[align=center]طريقة كتابة الخطابات الإدارية
بقلم : د. محمد بن محمود فجَّال[/align]

الخطابات والرسائل هي فن من فنون الأدب القديم ، كالشعر والخطابة والقصص والمقامات .
ويتضمن الخطاب أو الرسالة مجموعة من الأفكار المرتبة ، مدونة في ورقة بطريقة مخصوصة بقصد إيصالها إلى الآخرين .
[align=right]أنواعها :[/align]
[align=right]تتعدد أنواع الخطابات بتعدد أغراضها ، فمنها الأدبية الفنية ، ومنها الرسمية .
ومن المتداولة : رسائل الشوق ، ورسائل الشكر ، ورسائل الشكوى ، ورسائل التهاني ، ورسائل التعازي ، والوصايا ، والاعتذار .[/align]
[align=right]خصائص الخطاب الرسمي :[/align]
1- [align=right]وضوح أفكاره وألفاظه ودقتها .
2- موجز من غير إخلال.
3- أسلوبه تقريري مقنع، بعيد عن المحسنات البديعية المتكلفة والعواطف الشخصية.
4- صدق المعلومات الواردة فيه.[/align]
[align=right]مميزات الخطاب الجيد :[/align]
1-[align=right] مراعى فيه خصائص كتابة الرسائل كاملة ، وطريقة تقسيمها .
2- مراعى فيه قواعد الكتابة السليمة رسمًا ، ونحوًا ، ولغةً ، وأسلوبًا .
3- مكتوب بخط واضح وجميل ومناسب .
4- ظاهر فيه شخصية كاتبه وثقافته .
5- مؤثر ومقنع من خلال ما يُطْرَحُ فيه من معلومات وحقائق معروضة بأسلوب جيد .[/align]
[align=right]أجزاء الخطاب :[/align]
1-[align=right] البسملة : وتكون في أعلى ووسط الصفحة.
2- التاريخ : ويكون في أعلى الصفحة من جهة اليسار. ويمكن أن يكون في أسفل الصفحة من جهة اليمين.
3- المُرسل إليه : ويكتب اسمه في أول سطر بعد البسملة ، مع ذكر لقبه أو صفته اللائقة به، من دون تعظيم زائد أو نقص مُخِلٍّ، ثم يُتبع بدعاء له تقليدي، أو أدبي.
4- التحية : وهي سلامٌ عليكم ورحمة الله وبركاته . مع ملاحظة تنكير لفظ سلام.[/align]

[align=right]فائدة : [/align]
[align=right]تبدأ المكاتبات بلفظ « سلام عليكم ورحمة الله وبركاته » بتنكير سلام، وإذا أعيد في آخر الكلام ختم به معرَّفًا « والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته ». عبد العزيز الفنتوخ. الخلاصة في قواعد الإملاء وعلامات الترقيم. الرياض: جامعة الإمام محمد بن سعود الإسلامية، الأولى، 1415هـ ، ص 47.

5- الفصل بين التحية والموضوع بكلمة ( أما بعد ) أو ( وبعد ) .[/align]
6- [align=right]موضوع الرسالة : [/align][align=right]ويتكون من ثلاثة أجزاء : المقدمة ، والعرض ، والخاتمة .[/align]
[align=right]أ‌- المقدمة :[/align] هي دخول في موضوع الرسالة ، أو تكون تمهيدًا للبدء في عرض الموضوع .
[align=right]ب‌- العرض :[/align] [align=right]هو صلب الرسالة وجوهرها ، وفيه تفصيل الموضوع وتوضيح الهدف المُراد، ويجب أن يتميّز بترتيب الأفكار ترتيبًا منطقيًّا مترابطًا .[/align]
[align=right]ت‌- الخاتمة :[/align][align=right] هي الجزء الأخير من الرسالة ، وفيها يحدد الطلب .[/align]
[align=right]ويجب أن يترك الكاتب فيها انطباعًا حسنًا في نفس القارئ ، فالأمور بخواتيمها ، والخاتمة الجيدة هي التي تُنْهي الموضوع بطريقةٍ منطقية. والخاتمة يمكن أن تكون بآية كريمة، أو حديث نبوي شريف، أو بيت شعر، أو بمَثَلٍ عربي مناسب للموضوع المطروح.[/align]
7- [align=right]التحية الختامية :[/align] [align=right]وتكون في نهاية الرسالة بعبارة موجزة ، مثل : وتقبّلوا تحياتنا ، وتفضَّلوا بقبول التحية والتقدير ، ولكم التحية والاعتزاز ، جزاكم الله خيرًا ، والله يرعاكم ، والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته . مع ملاحظة تعريف لفظ السلام .[/align]
[align=right]8- التوقيع :[/align] [align=right]ويكون في أسفل الصفحة من الجهة اليسرى ، ويشمل اسم المرسل ولقبه ، وتحت الاسم يُثبت التوقيع ، ويُسَمَّى الإمضاء ، وقد يوضع التوقيع فوق الاسم ، أو فوقه على جانبه الأيسر .[/align]
[align=right]9- المرفقات :[/align] [align=right]وتكتب في أسفل ونهاية الصفحة من الجهة اليمنى على شكل نقاط، ويتم إرفاقها خلف الرسالة .[/align]
[align=right]ملحوظات :[/align]
1- [align=right]على الكاتب استغلال الأسطر العلوية للورقة وعدم ترك فراغات فيها ، وترك فراغ في أسفلها من أجل التوقيعات والتوجيهات والتحويلات إن كان الخطاب يقتضي ذلك .
2- على الكاتب كتابة عنوان المُرسِل والمرسل إليه داخل الخطاب ، وعدم الاكتفاء بالمعلومات التي على الظرف ، الذي قد يهمل .
3- بعض الأنماط في ترتيب أجزاء الخطاب هي أمور اجتهادية متعارف عليها ، يختلف أحيانًا ترتيبها من دائرة حكومية لأخرى ، بحسب التوجهات والمقاصد والمستلزمات ، فعلى الكاتب معرفة النمط المتبع عند كل جهة يرغب في الكتابة إليها ؛ ليقدِّم خطابًا مقبولَ الشكلِ على الأقل .
4- على الكاتب التأكد من تدوين المعلومات الكافية عنه ، والضروري وجودها في خطابه بحسب الجهة المقدَّم إليها ، مع مراعاة ما يُكتَب وما لا يُكتَب .
- فمثلًا إذا كان الخطاب مقدَّمًا إلى أستاذ ، فإنه يشتمل على الآتي :
( اسم الطالب، والرقم الجامعي، ورقم الشعبة، وعنوان البريد الإلكتروني ).
- أما إذا كان مقدَّمًا إلى جهة للتوظيف ، فيشتمل على الآتي :
( اسم مقدِّم الخطاب، ورقم جواله، والمدينة التي يقيم فيها، ومقر سكنه ).
5- أهم ما يُراعى في الخطاب هو وضوح الطلب، وسلامة العبارة، وكفاية المعلومات.
[/align]


[align=center]وهذا أحد نماذج الخطابات
واليكم الرابط


http://im41.gulfup.com/2gz13.jpg

للأمانه منقول وأرجو أن يستفيد الجميع [/align]