المشاركة الأصلية كتبت بواسطة احترآم

اسئلة سكرتارية

السكرتارية
تعريف السكرتارية

هي تلك الوظيفة التي تقدم معاونات أو خدمات للإدارات أو الرؤساء ، سواء كانت هذه المعاونات أو الخدمات فنية أو مكتبية ، حتى تتمكن الإدارات أو الرؤساء من إنجاز عملها بطريقة ميسرة وفي أقل وقت ممكن وبأقل تكلفة.
ونتيجة لكبر حجم المنظمات الحكومية والاقتصادية ، فقد زاد حجم الأعباء الملقاة على عاتق الوحدات الإدارية ،وكبر حجم المعلومات المطلوبة لها التي تتطلب قدراً كبيراً من المعاونة في تسيير نقلها لهذه المعلومات بين الوحدات الإدارية وتنظيم حفظ وتخزين هذه المعلومات والمعاونة في استرجاع هذه المعلومات في أقل وقت ممكن ، مما يمكن الإدارة من الاعتماد على تلك المعلومات في إصدار القرارات الرشيدة .
وتقوم وحدات السكرتارية بمعاونة تلك الوحدات الإدارية في تقديم الخدمات والمعلومات في المجالات الفنية والمكتبية ، حتى أنها تعتبر القلب النابض الذي يمد كافة الأجهزة بما يلزمها ، فإذا توقف القلب أو عجز عن أداء مهمته ، فان ذلك يؤدي بالضرورة إلى عجز وفشل هذه الوحدات والأجهزة عن القيام بمهمتها الأساسية .

مكان السكرتارية في الهيكل التنظيمي:
هناك عدة طرق للتنظيم الإداري لأجهزةالسكرتارية ، ويتم تحديد الطريقة المثلى الواجب اتباعها في كل جهة إدارية وفقاًلظروفها الخاصة ، فهناك الدوائر الصغيرة ، والدوائر الكبيرة . وهناك الدوائرالمتمركزة في موقع واحد ، والدوائر الموزعة على عدة مواقع في أماكن جغرافية متفرقة .
ويجب التنويه إلى ضرورة اتباع إطار تنظيمي محدد للسكرتارية حيث ان عدم وجودهذا الإطار المحدد سيؤدي إلى تنازع الاختصاصات وعدم تحديد المسئوليات . ويبدو ذلكفي إنشاء العديد من مراكز السكرتارية بدون تنسيق بينها ولا إشراف عليها ، وبالتالييظهر صعوبة الرقابة على العاملين بها وعدم جدوى تدريبهم لرفع كفايتهم وزيادةمهارتهم .

لوفيما يلي الطرق المتبعة للتنظيم الإداري للسكرتارية :

1. مركزية السكرتارية
2. لامركزية السكرتارية
3. الجمع بين المركزيةواللامركزية


أنواع السكرتارية

أولا : السكرتارية العامة :

وهي تمثل المعاونات والخدمات المكتبية التي تقدم لمختلف الإدارات مثلالاتصالات والمحفوظات والنسخ والتصوير وغيره .

ثانيا : السكرتارية الخاصة :

وهي تمثل المعاونات والخدمات المكتبية التي تقدم لمكاتب أحد المديرين أوالرؤساء لتيسير أداء مهمته وإنجاز عمله .

ثالثا : السكرتاريةالمتخصصة:

ويطلق عليها السكرتارية الفنية ، وهي عبارة عن المكاتب الفنيةالاستشارية التي تلحق بمكاتب كبار المسئولين لتقديم ودراسة الاستشارات الفنيةالمتخصصة على اختلاف أنواعها . مثل السكرتارية القانونية ، السكرتارية المالية ،السكرتارية الاقتصادية ، والسكرتارية الطبية والسكرتارية الهندسية وغيرها من مختلفالمجالات الفنية ، ويتولى هذه الوظائف أحياناً خبرات من أعلى مستوى ممكن .

السكرتير الخاص :
وهو شخص يختاره الرئيس ، يكون موضع ثقته ، ويقوم بمعاونةالرئيس في مختلف الأعمال المكتبية الخاصة بمكتب الرئيس كالاتصالات والمحفوظاتوالنسخ والمراسلات واعداد التقارير وغير ذلك .
وتطلق كلمة سكرتير ، دلالة علىالشخص الذي يعينه الرئيس ليكون أمينا على أسراره ويقدم له المعاونات المختلفة فيمجالات الأعمال المكتبية كإعداد المراسلات وحفظ وتخزين واسترجاع المعلومات وإنجازإجراءات الوارد والصادر بالإضافة إلى إجراء أعمال الاتصالات الأخرى كالهاتفيةوالبرقية ، وتنظيم استقبالات الزائرين وأيضا تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس .


1.الصفات الشخصية الواجب توافرها في السكرتير :

§ حسن المظهروالهندام .
§ أن يكون أمينا على أسرار مكتب الرئيس .
§ قوة الشخصية .
§ حسن التصرف .
§ قوة الذاكرة .
§ الالتزام بمواعيد العمل الرسمية .
§ المرونة في التفكير وحب التغير .
§ الإخلاص للرئيس وحبه للعمل .
§ هدوءالأعصاب .

2. الصفات العلمية الواجب توافرها في السكرتير الخاص :

إذاكانت الصفات الشخصية تعتبر من الأساسيات التي يجب الاعتماد عليها عند اختيارالسكرتير الخاص ، حيث يصعب تحسينها أو تغييرها في معظم الأحوال ، فمثلاً الأشخاصالذين يتسمون بالانفعال في أي موقف قد يصعب مثلاً أن يتحولوا إلى أشخاص يتسمونبالثبات الانفعالي .
فان الصفات العلمية يمكن للجميع اكتسابها ، بقدر من التعليموالتدريب ، وخاصة في معاهد السكرتارية ومراكز التدريب المتخصصة في ذلك النوع منالتعليم والتدريب ، والتي تعمل على تنمية قدرات ومهارات السكرتير في مختلف أعمالالسكرتارية . بشرط أن يكون للسكرتير الرغبة والمثابرة على التعليم والتدريب على هذهالصفات.

القدرات والصفات الواجب على السكرتير أن يتعلمها ويتدرب عليهالتنمية قدراته :

1. معرفة أصول إدارة وتنظيم المكاتب .
2. معرفة اختصاصاتالإدارات التي يشرف عليها الرئيس .
3. تعلم الأسلوب السليم للكتابة على الآلةالكاتبة بالدقة والسرعة اللازمة .
4. معرفة النواحي المتعلقة بالاتصالاتالكتابية والتي تشمل :

§ إعداد وصياغة المراسلات بمختلف أنواعها .
§ تنفيذ إجراءات البريد الوارد والبريد الصادر وكيفية تداول المراسلات الداخلية بينالإدارات بالمنظمة.
§ مهارة استخدام الأجهزة المكتبية المختلفة للاتصالاتالمكتبة .

5. معرفة النواحي المتعلقة بالاتصالات الشفوية والتي تشمل :

§ تنظيم الاتصالات الهاتفية الخاصة بمكتب الرئيس ومعالجة المكالماتالواردة والصادرة .
§ تنظيم مقابلات الزوار لمكتب الرئيس والقواعد الواجباتباعها في استقبال الزوار.
§ تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس.
§ مهارةاستخدام الأجهزة المكتبية المختلفة والمرتبطة بالاتصالات الشفوية.
6. الإلمامبالطرق العلمية السليمة لتنظيم حفظ المعلومات .

7. الإلمام بقدر كاف ببعضاللغات الأجنبية خاصة المنظمات التي لها علاقات بجهات أجنبية .



أهمالواجبات والاختصاصات للسكرتير الخاص :

1. إعداد وصياغة المراسلات والمذكراتوالقرارات والتقارير الخاصة بمكتب الرئيس .
2. استقبال البريد الوارد الخاصبمكتب الرئيس وكذلك تصدير المراسلات الصادرة .
3. تنظيم حفظ الوثائق الخاصةبمكتب الرئيس بطريقة علمية وعملية وسليمة .


4. استقبال المكالماتالهاتفية الواردة والرد عليها .
5. تنظيم الاستقبالات والزيارات بمكتب الرئيس .
6. تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس .
7. مساعدة الرئيس في الإعدادلرحلاته وتقديم المعاونة المكتبية اللازمة أثناء وبعد سفر الرئيس ز
8. متابعةوعرض المقالات والأخبار الصحفية والتي لها علاقة بعمل مكتب الرئيس .
9. تلخيصالمكاتبات المطولة الواردة لمكتب الرئيس .

الصفات العلمية الواجب توافرها فيالسكرتير العام :

1.إدارة المكاتب .
2.اللغات الأجنبية .
3.الحفظوالتصنيف .
4.معلومات عن الجهاز الإداري .
5.الآلة الناسخة .
6.علم النفسوالعلاقات الإنسانية .
7.أساليب كتابة المراسلات .
8.التعبير.