الوصف الوظيفي

- إستقبال الزوار والترحيب بهم بما يليق بالمظهر العام الشركة
- مساعدة الزوار في الوصول لأقرب موظف يمكنه خدمتهم
- الواجب الأساسي لموظف المكتب الأمامى هو استقبال زائرين المنشاه. عندما يصل الزائرين ، على موظف الإستقبال ان يرحب ترحيبا وديا بهم ، ويقدم لهم المشروبات. و من أهم الواجبات هو الإجابة على الأسئلة المتعلقة بالمنشاه، مثل ساعات العمل ، تقديم موجز عن المنتجات والخدمات التي تقدمها المنشاه. موظف الاستقبال هو المسؤول عن الرد على جميع المكالمات الواردة. اعتمادا على حجم المكالمات الوارده ، قد تضطرالمنشاه لاستخدام نظام هاتفي متطور لإنجاز هذه المهمة.
- على موظف الاستقبال في المكتب الامامى أن يؤدي أيضا مجموعة متنوعة من المهام الكتابية. منها إعداد مسودات الرسائل ، وإعداد جداول البيانات المالية وعمل العروض. بالإضافة إلى ذلك ، يقوم بتحديد المواعيد لكبار أعضاء الفريق ، وكذلك ينظم ترتيبات السفر اللازمة للمديرين . على موظف الاستقبال طلب اللوازم المكتبية ، و عمل ملفات للمستندات ، و نسخ و إرسال واستقبال الفاكسات. في بعض الحالات ، قد يؤدي أيضا المهام البسيطه من إمساك حساب النثريات.

المهارات

- إجادة اللغة الإنجليزية تحدثا وكتابة
- الحفاظ على الوجه المبتسم دائما :
الإبتسامه يمكنها أن تفعل المعجزات و تزيل الغضب من وجه زائر ثائر. مقابله الكثير من الزائرين من المهمات المرهقة لذلك على موظف الإستقبال محاولة الحفاظ على هدوئه ،و ان يكون واجهة ودية في كل وقت. ويمكن لابتسامة أن ترسل رسالة إلى الضيوف بأنهم موضع ترحيب وأنك سعيد لكونك عونا لهم. لا تظن أن الإبتسام غير مهم على التليفون, لان صوتك يعكسها للطرف الآخر و يسمعها فى صوتك.
- تنميه مهارات الاتصال :
إعطى العملاء المعلومات المفيده لهم, بدلا من الانغماس فى محادثة طويلة لا لزوم لها لا تساعدك على تحقيق مهامك. الأصح أن تكون متوازنا فى محادثتك معهم. الإجابه السريعه المهذبه تقوم بهذه المهمة نيابة عنك.كما سيكون من الأفضل أن تعرف البيانات والمعلومات المتعلقة بالمنتج والمنشاه التي تعمل بها لترد على أي استفسار يوجه لك.
- مراعاه الوقت :
لا تجعل الزوار فى مكتب الاستقبال أو على التليفون ينتظروا أكثر من اللازم. مع الاحترام والمجاملة وفر احتياجاتهم في أسرع وقت ممكن. قد لا تكون قادرا على التوصل الى حل مبكر لمشكله ما, أو الموظف المطلوب مشغول عليك الإعتذار بادب للعميل و إشرح سبب التأخير .
- رفع حجم الاستعداد الإدارى :
العمل مع الجمهور يتطلب منك ان تضع الامور في نصابها. بخلاف التفاعل مع العملاء ، سيكون لديك أيضا العمل بالتعاون مع الموظفين داخل المنشأه . عليك الالتزام بأي وسيلة للإبقاء على تدفق مستمر للعمل من أجل الموظفين بجانب الإستجابه لطلب العملاء. علاوة على ذلك ، يتعيين عليك أيضا تسجيل المواعيد والجداول الزمنية و تحديثها بالنسبة لهم لاتباعها من أجل إنسياب العمل بسلاسه.
- ممارسة فن تعدد المهام :
أحيانا ، قد تتمنى لو كنت تملك بعض القوى الخارقه لتنفيذ أكثر من عمل في وقت واحد. مرة أخرى ، مع التمسك بالمجاملة والاحترام, يجب أن تعرف أولوياتك وكيفية ترتيب المهام طبقا لآهميتها. بواسطة هذه الطريقة يمكنك أن تصبح قادرا على تصنيف المهمة التي يجب عليك القيام بها في هذه اللحظة ، والتى تعطيها الاهتمام بعد الانتهاء من الاولى.