مطلوب لشركة كبرى بالدمام موظفة سكرتارية للمدير العام
وصــف الوظيفة
أولاً : معالجة البريد:
1-استلام البريد اليومي.
2-فرز البريد اليومي.
3-عرض البريد على المدير.
4-توجه البريد حسب الإختصاص.
5-تصوير البريد الوارد حسب الأهمية.
6-توزع البريد على الأقسام المختصة .
7-حفظ البريد الموجه للحفظ.
8-تسجل البريد الصادر.
9-يحفظ صورة من البريد الصادر.
10- يرسل البريد الصادر.
ثانياً : معالجة الاتصالات الهاتفية:
1-اعداد دليل خاص بالعناوين والهواتف.
2-استقبال المكالمات الهاتفية الواردة.
3-تحول الإتصال إلى جهة الإختصاص.
4-اجراء الإتصالات المطلوب للمدير.
5-تدوين المكالمات الهاتفية بغياب المدير.
ثالثاً : اعداد المراسلات:
1-تحرر المادة المكتوبة.
2-طباعة المادة المحررة.
3-تصدير المراسلات الصادرة.
4-تصوير الأوراق والمستندات المطلوبة.
5-تصميم النماذج المطلوبة للعمل.
رابعاً : تنظيم الاجتماعات:
1-تجهيز قاعة الإجتماعات.
2-توجيه الدعوة للمشاركين.
3-استبقال الأعضاء المشاركين في الإجتماع.
4-تدون الملاحظات في الإجتماع .
5-اعداد محضر الإجتماع.
6-توزيع محضر الإجتماع.
خامساً : تنظيم مواعد المدير العام:
1-تسجيل بيانات الزوار.
2-عرض الأجندة على المدير.
3-تجهز البيانات المطلوبة.
سادساً : استقبال زوار المدير العام:
1-استقبل الزوار.
2-اتخاذ الإجراء المناسب حسب غرض الزيارة.
3-تقوم بإستقبال كبار الضيوف.
سابعاً : ترتيب السفريات:
1-تجمع البيانات المتعلقة بالسفر.
2-تجري الحجوزات اللازمة ويتابعها.
3-تجهز ملف السفر.
4-تخبر الجهة المضيفة عن موعد وصول المدير.
5-تلغى الزيارة حسب طلب المدير.
ثامناً : تنظيم محفوظات الادارة:
1-تجهز المكان الملائم لحفظ البيانات.
2-تصنف المحفوظات.
3-ترمز المحفوظات.
4-تفهرس المحفوظات.
5-تحفظ المحفوظات.
6-تتلف المواد المحفوظة.
7-تحضر الملفات عند الطلب.
تاسعاً : متابعة اعمال الادارة:
1-تحدد الموضوعات التي تحتاج إلى متابعة.
2-تطلع على ملف المتابعة يوميا.
3-تتخذ الإجراء المناسب لمتابعة الموضوع.
4-تحفظ الموضوع في الملف الخاص به بعد إنتهائه.
عاشراً : التنسيق للحصول على متطلبات الادارة:
1-تؤمن المواد والمستلزمات.
2-تعد بلاغات الصيانة والأعطال .
3-تعد طلب الشراء للأجهزة والأدوات الغير متوفرة في الإدارة.
4-تستلم المواد والمستلزمات للإدارة.
5-تحضر المصروفات النثرية للإدارة.
الحادي عشر : استخدام تطبيقات الحاسب الآلي:
1-تعالج البيانات والنصوص بإستخدام برنامج Word.
2-تصمم عرض الشرائح بإستخدام برنامج power point.
3-تنشى الجداول بإستخدام Excel.
4-تنظم المواعيد بإستخدام Out Look.
5-تنشى قواعد بيانات الادارة بإستخدام Access.
6-تصمم الهيكل التنظيمي للإدارة.
7-تتابع ما إستجد من برامج الحاسب الآلي.
الثاني عشر : استخدام الاجهزة المكتبية:
1-تستخدم جهاز الفاكس.
2-تستخدم آلة التصوير.
3-تستخدم آلة إتلاف الأوراق.
4-تستخدم الماسح الضوئي.
5-تستخدم جهاز توصيل الصوت.
6-تستخدم اجهزة العرض الرأسية.
الثالث عشر : تجهيز الاجهزة المكتبية:
1- تغير أحبار الأجهزة.
2- تزويد الأجهزة المكتبية بالورق.
الرابع عشر : الاهتمام بتطوير القدرات:
1-تحضر الدورات التدريبية والمؤتمرات.
2-تطلع على الإصدارات والمواقع المتخصصة.
3-تشارك في عضوية الجمعيات المتخصصة.
4-تتابع البرامج المتخصصة.
5-تتسعين بذوي الخبرة وتستشيرهم.
الخامس عشر : اعداد التقارير والاحصائيات الخاصة بالادارة:
1-تستخدم نموذج التقرير المناسب.
2-تعد التقارير الخاصة بالاحصائيات المتعلقة بالعمل.
3-تعد اي تقارير خاصة بالادارة او يطلبها المدير العام.
سادس عشر : تقوم بالاعمال الاداريه التي تطلب منها
متطلبات الوظيفة
1- خبرة في نفس الجال لاتقل عن 3-5 سنوات
2-تجيد استخدام الاوفيس وخصوصا الورد والاكسل والبوربوينت
3-اللباقه في الحديث والمقدرة على الاقناع
4-اجادة اللغه الانجليزيه تحدثا وكتابه
5-الجدية وتحمل ضغط العمل
6-الالتزام بالوقت والدقة في مواعيد الحضور والانصراف
7-الحفاظ على سرية المعلومات واسرار الشركة
يتم تحديد الراتب بعد المقابلة وحسب المؤهلات والخبرات
على الراغبات ارسال الاسم – المؤهل – الجوال – المدينة والسيرة الذاتية على ايميل التوظيف
info@saudigpr.com