اتمنى لو الاطلاع على اهمية الاتصال الاداري لانة قد كانت اسئلة شقراء منها اتمنى الاطلاع ومعرفة عناصر الادارة الإتصال الإداري الفعّال


* مفهوم العملية الإدارية

يرتبط مفهوم العملية الإدارية بأهميتها ودورها حيث أنها تمثل النشاط الرئيسي للإداريين وتعرف بأنها مجموعة من الأنشطة أو الوظائف التي يمارسها أي إداري لتحقيق أهداف المؤسسة التي ينتمي إليها
أما الإدارة فيمكن تعريفها بأنها : العلم والفن الذي يسعى لتحقيق أهداف المؤسسة بأفضل الوسائل وبأقل التكاليف في الوقت المناسب من خلال الاستخدام الأمثل للإمكانيات المتاحة والتي تشمل الإمكانيات البشرية والمادية والمالية للمؤسسة وهي المعرفة الدقيقة لما تريد من الأفراد أن يعملوه ثم التأكد من أنهم يقومون بعمله بأحسن طريقة
العملية الإدارية من وجهة نظرية النظم تنقسم إلى :
1- المدخلات : وهي كل ما يدخل في النظام من طاقة يتم استغلالها عن طريق الإدارة لتحقيق أهداف النظام وتتخذ المدخلات عدة أشكال منها القوى البشرية والمواد والمعدات والأجهزة والبيانات والمعلومات والأفكار والأموال وغيرها
2- العمليات والإجراءات : وهي النشاطات والأعمال التي تمارسها المؤسسة في استغلال مواردها المختلفة وتحويلها إلى مخرجات بشكل سلع أو خدمات
3- المخرجات : وهي ما ينتجه النظام سواء على شكل سلع أو خدمات , وهي نتيجة العمليات التي تم بواسطتها استغلال موارد المؤسسة (المدخلات)
4- التغذية الراجعة : وهي المعلومات التي يتلقاها النظام عن البيئة المحيطة به وما يحدث فيها من تغيرات وكذلك آثار وانعكاسات منتجات المؤسسة على البيئة ودرجة تقبل البيئة لها ويتم على ضوء هذه المعلومات تقييم فعالية المؤسسة ككل وإجراء التعديلات اللازمة على بعض مكوناتها إذ لزم الأمر , فالعملية الإدارية كنظام تتصف بأنها تشكل دورة نشاط متكاملة تتعاقب وظائفها وتتصل ببعضها البعض


عناصر (وظائف) الإدارة :
1- التخطيط
2- التنظيم
3- التوظيف
4- القيادة : الإشراف والتوجيه
5- التنسيق
6- اتخاذ القرارات
7- الاتصال

الاتصال :
يعرف الاتصال بأنه : تبادل للمعلومات والحقائق والمعاني والمشاعر بين جهة وأخرى لإنجاز عمل أو اتخاذ قرار أو تغيير سلوك , وهو فن إيجاد وإشاعة التفاهم بين الأشخاص سواء على مستوى الأفراد أو الجماعات
على المستوى الشخصي لا يستطيع الفرد أن يعيش بمعزل عن المجتمع فحتى يشبع رغباته علية الاتصال مع الناس وغالبا ما يعتمد نجاح الفرد على قدرته على الاتصال
وفي المؤسسات تشكل عملية الاتصال جوهر وأساس العمليات والوظائف وعن طريقها ترتبط أجزاء وأقسام المؤسسة ببعضها البعض ويتحقق التكامل في أعمالها إذ لا يمكن لجزء أن يعمل بمعزل عن بقية الأجزاء
ونظام الاتصال الفعّال في المؤسسة يقود ويساعد إلى حد كبير في اتخاذ القرارات الإدارية الصائبة حيث أن نجاح عملية اتخاذ القرارات تعتمد إلى حد كبير على دقة المعلومات اللازمة وإمكانية الحصول عليها في الوقت المناسب وهو ما يوفره الاتصال الفعّال

عناصر عملية الاتصال :-
- المرسل : الجهة الراغبة في إيصال المعلومات
- الرسالة : المعلومات المراد إيصالها
- الوسيلة : الطريقة التي يختارها المرسل لإيصال المعلومات
- المستقبل : الجهة التي تستلم المعلومات
- التغذية الراجعة : رد فعل المستقبل الذي يبين مدى فهمه للرسالة وتفاعله معها
- التشويش : أية عوامل داخلية أو خارجية تقلل من دقة الاتصال أو تعيقه

مراحل عملية الاتصال :-
- إدراك الرسالة : يتخذ المرسل قراره بإرسال الرسالة قد ينتج ذلك عن حاجة
فكرة ، أي مؤثر آخر
- الترميز : يحول المرسل أفكاره إلى اللغة أو الرموز المناسبة : كلمات ، رسالة
تقرير ، صورة ، ….الخ
- اختيار وسيلة الاتصال : مكتوبة ، شفوية ، مرئية
- فك رموز الرسالة من قبل المستقبل عبر تحويلها إلى معاني مفهومة بالنسبة له
- ترجمة وتفسير وإدراك فحوى الرسالة من قبل المستقبل
- تزويد المرسل بالتغذية الراجعة من قبل المستقبل والتي تبين مدى فهمه للرسالة وتفاعله مع مضمونها


عوامل نجاح عملية الاتصال

*** عوامل تتعلق بالمرسل
- استخدام اللغة والمفردات التي تلبي احتياجات الموقف
- عندما تحول رسالتك إلى رموز أحرص على جعل رسالتك مترابطة ومتسلسلة منطقيا
- اختر الوسيلة الأكثر ملائمة للموقف
- تأكد من كون رسالتك : واضحة ، كاملة , مختصرة ، لطيفة ، صحيحة
- تجنب التجريح
- احرص على حصول عملية تغذية راجعة مع المستقبل




*** عوامل تتعلق بالمستقبل

- أعط الرسالة الواردة إليك الاهتمام والانتباه الكافي
- كن إيجابيا وساعد المرسل على نقل رسالته
- تأكد أنك استوعبت الرسالة ، أطلب من المرسل إعادتها إذا لزم الأمر
- أعط المرسل التغذية الراجعة الكافية له
- إذا كانت الرسالة تتطلب اتخاذ إجراء ما ، نفذه بسرعة ، لا تتردد بالرجوع إلى المرسل كلما احتجت إلى ذلك


معوقات عملية الاتصال

يقصد بمعوقات الاتصال كافة المتغيرات التي تمنع عملية تبادل المعلومات أو تؤخر إرسالها أو استقبالها أو تشوه معانيها ، ومن معوقات الاتصال ما يلي :
- عدم استخدام المرسل اللغة أو الرموز التي تتناسب مع متطلبات الموقف
- عدم وجود ترابط منطقي في الرسالة
- عدم اختيار وسيلة الاتصال المناسبة
- عدم توافر الوضوح ، الدقة ، الشمول ، اللطف في الرسالة
- تعالي المرسل على المستقبل
- عدم الحصول على تغذية راجعة من المستقبل تبين مدى فهمه الرسالة
- عدم اهتمام المستقبل بالرسالة أو عدم انتباهه لها
- الحالة النفسية السيئة لدى أي من المرسل أو المستقبل
- عدم تعاون المستقبل مع المرسل


أنواع الاتصالات الإدارية

*** الاتصالات الرسمية : وهي ذلك النظام من الاتصالات الذي يخضع لقواعد وإجراءات محددة رسمياً ومثبتة بصورة مكتوبة ، وفيه تتدفق المعلومات في المؤسسة بما يتماشى والتوزيع الرسمي للسلطات والاختصاصات الوظيفية ويقسم لثلاث أنواع هي :
- اتصالات هابطة : من الرؤساء إلى المرؤوسين تكون عادة على شكل أوامر ، تعليمات ، قرارات …الخ
- اتصالات صاعدة : من المرؤوسين إلى الرؤساء تكون على شكل شكاوى ، اقتراحات ، تقارير …الخ
- اتصالات أفقية : بين الموظفين من نفس المستوى الوظيفي تكون لغايات التنسيق والتعاون

*** الاتصالات غير الرسمية : وهي التي تتم خارج القنوات الرسمية المحددة للاتصال وبين مستويات مختلفة متخطية خطوط السلطة الرسمية , ولا يحدث الاتصال غير الرسمي داخل التنظيم فقط بل يتعداه إلى خارج التنظيم إذ تتفاعل إدارات التنظيمات مع التنظيمات الأخرى من خلال اللقاءات غير الرسمية والحفلات والمناسبات الاجتماعية …الخ


مهارات الاتصال

يقضي الموظفون معظم وقت عملهم في الاتصال ما بين متحدثين أو كاتبين أو قارئين أو منصتين وفي كل الأحوال مفكرين ، ومن هنا تنبع أهمية تطوير مهارات الاتصال لدى الموظفين وذلك من أجل تطوير سلوكهم في العمل ولعل من أهم هذه المهارات :
1- مهارة التحدث :
- التعرف الجيد على الأشخاص الذين نتحدث إليهم من حيث مستواهم الإداري والوظيفي والعمر والمستوى العلمي والثقافي وظروفهم النفسية والاجتماعية ودوافعهم واحتياجاتهم
- الاهتمام والتركيز على محتوى الحديث من خلال الحصول على معلومات كافية وصادقة عن الموضوع المنوي التحدث عنه ومراعاة التسلسل المنطقي للأفكار وأن يكون محتوى الحديث متناسبا مع مستوى المستمع
- استخدام مستوى الصوت المناسب عند التحدث من خلال عدم التحدث بصوت مرتفع عندما لا يتطلب الموقف ذلك ، والتنويع في نغمة الصوت وفي سرعة الإلقاء والتوقف والاستراحات بين الجمل والكلمات واعتماد التركيز والتأكيد على الكلمات المهمة في الحديث واللفظ الجيد لجميع الحروف ووضوح الصوت
- تجنب اللزمات اللفظية واللزمات الحركية وهي عبارة عن كلمات أو حركات تلازم الفرد أثناء حديثه ويكررها دون داع ومن أمثلة اللزمات اللفظية ( شايف كيف , ماشي ، على فكرة ، هدا شو اسمه …الخ ) ومن الأمثلة على اللزمات الحركية ( حركة اليدين بعصبية , حركات الرأس , تبادل الإتكاء على إحدى القدمين …الخ ) وتؤدي هذه اللزمات في حال تكرارها إلى انصراف المستمعين عن المتحدث وفحوى حديثه وتشتت إنصاتهم حيث يتوجهون لمتابعة تلك اللزمات وقد يسخرون منها
- وضع المتحدث للمستمعين نصب عينيه وذلك بهدف معرفة أثر حديثه عليهم ومدى استيعابهم له وهل اقتنعوا به وتشجيعهم على طرح الأسئلة في حالة غموض أية فكرة
- إظهار قدر من الانفعالات المناسبة للحديث وذلك لإظهار نوع من التفاعل والتجاوب مع المستمع وتحقيق المشاركة الانفعالية
- تجنب بعض أخطاء الحديث المزعجة كالتعالي من قبل المتحدث على المستمعين أو الإكثار من كلمة أنا أو التعصب للرأي أو تركيز نظر المتحدث على شخص واحد دون غيره

2- مهارة الكتابة
- تجنب الأخطاء النحوية والإملائية من خلال الرجوع إلى كتب اللغة أو حضور الدورات المتخصصة في هذا المجال والإكثار من الكتابة والمطالعة
- التعبير عن المعنى المقصود بالعدد المناسب من الكلمات عبر توفير عنصري الشمول والاختصار في الموضوع المكتوب
- الاهتمام بعلامات الترقيم
- عدم البدء بالكتابة إلا بعد الحصول على جميع المعلومات والحقائق المتعلقة بالموضوع
- استخدام الكلمات والمصطلحات اللغوية محددة المعنى والتي لا تحتمل أكثر من تفسير
- التسلسل المنطقي للمعلومات
- القراءة والمطالعة الدائمة مما يؤدي إلى اكتساب مهارات وأساليب كتابية فعّالة

3- مهارة القراءة : من العوامل المؤثرة في سرعة القراءة بالنسبة للعاملين ما يلي :
- الذكاء حيث يتوقف فهم الشخص لما يقرأ إلى حد كبير على مستوى ذكائه وتتم زيادة الذكاء من خلال التحفيز المستمر للعقل وزيادة المهارات وصقل التجارب والتدريب المستمر
- الخبرة حيث تؤدي خبرة الفرد بالمادة المكتوبة إلى سهولة قراءتها واستيعابها
- الحالة النفسية للقارئ فالقراءة تحتاج إلى هدوء نفسي من أجل التركيز حيث تعتبر الإضطرابات النفسية والانفعالية من أكبر معيقات القراءة
- الدافع للقراءة : كلما وجدت الرغبة زادت القدرة على القراءة
- أسلوب القراءة فأسلوب القراءة السليم يوصل إلى القراءة السريعة المقرونة بالفهم ومن ذلك التركيز على المعنى وليس على الأحرف والكلمات
- حالة العين والإبصار بالنسبة للعاملين

4- مهارة الإنصات والإصغاء : وهي المهارة التي تعتمد على قدرة الانتقال عبر مستويات الإصغاء الثلاثة ومن السطحي إلى اليقظ ومن ثم إلى المركز ويتم ذلك من خلال وضع نفسك مكان المتكلم ومحاولة معرفة أفكاره ومشاعره والتركيز فيما يقوله ثم إخضاعه لما تمتلك من معلومات ومهارات وخبرات ثم التحليل على ضوء ذلك ثم الوصول إلى الاستنتاج وإدارة العملية بناء على ذلك وهذه المهارة ضرورية للاجتماعات والمقابلات الرسمية ولفهم حاجات المراجعين


5- مهارة التفكير
- تدريب العاملين على أنماط التفكير العلمي الموضوعي
- استثارة التفكير لدى العاملين بالنسبة لكل ما يحيط بهم في العمل من مشكلات ومواقف واستدعاء مشاركتهم للتفكير بها وإيجاد الحلول المتناسبة معها
- عقد جلسات للتفكير المنطلق العاصف حيث يجتمع العاملون ليفكروا تفكيرا منطلقا بلا قيود أو حدود في حل مشكلة أو التعامل مع موقف ما في العمل
- تشجيع العاملين على أن يعرضوا فكرهم ورأيهم في نواحي النشاط اليومي الذي يقومون به وأن لا يكتفوا بعرض الحقائق والمعلومات فقط بل إعطاء وجهات نظرهم حولها

5- مهارة الحوار والإقناع
- التزام القول الحسن وتجنب الإساءة والتعسف في الحديث
- الالتزام بوقت محدد في المحاورة وعدم الاستئثار في الكلام والإطالة على حساب الآخرين مما يترك أثرا سلبيا لديهم
- حسن الاستماع وأدب الإنصات وتجنب المقاطعة
- تقدير الطرف الآخر واحترامه
- حصر الحوار والمناظرة في موضوع محدد
- الإخلاص للفكرة والمبدأ
- لا تتكلم بدون علم
- كن صادقا ولا تذكر شيئا كاذبا
- لا تتشبث برأي ثبت ضعفه ولا تكن مترددا
- ابتعد عن الأنانية والشخصنة والتحيز والتعصب في حوارك
- حافظ على أدبك ورباطة جأشك حتى لو كرر المقابل عملية استفزازك
- أبحث عن نقاط الالتقاء وحاول البناء عليها
- أنظر إلى كلام الآخر وتعرف على أسلوبه
- أدعم رأيك بأدلة علمية وعملية وأبحاث وإحصائيات
- لا تسب أو تشتم المناقش
- أبتعد عن المساس بعقائد وقيم ومثل الآخر
- فرق بالمناقشة بين الفكرة وصاحبها فلك أن تناقش الفكرة وتضربها وتثبت فسادها ولكن لا تتعرض لشخصية صاحبها
- تعود أن لا تناقش للرد عن ذاتك
- أشكر محاورك إذا حصلت منه على فكرة أو معلومة أو مهارة أو خبرة جديدة
- أذكر اسم محاورك بين الحين والآخر وبصيغة التقدير
- لا تتكلم مع محاورك من علياء أو من برج عاج ٍ


وصايا لتحسين اتصالك مع رئيسك
- بادره بالابتسامة
- أظهر الود والاحترام له
- لا ترفع الكلفة بينكما تماما وأرفع من شأنه
- أحسن الاستماع والإصغاء له
- تواجد في مقر عملك مبكرا
- اطرح الأسئلة للتأكد من أنك فهمت ما سمعت فهما صحيحا
- ناقش بدون انفعال
- تذكر بأن وقت رئيسك هو أثمن ما لديه ( اختيار المهم والدخول في الموضوع مباشرة )
- أعرف نمط شخصية رئيسك معرفة جيدة فان المعرفة بحد ذاتها قوة
- التزم بالوقت المحدد لإنجاز ما هو مطلوب منك من أعمال
- قدم المبادرات المثمرة والمؤثرة في مؤسستك