وظيفة سكرتير تنفيذي متاحه براتب مجزي
الجنسيات المطلوبه عربية

• المؤهلات لهذه الوظيفة: بكلوريوس.
• ساعات العمل :9 ساعات يوميا
• أيام العمل : 5 ايام اسبوعيا
• الموقع :الرياض
• الراتب : حسب الكادر
• الوصف الوظيفي : مهام السكرتير التنفيذي معالجة البريد يُعالج السكرتير التنفيذي البريد، وتتمثل هذه المعالجة بالأمور الآتية:
-استلام البريد اليومي.
-عرض البريد على المدير.
- توجيه البريد وفقاً للإختصاص.
- تصوير البريد القادم بحسب الأهمية.
- توزيع البريد على الأقسام المتخصصة.
- حفظ البريد المُوجه من أجل الحفظ.
- تسجيل البريد الصادر.
- حفظ صورة عن البريد الصادر.
- إرسال البريد الصادر.

• معالجة الاتصالات الهاتفية إعداد دليل مُختص بالهواتف والعناوين.

-استقبال المكالمات الهاتفية القادمة.
-معرفة المتصل، والهدف من اتصاله.
-تحويل الاتصال إلى الجهة المُختصة.
-إجراء الاتصالات للمدير.
-تدوين المكالمات الهاتفية والغرض منها للمدير.

• إعداد المراسلات

-تحرير المادة المكتوبة.
-طبع المادة المُحررة.
-إجراء تصدير للمراسلات الصادرة.
-تصوير المستندات والأوراق المطلوبة.
-تصميم النماذج المطلوبة من أجل العمل.

• تنظيم الاجتماعات

-حجز القاعات من أجل الاجتماعات.
-توجيه الدعوات للمشاركين في الاجتماع.
-تجهيز قاعة الاجتماع.
-استقبال المُشاركين في الاجتماع.
-تدوين الملاحظات في الاجتماع.
-توزيع أوراق الاجتماع.

• تنظيم مواعد المدير

-العام تسجيل بيانات الزوار.
-عرض الأجندة على المدير.
-تجهيز البيانات للمدير.

• ترتيب السفريات

-جمع البيانات المُرتبطة بالسفر.
-عمل الحجوزات اللازمة ومُتابعتها.
-إعداد ملف السفر.
-إخبار الجهة المُضيفة عن موعد وصول المدير.
-إلغاء الزيارة وِفقاً لطلب المدير.

• تنظيم محفوظات الإدارة

-تجهيز المكان المُناسب من أجل الاحتفاظ بالبيانات.
-تصنيف المحفوظات.
-ترميز المحفوظات. فهرسة المحفوظات.
- إتلاف المحفوظات غير المُستخدمة.
-جلب الملفات عند طلبها.

• متابعة أعمال الإدارة

-تحديد الموضوعات التي تحتاج إلى مُتابعة.
-الاطلاع على ملف المتابعة بشكل يومي.
-اتخاذ الإجراءات المُلائمة من أجل متابعة الموضوع.
-حفظ الموضوع بعد الانتهاء منه في ملفه الخاص.

• استخدام تطبيقات الحاسب الآلي

-مُعالجة النصوص، والبيانات من خلال استعمال برنامج
Word
-تصميم عرض الشرائح من خلال استعمال برنامج
power point.
-إنشاء الجداول باستعمال برنامج
Excel
-تنظيم المواعيد باستعمال برنامج
Out Look
- إنشاء قواعد بيانات الإدارة باستعمال برنامج
Access.
-تصميم الهيكل التنظيمي للإدارة.
-مُتابعة كل جديد من برامج الحاسب الآلي.

• إنشاء الأعمال المرتبطة بشؤون العاملين في الإدارة

-إعداد الخطابات المرتبطة بطلبات مُوظفي الإدارة.
-تنسيق إجازات العاملين.
-رفع التقارير المتعلقة بحضور، وانصراف العاملين للإدارة المختصة.
-تنسيق إجراءات الأعمال الإضافية للعاملين.

ارجو ارسال السيره الذاتيه على الايميل وكتابة عنوان الوظيفة في عنوان الايميل
o.alMohameed@othaim.com