معلومات طويله جدا عن وظيفة الكاتبه عموما

طولو بالكم وانتم تقرون



الصفات الشخصية للكاتبة
‎
‏1‏‎)‎التمسك بتعاليم‎ ‎الدين الإسلامي واللباس الساتر المحتشم‎.
‏2‏‎)‎القدوة الحسنة والدقة بالعمل وتحمل‎ ‎المسئولية والقدرة على الابتكار والتجديد‎
‏3‏‎)‎المرونة والاتزان وحسن التصرف‎
‏4‏‎) ‎الدقة في أداء العمل وتحمل المسئولية‎.
‏5‏‎)‎أن تكون أمينة سر لان طبيعة عملها‎ ‎تستوجب الإطلاع على كافة المعاملات ‏الصادرة والواردة‎
‏6‏‎) ‎تقبل التوجيهات‎ ‎والمحافظة على أوقات العمل والشعور بالانتماء والولاء للعمل‎
‏7‏‎) ‎الاطلاع الدائم‎ ‎وتنمية المعارف والتفهم لكافة الأعمال ذات العلاقة بعملها‎.
‏8‏‎) ‎حضور الاجتماعات‎ ‎الخاصة بها سواء داخل المدرسة أو خارجها‏‎
‏9‏‎) ‎التعاون مع جميع العاملات والإدارة‎ ‎في كل ما يسند أليها من أعمال للصالح ‏العام‎.
‏10‏‎) ‎تقبل التوجيهات بصدر رحب والعمل‎ ‎على تنفيذها‎.
‏11‏‎) ‎المحافظة على أوقات الدوام واستغلاله لصالح العمل‎.


(فيه نقاط تخص كاتب المدرسه)

الهدف العام : تنمية قدرة الكاتبة على القيام بعملها الاساسي بكفاءة عالية .‏

الأهداف التفصلية:‏
‏1-‏ تقوية العلاقات الإنسانية بين الكاتبة ومنسوبات المدرسة والزائرات .‏
‏2-‏ الدقة في العمل والبعد عن الأخطاء .‏
‏3-‏ معرفة الأخطاء الشائعة في عمل الكاتبة وتجنبها .‏
‏4-‏ الإلمام بشروط الرسالة والمرسل .‏
‏5-‏ الإلمام بكيفية إعداد الملفات والفهارس .‏
‏6-‏ الإلمام بكيفية إنشاء الملفات على جهاز الحاسب الآلي .‏
من هي الكاتبة ؟
هي أمينة السر والمساعد الأيمن للمديرة في متابعة الردود على المكاتبات والرفع عن احتياجات المدرسة.‏
الصفات الواجب توافرها في الكاتبة:‏
الصفات الشخصية : ‏
وهي ( الصدق والأمانة ، التركيز ، الاتزان ، الانتظام في العمل ، انجاز الأعمال بإتقان وسرعة ) .‏
الصفات المهنية : ‏
‏( النمو المعرفي للكاتبة بالإطلاع وحضور الدورات ،التعبير بلغة صحيح وواضحة ، السرية في حفظ المعاملات ، الدقة في إعداد ‏وتنظيم المعاملات ،الإلمام بشروط تحرير الخطاب ، القدرة على الابتكار والتجديد .‏

الشروط الواجب توافرها في كاتبة الرسالة:‏
‏1-‏ الإلمام بالموضوع الخاص بالرسالة .‏
‏2-‏ معرفة اللوائح والقوانين .‏
‏3-‏ الإلمام باللغة العربية ومفرداتها .‏
‏4-‏ الإلمام بعلامات الترقيم .‏
معرفة قواعد همزة الوصل وهمزة القطع . ‏
الشروط الواجب توفرها في الرسالة:‏
الرسالة الحكومية وسيلة فعالة في عملية الاتصال بين الأجهزة الحكومية المختلفة وإذا نظرنا إلى الهياكل التنظيمية لهذه الأنظمة . ‏لوجدنا التفاوت والتباين في المستويات التعليمية والثقافية لأولئك الذين يشغلون الوظائف في هذه الهياكل لذلك يجب مراعاة بعض ‏الشروط الموضوعية في الأسلوب الذي تكتب به الرسالة الحكومية . تؤثر بفاعلية لدى كل من يتلقاها ، مهما كان مستواه التنظيمي . ‏توفير كافة المعلومات لكل المتلقين .‏
‏1-‏ الوضوح : إ
ن الغرض الأساسي من كتابة الرسالة هو نقل المعاني إلى متلقيها، ويتوقف ذلك على وضوح الأسلوب الذي تكتب به ، ‏والعوامل التي تساعد على الوضوح هي:‏
أ‌)‏ العناية باختيار الكلمات : ‏
يتعامل مع الرسالة أفراد من ذوي ثقافات وقدرات تعليمية مختلفة، لذلك على محرر الرسالة أن يستخدم اللغة المألوفة من ‏ألفاظ وكلمات سهلة بسيطة شائعة، كما أن عليه أن يدقق في اختيار الكلمات حيث أن بعض الكلمات لا تعني نفس الشيء ‏بالنسبة للأفراد الذين يتفاوتون في الثقافة، أو الذين نشأوا في مناطق جغرافية مختلفة والابتعاد عن الكلمات المرنة أو التي ‏تحتمل الشك.‏
ب‌)‏ تجنب استخدام المصطلحات : ‏
يجب على محرر الرسالة أن يبتعد عن المصطلحات الفنية التي لا يفهمها الفرد العادي حتى تكون الرسالة فعالة.‏
ج) التماسك والترابط : ‏
يجب أن تكون كلمات وجمل فقرات الرسالة متصلة ببعضها. ويتم ذلك عن طريق ترتيب الألفاظ ترتيباً سليماً عند بناء الجملة . ‏
د) الترتيب المنطقي:‏
‏ ترتب فقرات الرسالة بطريقة منطقية سليمة: تبدأ الرسالة بفقرة البيانات والحقائق المألوفة والبسيطة التي تمثل مقدمة الرسالة، ثم ‏تستخلص النتائج في فقرة أو فقرات تالية: وهذه الطريقة منظمة تساعد على الفهم الكامل للرسالة، لأنها تعتمد على عرض البيانات ‏المعلومة والتطرق منها إلى البيانات الجديدة غير المعلومة ، وهكذا فهي تسير خطوة بخطوة في عرض البيانات مما يجعل النتيجة ‏التي يتوصل لها محرر الرسالة تبدو منطقية نتيجة للبيانات التي سبق عرضها.‏

‏2-‏ الإيجاز :‏
‏ يجب أن تكون الرسالة الحكومية ذات جمل قصيرة بسيطة موجزة، ويعتمد الإيجاز على وحده الفكرة : أي أن تعالج الرسالة ‏فكرة واحدة حتى تحظى بالاهتمام من متلقيها. ويمكن أن يتم الإيجاز المطلوب عن طريق كتابة الجمل القصيرة والفقرات ‏القصيرة.‏
ويساعد الإيجاز على عدم تكرار المعاني وبذلك لا يتشتت ذهن قارئ الرسالة، ويحقق الوفر في التكلفة والمجهود والزمن، لأن الزمن ‏والمجهود وتكلفة الرسالة التي تكتب بإسهاب وتطويل من الممكن أن تنجز فيه وبه عدة رسائل.‏

‏3_ الإقناع : ‏
يقصد بالإقناع عرض البيانات بالطريقة التي تساعد القارئ على تصديقها والوثوق بها. وإذا فشلت الرسالة في ذلك ، فان مهمتها في ‏الاتصال وتتحقق.‏
وهنا على المحرر أن يكتب الحقائق المؤيدة بالوثائق والمستندات، لأي القارئ إذا تسرب إلى نفسه الشك في بعض البيانات سينعكس ‏على كل الرسالة، لذلك على كاتب الرسالة تحرى العلامات المرشدة الآتية :‏

أ‌)‏ اللغة السليمة:‏
‏ يجب على محررة الرسالة أن تراعي القواعد السليمة في اللغة، إذ أن العرض السليم لغوياً يساعد على بث الثقة ‏والطمأنينة في متلقي الرسالة.‏

ب‌)‏ الموضوعية:‏
‏ يقصد بالموضوعية معالجة الحقائق والبيانات والمعلومات بطريقة محايدة غير متحيزة وغير شخصية والأمانة في العرض ‏‏. وبمعنى أخر أن يجعل المحرر الحقائق والبيانات والمعلومات تتحدث عن نفسها. وأن يخاطب العقول وإلا يعمل على ‏استدرار العطف من القارئ ، وبذلك يكتسب احترامه وتأييده وبالتالي رده السريع على الرسالة.‏

مكونات الرسالة :‏
مكونات الرسالة الحكومية ‏
لا توجد قواعد محددة لماهية أجزاء الرسالة ، وإنما تعارف الجهاز الحكومي على بيانات معينة يجب توافرها في الرسالة وتمثل ‏خطوطاً عريضة يجب إتباعها وأهم مكونات الرسالة ما يلي:‏
‏1-‏ البسملة: ورد في الحديث النبوي أن كل عمل لا يبدأ باسم الله فهو ابتر ونظراً لأن المملكة دولة تعتز بسلامها فلا بد من ‏تصدر بسم الله الرحمن الرحيم في منتصف الرسالة .‏
‏2-‏ ‏ اسم الجهة المرسلة : يكتب اسم الجهة المرسلة وفقا لتسلسل تنظيمي معين يبدأ باسم المملكة ثم اسم الوزارة ثم الجهة وقد ‏يكتب اسم الجهة المرسلة في الجانب الأيمن للرسالة أو في منتصفها . ويطلق عليه ( الترويسة ).‏
‏3-‏ الرقم : كل رسالة حكومية محررة لها رقم من مقطعين: رقم ملف الموضوع ورقم الصادر العام . وهذا الرقم يشار إليه في ‏حالة الرد على الرسالة عبارة عن رقمين رقم التسلسلي للصادر ورقم جهة الصادر 156/1/2‏
‏4-‏ التاريخ: التاريخ هو الذي يحدد زمن وقوع حدث معين ، وتاريخ الرسالة يحدد توقيت صدور الرسالة من المنظمة ، خاصة ‏إذا كان للتوقيت أثار نظامية ملزمة.‏
ويكتب تاريخ الرسالة بالتقويم الهجري وما يعادله بالتقويم الميلادي إذا كان الرسالة موجهة إلى خارج المملكة . ويفضل كتابة الشهر ‏بالحروف منعاً للتزوير ومنعا للخلط بين الأرقام أو اللبس في تفسير وتحديد الشهور إذا كانت مكتوبة بالأرقام مثال : 1 جمادى الأولى ‏‏1429هـ .‏
‏5-المشفوعات ( المرفقات ) : ‏
قد لا تستطيع الرسالة توضيح كل وجهات النظر المطلوبة، أو قد يكون المطلوب تدعيم وجهة النظر الموجودة في الرسالة بأدلة ‏ومستندات ، لذلك تشفع أو ترفق مع الرسالة هذه الأدلة والمستندات ، وقد ينص على هذه المرفقات في الرسالة، ولكن لا بد من ‏كتابتها أيضا أمام كلمة المرفقات. إذا وضعت المرفقات لا تكتب في جسم الرسالة فلا تكتب برفقة لأنه موجود إلا إذا كان ( شيك ، ‏أوصك ، أو شهادة ).‏
وتحسب المرفقات بوحدة الموضوع ، مثلاً مجلد الميزانية العمومية للدولة يعتبر مرفقاً واحداً برغم تعدد صفحاتها ، وإذا أريد ‏الاحتياط فإنه يكتب مرفق(1) مكون من كذا صفحة.‏
ويدرك المتتبع أن محرر المعاملة أدرى بموضوعها، ويعرف أكثر من غيره المشفوعات التي يجب أن ترفق ، فعليه أن يذكر عدد ‏المشفوعات دائماً ، حيث لوحظ في بعض المنظمات الحكومية أن المعاملات ترسل إلى قسم الاتصالات الإدارية دون تحديد ‏المشفوعات وترك هذه المهمة لموظف الصادر.‏
ومن الأخطاء الشائعة في بعض المنظمات الحكومية، إرفاق خمسين إلى مائة أو حتى مائتين من المشفوعات مع أساس الرسالة دون ‏وضعها في ملف أو ملفات – ونوصي إذا دعت الضرورة إلى ذلك بوضع المرفقات داخل ملف أو ملفات مفهرسة. وكقاعدة إذا زادت ‏المرفقات عن عشرة فلابد من وضعها داخل ملف.‏
ويكتب الرقم والتاريخ والمشفوعات تحت بعضها في الجانب الأيسر من الرسالة حتى تكون واضحة. ويستطيع مصمم ( الترويسة ) ‏أن يعد مجموعة من الأشكال لترتيب هذه الأركان بالطريقة التي تروق للمنظمة.‏
‏6-الموضوع أو بصدد أو بشان:‏
‏ عبارة عن ملخص صغير للرسالة يتيح الفرصة لمعرفة غرض الرسالة، كما أنه يسهل عمل موظف الصادر في معرفة موضوعها. ‏وكذلك عمل كاتب الوارد في الجهة المستقبلة. كما أنه يساعد في توجيه الرسالة خاصة إذا كانت تحمل معلومات متخصصة. وتكتب ‏كلمة الموضوع أو بصدد أو بشأن في منتصف أعلى الرسالة باتجاه اليسار ويهم الموضوع المديرة في عدم قراءة الرسالة بل ‏الاكتفاء بالموضوع ومن ثم توجيه الخطاب للموظف المختص ويوضع تحت الموضوع خط.‏

‏7-المرسل إليه وعنوانه: ‏
الجهاز الحكومي قائم على مبدأ الوظيفة ، نظراً لأن الوظيفة ابقي وأطول عمراً من الفرد ، لذلك تتعامل مع المرسل إليه بوظيفته ‏وليس باسمه، ويكتب المرسل إليه على ثلاثة اسطر: السطر الأول وظيفته والسطر الثاني العنوان والسطر الثالث البلد. يكتب ‏العنوان إذا كان لخارج المنظمة التي تعملين بها.‏
‏8-تحية الافتتاح: ‏
يفضل أن تفتتح الرسالة بعبارة مجاملة، حتى لا تقع في نفس القارئ على أنها أمر . وخير ما تستهل به الرسالة هو تحية ‏الإسلام السلام عليكم ورحمة الله وبركاته بعد السلام توضع (: ) وهي تغني عن أما بعد.‏
‏9-جسم الرسالة : ‏
هو التعبير عن الموضوع الأساسي الذي من أجله سطرت. ويجب الإشارة والتنويه للمرسل إليه برقم وتاريخ وموضوع الرسالة ‏الواردة إذا كانت رداً على رسالة. أما إذا كانت ترسل لأول مرة فيجب احتواء الفقرة الأولى على تعريف المرسل إليه بدواعي ‏كتابة هذه الرسالة .‏
‏10-تحية الختام: تختتم الرسالة بالتحية كما بدأت بالتحية وتكون تحية الختام في عدة أشكال مثلاً: ‏
 السلام عليكم ورحمة الله وبركاته .‏
 ‏ لكم تحياتي .‏
 ‏ تفضلوا بقبول وافر التحية.‏
 نأمل منكم...........‏
 وفقكم الله .‏
 للعمل والتمشي بموجبه .‏
 ولكم فائق الشكر والتقدير.‏
 للإحاطة شاكرين ومقدرين .‏
 هذا ما لزم لإفادتكم به والتكرم بالاطلاع.‏
 هذا ما لزم للإفادة والتفضل بالاطلاع وإجراء اللازم .‏
‏11-التوقيع:‏
‏ الرسالة غير الموقعة لا تأخذ الصفة الرسمية ، ولا تقوم لها قائمة والركن الخاص بالتوقيع يكون بعد فقرة التحية الختامية في ‏الجانب الأيسر من الرسالة ويكون ذلك بكتابة وظيفة الموقع ثم يترك فراغ ويكتب اسم الموقع. على أن يكون التوقيع بين ‏الوظيفة والاسم بالحبر وبخط اليد. ويمكن توضيح مستويات التوقيع على النحو التالي.‏
‏12-التركين :‏
التركين هو عبارة عن توقيع الكاتبة في أسفل الخطاب في الجهة اليمنى منها وهو يعني مسئولية صاحب التركين عن ما ورد في ‏الرسالة . كلمة صوره لا توضع إلا في صوره الخطاب فيوضع فيها الصور.‏

مسئوليات الكاتبة:‏
‏1-‏ إدارية تنفيذية .‏
‏2-‏ إداريه إشرافية .‏
أولا: مسئوليات الكاتبة التنفيذية:‏
‏1.‏ تنظيم سجل قيد الصادر والملفات التابعة له.‏
‏2.‏ تنظيم سجل قيد الوارد والملفات التابعة له.‏
‏3.‏ استلام الكاتبات الوارده بعد التأكد من مطابقتها ببيان تسليم المعاملات الوارده والتوزيع بالاستلام .‏
‏4.‏ تبليغ التعاميم للموظفات في حينها بعد شرح المديرة مع اخذ التوقيع بالعلم ويتم التبليغ على النحو التالي:‏
أ) إعداد الكاتبة أربعه نماذج بأسماء منسوبات المدرسة:‏
 بيان بأسماء الإداريات وتوقيعهن .‏
 بيان بأسماء المعلمات وتوقيعهن .‏
 بيان بأسماء جميع منسوبات المدرسه ما عدا المديره‏
 بيان بأسماء المعلمات حسب التخصص كل تخصص على حدا .‏
‏5.‏ الرد على الكاتبات الوارده في أوقاتها المحددة مع التركين على جميع الخطابات .‏
‏6.‏ الاحتفاظ بسجلات الصادر والوارد مع الملفات بالأرشيف للرجوع إليها وقت الحاجه.‏
ثانياً: مسئوليات الكاتبة الإشرافية:‏
‏1.‏ الإشراف على الطوابير الصباحية .‏
‏2.‏ متابعة دخول المعلمات للحصص حسب الجدول المعد من قبل المديرة .‏
‏3.‏ متابعة الطالبات في أيام الأنشطة الأسبوعية .‏
‏4.‏ متابعه أعمال الصيانة والنظافة حسب الجدول المعد من قبل المديرة .‏
‏5.‏ القيام بجميع ما يسند لها من أعمال إداريه وإشرافية حسب الحاجة
الملفات التابعة للكاتبة :‏
حسب هيكل إدارات التربية والتعليم :‏
‏1.‏ ملف مدير عام التربية والتعليم .‏
‏2.‏ ملف المساعد للشئون المدرسية .‏
‏3.‏ ملف المساعد للشئون التعليمية .‏
‏4.‏ ملف الشئون المالية والإدارية .‏
طريقة تنظيم الملفات :‏
‏1.‏ ترتيب الملفات حسب الهيكل التنظيمي لإدارة التربية والتعليم .‏
‏2.‏ يحدد اسم الملف بخط واضح على شريحة وتثبت على كعب الملف .‏
‏3.‏ فهرسة الملفات .‏
‏4.‏ تجليد الملفات وإعطائها مظهراً واحداً .‏
السجلات المسئولة عنها الكاتبة:‏
‏1-‏ سجل قيد الصادر والملفات التابعة له .‏
‏2-‏ سجل قيد الوارد والملفات التابعة له .‏
‏3-‏ سجل تسليم المعاملات الرسمية .‏
‏4-‏ سجل تسليم الملفات
‏5-‏ سجل قيد الطالبات
‏6-‏ سجل حركة القيد للطالبات .‏
‏7-‏ سجل تحويل الموظفات للوحدة الصحية .‏

الهدف من سجلي الصادر والوارد
من السجلات المدرسية سجلي الصادر والوارد فبواسطتها تتوثق المعلومات والبيانات والأعمال الكتابية وبالرجوع إليها يسهل ‏الاطلاع والمتابعة للمعاملات الصادرة والواردة حسب أرقام وتواريخ وجهات ورودها أو صدورها ويحتفظ بها كعهدة ثابتة بالمدرسة.‏
تنظيم سجلي الصادر والوارد:‏
‏1-‏ ترك الصفحة الأولى خالية .‏
‏2-‏ ترقيم جميع صفحات السجل .‏
‏3-‏ فهرسة السجل إذا استخدم لأكثر من عام .‏
‏4-‏ تجليد السجل ووضع البطاقه الخاصة به.‏
‏5-‏ عدم استخدام المزيل أو الشرائح الورقية لتلافي الخطأ .‏
‏6-‏ ضرورة تسجيل المعلومات المطلوبة في منتصف الخانة المخصصة لكل معاملة .‏
‏7-‏ الخانة الواحدة لتسجيل معاملة واحدة فقط والخط بين كل خانة وأخرى لتحديد مساحه الخانة وليس سطراً للكتابة ‏عليه .‏
‏8-‏ يبدأ التسلسل برقم(1) من بداية كل عام هجري جديد .‏
‏9-‏ متابعة تسجيل الخطابات الصادرة والتعاميم الواردة أولا بأول مع الدقة في التسجيل والتسلسل والتسديد والتبليغ .‏
رقم ‏الوارد تاريخه رقم الخطاب ‏الوارد المشفوعات الجهة الوارد ‏منها الموضوع التسديد ملاحظات
الرقم التاريخ

طريقه التسجيل في سجل الوارد:‏
‏1-‏ يكتب في كل مربع معاملة واحدة فقط .‏
‏2-‏ بعد اطلاع المديرة على التعاميم الواردة والتوقيع عليها وتوجيهها للموظفات المعنيات بالاطلاع تقوم الكاتبة بتسجيلها في ‏سجل الوارد.‏
‏3-‏ يبدأ التسلسل برقم(1) من بداية كل عام هجري جديد.‏
‏4-‏ تملأ جميع الحقول كالتالي:‏
رقم الوارد: هو الرقم التسلسل الذي أعطي للتعميم حين وصوله.‏
تاريخ الوارد: التاريخ الذي سجلته المديرة حين استلام التعميم .‏
رقم الخطاب الوارد:رقم التعميم من الجهة أو القسم المرسل منه أعلى يسار التعميم .‏
تاريخه:هو تاريخ التعميم المسجل من الجهة أو القسم المرسل منه.‏
موضوعها: ملخص واضح للخطاب الوارد.‏
التسديد: يسجل الجواب إذا تم الرد عليه رقماً وتاريخاً الذي صدر من المدرسة رداً على هذه المعاملة .‏
الملاحظات:يسجل الرقم الخاص ( رقم فهرست المعاملة ) واسم الملف المحفوظ برقم كذا أي أن فهرس كل ملف من ملفات الوارد ‏يخصص حقل للرقم العام أي تسلسل المعاملة في نفس الملف فإذا كان تسلسلها الخاص رقم(12) مثلاً يعني أن الورقة (12) في هذا ‏الملف هي المعاملة المقصودة
‏5-‏ إذا كانت الخطابات الواردة من قسم واحد بتاريخ واحد فتسجل حسب تسلسل أرقامها.‏
‏6-‏ إذا كانت الخطابات الواردة من أقسام مختلفة ووصلت بتاريخ واحد فتسجل حسب تواريخها .‏
‏7-‏ إذا كانت الخطابات الوارده من أقسام مختلفة وتواريخ مختلفة فتسجل حسب تاريخ ورودها للمدرسة على أن تسجل المديرة ‏عبارة ( وصلت بتاريخ كذا ) على كل تعميم مع التوقيع .‏
‏8-‏ متابعة تقفيل سجل الوارد نهاية كل عام هجري واسم الكاتبة وتوقيعها .‏

فهرسة ملفات الوارد:‏

التسلسل الرقم الخاص الرقم العام رقم المعاملة تاريخها الموضوع ملاحظات

‏ ‏
الرقم الخاص:‏
هو التسلسل الداخلي للملف والذي يبدأ بالرقم(1) مع محرم من كل عام هجري على أن يسجل هذا الرقم بالقلم الأحمر في الزاوية ‏العليا اليسرى من كل معامله ليسهل الرجوع إليها عند الحاجة
الرقم العام:‏
هو رقم تسلسل هذه المعاملة في سجل الوارد العام والذي يبدأ أيضاً بالرقم (1) مع شهر محرم
رقم المعاملة وتاريخها:‏
يسجل الرقم الذي وردت فيه تلك المعاملة وتاريخها بحسب الجهة التي تتبعها المدرسة ( إدارة التعليم أو المندوبية )‏
الاوراق الصادرة الجواب الوارد
رقمها تاريخها جهة ‏ارسالها الموضوع مشفوعات رقمه تاريخه جهته الملاحظات

طريقة التسجيل في سجل الصادر:‏
‏1-‏ يكتب في كل مربع معاملة واحدة فقط .‏
‏2-‏ يبدأ التسلسل برقم(1)من بدايه كل عام هجري جديد .‏
‏3-‏ تملأ جميع الحقول كالتالي:‏
رقمها : رقم الخطاب الصادر من المدرسة .‏
تاريخها : تاريخ الخطاب الصادر .‏
الجهة الصادرة إليها : مثل إدارة التعليم أو القسم المرسل إليه المعاملة .‏
تاريخ صدورها : التاريخ الذي صدرت في المعاملة ويكون هذا التاريخ مطابقاً للتاريخ المسجل في سجل تسليم المعاملات .‏
الموضوع : تلخيص موضوع المعاملة ما عدا الخطابات السريه فيكتب كلمه ( سري ) بالقلم الأحمر.‏
عدد المربوطات(المشفوعات) أي المرفقات ما عدا الخطاب الأصلي .‏
الملاحظات : يسجل الرقم الخاص تسلسل المعاملة داخل الملف المحفوظة به المعاملة .‏
الجواب الوارد : رقم الخطاب الذي جاء رداً على المعاملة الصادرة من المدرسة . ‏
‏4-‏ متابعه تقفيل سجل الصادر نهاية كل عام هجري واسم الكاتبة وتوقيعها .‏
‏5-‏ يحتفظ بصورة من كل خطاب صادر من المدرسة في الملف الخاص به .‏
‏6-‏ تنظيم فهرسة كل ملف أسوة بالوارد التي تم ذكره سابقاً .‏

مفاهيم لبعض المكاتبات الإدارية:‏
أولاً: التقارير الإدارية:‏
تلعب التقارير اليوم دوراً كبيراً في نشاط أي منظمة، وعن طريقها يتم التبادل للمعلومات والبيانات بين الإدارات والأقسام داخل ‏المنظمة الواحدة.‏
تعريف التقرير الإداري
التقرير الإداري هو: عرض للحقائق الخاصة بموضوع معين أو مشكلة عرضاً تحليلياً بطريقة مسلسلة مبسطة مع ذكر الاقتراحات ‏التي تتمشى مع النتائج التي تم التوصل إليها بالبحث والتحليل.‏
أهمية التقرير:‏
‏1-‏ تساعد كثيراً في عملية اتخاذ القرار وذلك عن طريق ما تحويه التقارير من معلومات وحقائق مهمة.‏
‏2-‏ تساعد الإدارة العليا على التعرف على وجهات نظر العاملين في مختلف المستويات الإدارية والمتعلقة بمشكلات العمل.‏
‏3-‏ تأتي أهمية التقارير في عملية التعاون والتنسيق بين مختلف المستويات الإدارية،واطلاعهم على ما يجري داخل المنظمة.‏
‏4-‏ أداة مهمة في عملية التخطيط، وذلك بما تتضمنه من معلومات وحقائق لازمة في إعداد الخطط والدراسات.‏
‏5-‏ تساعد في عملية الرقابة الإدارية، فالتقارير تحتوي على معلومات وحقائق عن أهم الأعمال التي تم انجازها في فترات ‏وعن طريق التقارير تتأكد الإدارة من مدى تحقيق البرامج والمشروعات لأهدافها الموضوعية.‏
‏6-‏ تعتبر التقارير من أفضل الوسائل لقياس مقدرة الشخص على دراسة المشاكل وتحليلها والاستدلال عليها، والاستفادة منها ‏في عملية اتخاذ القرار.‏
ثانياً: المذكرات:‏
تعريف المذكرة : هي عبارة عن تقرير صغير يتضمن عرض مشكلة أو موضوع معين بأسلوب متسلسل من موظف من مستوى أدنى ‏إلى رئيس المؤسسة، أو يقوم من قبل لجنة إلى مجلس الإدارة أو أي جهة عليا مختصة أو العكس
وهناك شروط يجب أن تتوفر في كتابة المذكرة وهي كما يلي:‏
‏1.‏ يجب أن تحتوي المذكرة وعلى موضوع واحد للمناقشة .‏
‏2.‏ أن تتصف بالإيجاز والخلو من الشكليات كعنوان المرسل إليه .‏
‏3.‏ أن يتم توضيح موضوع المذكرة مع ذكر اسم المرسل إليه واسم المرسل .‏
ثالثاً :النماذج:‏
ويقصد بالنماذج عمل ( فورمات ) للرسائل التي يتكرر حدوثها. كإخطار موظف بالترقية، أو الإحالة للتقاعد، طلب إجازة أو انتداب أو ‏إحالة موظف للمستشفى فالنماذج توفر كثيرا من الجهد والمال اللازم لكتابة وطباعة ومتابعة كل رسالة بشكل مستقل،وتساعد كذلك ‏على تقليل العمل الكتابي وسرعة انجاز الاتصالات.‏
وقد يكون النموذج محتوياً جميع المعلومات ولا يحتاج إلى أية إضافة عليه أو أن يحتوي النموذج على فراغات تملأ بمعلومات تناسب ‏الوضع الخاص لكل قارئ على حده، ويؤخذ على النماذج الكامل أنه خال من أية صفة شخصية للرسالة، أما النموذج ذو الفراغات ‏فيكون أكثر مرونة بحيث نضيف بعض المعلومات التي تعيد شيئا من الصبغة الشخصية للرسالة إلا أنه يؤخذ على هذا النموذج أنه ‏يظهر الإضافات الداخلية في الرسالة بشكل يسيء إلى مظهرها. خاصة إذا كانت الفراغات أوسع أو أضيق من الكلمات التي ستكتب ‏فيها.‏

رابعاً: التعاميم أو النشرات أو التعليمات:‏
كل هذه النقاط تؤدي إلى معنى واحد وهو أن هناك تعليمات إدارية أو مالية مستحدثة أو تفسيرات لبعض النظم واللوائح ويرى ‏الرؤساء ضرورة فهمها بهذا المعنى أو ذلك ويرى ضرورة في تبليغها إلى جميع المختصين لإنقاذها.‏

خامساً: القرار الإداري:‏
قرار يصدر عن الإدارة العامة تعبيرا عن إراداتها المنفردة ويتميز بأنه يلزم المخاطبين به دون إشراك رضاهم عنه.‏

سادساً: الحاشية:‏
هي التي تحوط المتن من جوانبه الأربع. ويراد بها التعليق على المتن وتوضيح بعض النصوص.‏

سابعا: الهامش:‏
هو في ذيل الصفحات . ويكتب بحروف أصغر من حروف المتن. ويفصل بينهما خط، ويستفاد منه في توضيح المبهم أو الإحالة إلى ‏نقطة سابقة.‏

ثامناً: المحضر:‏
تصوير كتابي متتابع لحادثة أو موقف بالتفصيل ، ويحدد به تاريخ وزمن الحادثة والعناصر المتفاعلة مع هذا الموقف أو الحادثة، ‏ويوثق من قبل العناصر المتفاعلة.‏

تاسعاً: التعهد:‏
عهد مكتوب يلزم كاتبه بكل ما جاء فيه، والإخلال به يوقع العقوبة على كاتبه أو تنفيذ الشروط الملقاة عليه ويوثق من كاتبه.‏

عاشراً : الإقرار:‏
اعتراف خطي من كاتبه بتحمل مسئولية جزء من حادثة أو موقف ، ويستند عليه في تأكيد الحادثة أو الموقف ، ويوثق من كاتبه.‏

الحادي عشر: الإفادة
استجواب شخصي للإفادة عن شيء حدث . لمعرفة أطرافه.‏

الثاني عشر: لفت نظر
خطاب أو مذكرة صغيرة مبسطة ترسل كعقاب لأحد الموظفين لمخالفته تعليمات ليس لها مادة نظامي

علامات الترقيم :‏
العلامة استعمالها
النقطة ( . )‏ تستخدم عند الوقوف في نهاية جملة كاملة المعنى وتوضح في نهاية الفقرة أو في نهاية الجملة ‏التامة .‏
الشرطة (-)‏ توضع قبل جملة مرتبطة بجملة سابقة طالت عباراتها.وقبل وبعد جملة معترضة سياق الكلام ‏‏.لفصل كلام المتحاورين إذا أريد الاستغناء عن الإشارة إلى أسمائهم أو الإشارة إليهم .‏
التوضيح (‏
النقطتان الرأسيتان توضع بعد عبارة تشير إلى بيانات تفصيلية تالية .بين الشيء وأقسامه
بعد أعداد الدلالة على النسبة . بعد القول .‏
الفاصلة (،)‏ للدلالة على وقفه بسيطة داخل جملة واحدة . ‏
الاستفهام(؟)‏ توضع في نهاية أسلوب الاستفهام .‏
التعجب(!)‏ توضع في أخر جمله تفيد التعجب أو التحذير أو الاستنكار أو الإغراء
الفاصلة المنقوطة (؛)‏ وتوضع بين الجملتين اللتين تكون أحدهما سبباً في الأخرى أو مسببة عنها أو بين الجمل ‏الطويلة .‏
التنصيص( " " )‏ قبل وبعد كلام منقول بنصه وحرفه .قبل وبعد كل مصطلح علمي أو فني أو أجنبي .‏
القوسان [ ( ) ]‏ توضع قبل وبعد الأرقام الحسابية لحمايتها من أي لبس مع الحروف .قبل وبعد كلمة أو عبارة ‏إيضاحاً لما قبلها. تكتب فيها الكلمات غير العربية والعبارات التي يراد بها لفت النظر إليها .‏
همزة الوصل وهمزة القطع :‏
الهمزة التي تكون في أول الكلام نوعان‎ :-‎
همزة قطع : وهى التي تظهر في النطق‎ ‎دائماً سواء أكانت في بدء الكلام أم في وصله ، (ترسم هكذا ( أ ) ‏
همزة وصل
‎: ‎وهى التي تظهر في النطق في بدء الكلام ، ولكنها لا تظهر في أثناء وصله . ولا ترسم‎ ‎مطلقاً وتسمى أيضاً (ألف وصل) وتكتب ‏هكذا ( ا )‏‎ ‎
مواضع همزة القطع وهمزة والوصل ‏‎
‎ ‎‏1- الأسماء : جميع همزات الأسماء التي تبدأ بهمزة هي همزة قطع ما عدا (اسم ، ابن ، ابنان ، ابنه ، ابنتان ، امرؤ ،امرؤان ، ‏امرأة ، امرأتان ، اثنان ، اثنتان ) . ‏‎
‏2- الحروف : جميع الحروف التي تبدأ بهمزة هي همزة قطع ماعدا (ال ) التعريف همزة وصل ‏‎
‏3- الأفعال : جميع الأفعال التي تبدأ بهمزة هي همزة قطع ما عدا ( أمر الماضي الثلاثي ، ماضي وأمر ومصدر الفعل الخماسي ‏والسداسي همزة وصل . ‏

رابط الموضوع فيه اشياء مانقلتها


http://www.skaau.com/vb/showthread.php?t=168391&page=3