجهات المعنية في خانة العنوان مثل : تعميم لجميع المراكز والإدارات والأقسام ثم يكتب إلى من يوجه الخطاب بصيغة العموم مثل :
المكرم مدير المحترم
المكرمة مديرة المحترمة
18 ـ في حالة كون الخطاب يحمل صفة معينة مثل : ( سري ) فيكتب في أعلى الخطاب من الوسط كلمة سري ويفضل باللون الأحمر للطابعات الملونة أو كتابته يدويا في حالة عدم توفر الطابعة الملونة ، كما يرسل الخطاب في مظروف ويكتب عليه سري كذلك .أو صفة ( عاجل ) أو ( عاجل جداً ) فيكتب عليه كذلك في أعلى الصفحة من الوسط .
19 ـ يجب أن يوضح الغرض من الخطاب في نهاية الخطاب مثل ( نرجو المتابعة ) أو ( لتكليف من يلزم ) أو ( للاطلاع ) أو ( للتوجيه ) .
20 ـ تكون هيئة الموقع واسم الموقع وخانة التوقيع في الجهة اليسرى السفلى من الخطاب ، ويراعى كون الاسم متوسطا طول مسافة اللقب ولا يكون هناك اختلال في التنسيق على ان يكون حجم الخط ( 18 ) .
21 ـ يكون هناك مسافة فاصلة سطر بين هيئة موقع الخطاب واسمه لأجل التوقيع .
22 ـ يجب أن يضع الموقع توقيعه وتاريخ التوقيع في المكان المحدد بين الهيئة والاسم .
إذا كانت هناك صور من الخطاب فتوضع مسميات أصحاب الصور بالشكل الآتي :
ص / لمديرة مركز الإشراف التربوي بالهفوف .ويجب أن تكون الصور في أسفل الخطاب من الجهة اليمنى وببنط غير مسود وبقاس خط ( 12 ) .
23 ـ عند قفل الخطاب أو عند الحاجة لكتابة نقط فلا تكتب النقط باستخدام زر الرقم صفر وإنما تكتب نقط ويحصل عليها بالضغط على زر الأحرف العالية ثم على حرف ( الزاي ) من لوحة المفاتيح .
24 ـ يراعى عند قفل الخطاب عدم كتابة كلمة ( دمتم ) نظراً لمخالفتها للشرع فالدوام لله وحده ويمكن ان تقفل بمثل الاتي : والله الموفق ، وتقبلوا فائق التحيات ، وغيرها.
للفائده...
