أعلنت مجموعة ألبلا ALPLA Group عن وظيفة مساعد إداري ونائب موظف استقبال Administrative Assistant cum Receptionist شاغرة وذلك للعمل بجدة
المسؤوليات:
تنظيم وجدولة الاجتماعات والمواعيد
المساعدة في إعداد التقارير المجدولة بانتظام
تطوير وصيانة نظام الملفات
اطلب اللوازم المكتبية
تقديم الدعم العام للزوار
قدم المعلومات عن طريق الإجابة على الأسئلة والطلبات
البحث وإنشاء العروض التقديمية
توليد التقارير
التعامل مع مشاريع متعددة
تطوير الكادر الإداري من خلال توفير المعلومات والفرص التعليمية وفرص النمو التجريبي
ضمان تشغيل المعدات من خلال استكمال متطلبات الصيانة الوقائية ؛ الدعوة للإصلاحات الحفاظ على مخزون المعدات ؛ تقييم المعدات والتقنيات الجديدة
الحفاظ على مخزون الإمدادات عن طريق فحص المخزون لتحديد مستوى المخزون ؛ توقع الإمدادات اللازمة ؛ وضع وتسريع أوامر التوريدات ؛ التحقق من استلام التوريدات
المساهمة في جهود الفريق من خلال تحقيق النتائج ذات الصلة حسب الحاجة
القيام بالواجبات الإدارية مثل الإيداع والطباعة والنسخ والتجليد والمسح الضوئي
اكتب الرسائل ورسائل البريد الإلكتروني نيابة عن موظفي المكتب الآخرين
قم بتغطية مكتب الاستقبال عند الحاجة
تعامل مع المعلومات الحساسة بطريقة سرية
تنسيق إجراءات المكتب
خذ دقائق دقيقة من الاجتماعات
حل المشاكل الإدارية وإدارة مواعيد الموظفين
الاحتفاظ بسجلات محدثة لعطلات الموظفين
تحية ومساعدة زوار المكتب
يساعد الإدارة في المشاريع المعينة
يقوم بإعداد قوالب مختلفة Word و Excel و PowerPoint إذا لزم الأمر
يضمن الإيداع السليم للعقود والوثائق
يضمن التنظيم المهني للمكاتب
يساعد في إعداد التقارير والمحاضر والعروض التقديمية
ينظم ويحضر الاجتماعات المؤتمرات.
طلب بطاقات العمل بالتنسيق مع Admin GCC
طلب ومراقبة قرطاسية للمصنع
ضمان منطقة مكتب نظيفة وآمنة ومنظمة.
التنسيق والمتابعة مع المنظف.
عرض وتحديث مؤشرات الأداء الرئيسية والاتصالات على لوحات المصنع
متابعة الشراء لطلب أثاث المكاتب والمواد الاستهلاكية الأخرى
تنسيق التخطيط للعطلات والوقت مع رئيس الأقسام و OM
المساعدة في تنظيم أنشطة العمل الجماعي.
يساعد الإدارة في أي مهام أخرى مطلوبة
إدارة جميع الرسائل والطرود الواردة والصادرة. يضمن توزيع الحزم والبريد بشكل صحيح وإرسالها وتسليمها في الوقت المناسب
المساعدة في التصوير والمسح الضوئي والطباعة وإرسال الفاكسات عند الحاجة.
يساعد في تنسيق تقديم الطعام في الموقع للاجتماعات.
يساعد في الحفاظ على جداول قاعات المؤتمرات وإعداد قاعات الاجتماعات للاجتماعات.
الإجابات وتحويل المكالمات إلى الموظف المسؤول
يعد القوائم الشهرية والسجلات والمراسلات كما تم تعيينها.
يساعد في وضع معدات الحماية الشخصية للزوار
يحتفظ بسجل سيارة الشركة للصيانة ومعلومات العلامات والمفاتيح
يؤدي واجبات أخرى ذات صلة كما تم تعيينها.
المتطلبات:
درجة البكالوريوس أو الدبلوم في المجال ذي الصلة
2 إلى 3 سنوات من الخبرة في العمل كمساعد إداري أو خبرة عمل معادلة.
يجب أن يكون لديه معرفة بأنظمة وإجراءات إدارة المكاتب
مهارات ممتازة في إدارة الوقت والقدرة على تعدد المهام وتحديد أولويات العمل
الاهتمام بالتفاصيل ومهارات حل المشكلات
مهارات اتصال ممتازة الكتابية والشفوية
مهارات تنظيمية وتخطيطية قوية
للتقديم اضغط هنا