الموضووع عن : كيفية تأسيس قسم موارد بشرية في شركة صغيرة
يعني بالانجليزي ....................
Establishing an HR Department in a Small Company
أن توكل إليك مهام تَأسيس قسم الموارد البشرية في شركة صغيرة يمكن أن يكون تحدي وأيضا معضلة. أول ما يمكن أن تفكر فيه هو كيف تبدأ؟ كَما هو الحال في أكثر الأشياءِ، فإن المفتاح إلى النجاح هو أن تبدأَ بالإستماع إلى، وملاحظَة وتعلم كل ما يخص المنظمة. إنه من المهم للغاية معرفة التوقعات المطلوبة من عملك ومن وظيفة الموارد البشرية ككل.
ما هو الغرض من إيجاد هذه الوظيفة أو القسم الجديد؟
فكرة من كانت؟
من يستطيع مساعدتك على فهم طرقِ العمل الداخلية للشركة؟
من هو صاحب القرارات التي تؤثر في عملك؟
ما هي ثقافةُ الشركة؟
كيف كانت أنشطة الموارد البشرية تدار قبل مجيئك ومن كان يديرها؟
إن أفضل طريقة يمكن أن تكون لجمع أجوبة على هذه الأسئلة هي عمل تقييم إحتياجات من خلال المقابلات الغير رسمية مع الموظفين والإدارات، بالإضافة لتقييمك الخاصِ بإجراءات وسياسات الموارد البشرية المطبقة حاليا. ولا تنسى مراجعة خطة عمل الشركة كجزء من عملية جمع المعلومات.
بعد ذلك خطوتك التالية تكون عمل خطة عملك. أشرك بها الإدارة العليا وذلك لكسب مساهمتهم والأهم من ذلك كسب دعمهم. إعمل قائمة بما يتطلب عمله مستندا على المعلومات التي حصلت عليها من تقييماتك. حدد إطار زمني للعمل، وأحسب تقديراتك للتكلفة المالية، إشرح أسباب المهام التي ستقوم بها وأهميتها للعمل، وما هي النتائج النهائية المتوقعة. عندما يحين وقت تقديم خطتك للإدارة العليا كن مستعدا؛ إعمل عرضا مختصرا، بدقّة وإحتراف؛ توقع أسئلة وإعتراضات، تأكد بأنه لديك وقت يكفي لتقديم عرضك. لا تنسى الخلاصة (زبدة الموضوع) كَيف ستستفيد الشركة من وظيفة المواردالبشرية؟ مثلا: زيادة الأرباح، أو رفع معدل الإنتاجية، أو زيادة رضاء الموظفين، أو تخفيض مصاريف معينة.
أما الآن فيبدأ العمل الحقيقي. إبدأ بمراجعة ملفات الموظفين. هل كل الوثائق الضرورية موجودة؟ هل هناك أي من المواثائق التي قد تسبب أي مسؤولية قانونية على الشركة؟ بعد ذلك إحفظ الملفات في خزنات مقفلة وضد الحريق.
ماذا عن دليل الموظفين؟ هل هناك دليل؟ هل هو قنبلة موقوتة تنتظر أن تنفجر؟ راجع محتوياته بعناية ثم قرر ما إذا هو من الأفضل تَحديث الدليل الحالي أم عمل دليل جديد. حاول أن تحصل على عينات من شركات مماثلة لشركتك. عندما تجهز المسودة أعرضها على المدراء ليراجعوها. ثم لتراجعها الإدارة العليا حيث تضمن بذلك أن ما جهزته يتوافق مع توقعاتَهم. وأخيرا أعرضها على محامي شركتك. أعط كل موظف نسخة، وإجعله يوقّع إشعارا بالعلم، وإحتفظ بهذا الإشعار في ملف الموظف.
ماذا عن الرواتب والبدلات؟ إذا كنت المسؤول عن كشوفات الرواتب، إبحث عن شركات لديها برامج إدارة الرواتب فهي تستطيع مساعدتك في هذه المهمة الهامة. ماذا عن نظام معلومات الموارد البشرية؟ يمكن لمعظم برامج الرواتب أن تساعدَك في هذه المنطقة أيضاً. مستوى خبرة العاملين في قسمك سيساعدك على أن تقرر ما هو أفضل خيار لشركتك.
البدلات والمزايا هي أيضا مناطق يمكنك أن تعدل فيهما لتقديم خدمة أفضل للموظفين وتوفر في نفس الوقت أموالا على الشركة. قيم الموردين الحاليين وإبحث في السوق عن عروض أفضل للحصول على أفضل خدمة بينما تقلل التكاليف.
ماذا عن نظام الأجور؟ هل يعمل بفاعلية؟ هل تتم إدارته بثبات؟ قد يلزمك أن تمضي الكثير من الوقتِ لتضع نظام أجور يدعم جو العمل وثقافة شركتك الجديدة. ربما تحتاج لمساعدةَ خارجية من إخصائي أنظمة أجور.
سوف يبقى إستقطاب والإحتفاظ بالموظفين التحدي الأكبر للشركات الصغيرة. يمكن أن يكون إختيار وتوظيف أناس مناسبين لحاجات شركة صغيرة صعبا في أي سوق عمل. لقد ولت الأيام التي كان فيها "الشخص المناسب" ينتظر عند بابك لتفتح له. إن المواهب والمهارات التي تلزم لنجاح الشركات الصغيرة تبدأ بالإختيار الصحيح. هذا مهم جدا لك، وأيضا فإن مشاركة المدراءِ سيكون مهما لنجاحك. الإستقطاب والإحفاظ بالموظفين هو من إحدى أنشطة الموارد البشرية القابل للقياس وإظهار نتائج عملك بسهولة.
ماذا عن السياسات والإجراءات (المكتوبة)؟ فهناك سياسات وإجراءات متعارف عليها وهي تمثل جزء من ثقافة الشركة وهناك سيايات وإجراءات رسمية (مكتوبة). مرة أخرى يجب أن تهتم بقانونية ما تكتبه. تحتوي السياسات على التوظيف، وإدارة الرواتب، والإجارات والعطل، والتدريب، والنقل والتنقل، والبدلات والمزايا، والإجراءات الجزائية، وتقييم الأداءِ.
بعد ذلك إبدأ بالتَفكير بشأن توجيه الموظفين الجدد. كيف سيتم تقديمه للشركة ولعمله ومن سيقوم بذلك؟ ماذا يجب أن يتضمنه برنامج التوجيه، وأين يجب أن يقام؟ من الأهمية أن تعلم ما هي المعلومات التي ستقدمها للموظفين الجدد لجعلهم يبدؤوا بداية جيدة؟ هذه الخطوة حيوية جدا لهم ولنجاحِ شركتك الجديدة في المستقبل.
التدريب، إن إحدى مفاتيحِ نجاحِ الشركات في سوقِ العملِ اليوم هو التدريب الجيد للموظفين. هذا يتضمن إعطائهم الأدوات التي يحتاجوها ليكونوا ناجحين في مواقعهم الحالية والمستقبلية. ومن المهم أيضاً أن توفر التدريب لمدرائك وذلك لمساعدتهم على تحفيز وتوجيه موظفيهم. سواء كان هذا التدريب رسمي أَو شكلي، التدريب ضروري لمساعدتك على تأسيس والمحافظة على القوى العاملة الممتازة مع القادة القادرينِ الأقوياءِ. يمكنك أن تقوم بالتدريب بشكل رسمي، أو إجتماعات موظفين، أو ورشات عمل صغيرة، أو مواد مكتوبة، أو خارج مواقع العمل الخ....، من المهم أن تقدم في خطتك للموارد البشرية أفكارا لتنفيذ هذا التدريب والتطوير.
أخيرا وليس أخرا، التواصل. كَيف سوف تبقي الموظفين والمدراء على دراية بما تقدمه؟ إحدى هذه الطرق قد يكون نشرة أخبار الشركة. إجعلها مرحة ومثيرة، ولكن متقنة، إنشرها بإنتظام. لَيس من الضروري أن تكون طويلة. أن النشرة الإخبارية قد تكون مصدرا رائعا لتعريف الموظفين بشكل علني على الشركة التي يعملون فيها.
الجزء الثاني لعملية التواصل هو التواصل مع الإدارة. هل الموارد البشرية تساهم بالقرارات المهمة؟ هل تؤثر بها؟ إرفع تقاريرك حول دوران الموظفين والإحتفاظ، وبيانات تحليلِ مقابلات الخروجِ، وتكاليف البدلات والمزايا، والغياب، والترقيات والتدريب تكلفته ونتائجه. إن دورنا كمحترفو موارد بشرية هو أن نساعد الآخرين كي يروا المساهمات الحساسة والقابلة للقياسِ التي تقوم بها إدارة الموارد البشرية.
إنه لمن الصعب وفي نشرة مثل هذه، أن نقدم دليلا شاملا عن تأسيس قسم الموارد البشرية في الشركات الصغيرة. نأمل أن نكون قد زودنا القاريء بما يغذي أفكاره ويساعده على الأنطلاق. إن التعلم والتطور المهني، بالإضافة إلى إتصالك بنظرائك من ممارسي الموارد البشرية، سيكون القطعةَ الأخيرة التي ستساعدك على أن تبدأ في بناء قسم موارد بشرية ناجحِ في شركة صغيرة.