[align=right]

الطريقة الصحيحة لكتابة الخطابات الرسمية 1 ـ يجب كتابة (الترويسة ) معلومات الإدارة في الزاوية اليمنى العليا من الخطاب بحيث تحوي المعلومات التالية :
المملكة العربية السعودية
وزارة التربية والتعليم
الإدارة العامة للتربية والتعليم للبنات ب....
(يكتب هنا اسم الجهة (
2ـ شعار الوزارة يجب أن يكون بالوسط بحيث يحمل اسم وزارة التربية والتعليم ، ولا يكتب أي معلومات تحت الشعار مثل ( اسم المدرسة )
3 ـ في الزاوية اليسرى العليا تكتب المعلومات الآتية :
الـرقم: ........................
التاريخ: ........................
المشفوعات:....................
4ـ لا توضع أي أشكال أو ورود أو رسومات لأجل كون الخطابات رسمية ولا يليق بها ذلك .
5ـ يراعى عدم كتابة الخطاب بالخط اليدوي إلا في الحالات القصوى .
6ـ المسافة العمودية بين ترويسة الخطابات يجب أن تكون معقولة بحيث لا تكون كبيرة ولا صغيرة ( نصف سنتيمتر تقريبا فقط (.
7ـ المسافة بين الجانبين في الورقة يجب أن تكون متوسطة فلا يلتصق النص بأحد الجانبين الأيمن أو الأيسر .
8ـ نوع الخط الذي يكتب به اسم الجهة المخاطبة يجب أن يكون مسودا من نوع )المهند بولد) مقاس ( 18 ) أو نوع AL – MATEEN
9ـ نوع الخط الذي يكتب به نص الخطاب يفضل mohand .
10ـ ينص في السلام بالطريقة الآتية ( السلام عليكم ورحمة الله وبركاته وبعد ؛) ويتبع بفاصلة منقوطة ( ؛ ) ولا تكتب كلمة ( بعد ) بعيدة عن السلام بل ملاصقة لعبارة التسليم .

11ـ ترك مسافة مع بداية كل فقرة أو مقطع من الخطاب بالضغط على زر ( TAP) الذي عليه سهمان متعاكسان ( من لوحة المفاتيح .
12ـ يكون مقاس الخط الداخلي للخطاب 16 ، وتوضع الطابعة على وضع الطباعة ( المسودة السريعة ) لكي لا تستهلك كمية اكبر من الحبر
13ـ يراعى أن تكتب المسميات والألقاب والدعوات بطريقة مناسبة لائقة
مثلا : عند كتابة خطاب لسعادة مدير عام التربية والتعليم للبنات بمنطقة الرياض يجب إن يكتب بالشكل الاتي :

سعادة المدير العام للتربية والتعليم للبنات بمنطقة الرياض حفظه الله

ويتنبه لتذكير وتأنيث اللقب والتكريم .

تكتب عبارة ( حفظه الله ) بدون وضع نقطتين على الهاء.
14ـ يشمل الخطاب اسم الناسخ بالأسفل أيضا .
15ـ عند المخاطبات يراعى الآتي:
• عند مخاطبة مدير الإدارة يؤشر الخطاب من معد الخطاب ويوقع من رئيس القسم .
• عند مخاطبة المساعد فيؤشر على الخطاب من رئيس القسم ومعد الخطاب ويوقع الخطاب من مدير الإدارة .
• عند مخاطبة المدير العام فيؤشر على الخطاب من قبل مدير الإدارة ورئيس القسم ومعد الخطاب ، ويوقع الخطاب من المساعد .
• عند مخاطبة جهة خارجية فيؤشر على الصورة من المساعد ومدير الإدارة ويوقع من سعادة المدير العام ، أو يؤشر على الصورة من مدير الإدارة وفق الخطاب ويوقع الخطاب من المساعد نيابة عن المدير العام
[/align]