السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
شركة وطنية مقرها الرياض لديها شاغر سكرتير تنفيذي ( رجال / نساء )

وصف الوظيفة
المسمى الوظيفي : سكرتير تنفيذي
الهدف و الغرض من الوظيفة:
تنفيذ الخطط و التعليمات و تنظيم و إدارة الشئون الخاصة بمكتب الإدارة العليا ومساعدة الرئيس التنفيذي في الأعمال الروتينية و التأكد من تطبيق النظام المعتمد بمكتب الإدارة العليا
الرئيس المباشر:
- أعضاء مجلس الإدارة
- المدير العام
- المدير التنفيذى
- مدير مكتب المدير العام (الرئيس المباشر)
المهام و المسئوليات:
- ينوب عن مدير مكتب المدير العام في حالة عدم تواجده بسبب ظروف السفر و المرض و الإجازات أو خلو المنصب
- إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهرى الخاص بالمدير العام و المدير التنفيذى
- إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المدير العام و المدير التنفيذى
- المحافظة على المظهر العام لمكتب الإدارة العليا من حيث النظافة و الترتيب
- إستقبال زوار الإدارة العليا و الترحيب بهم
- تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاص بالمدير العام و المدير التنفيذى
- تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالإدارة العليا
- حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها
- إستلام و توجيه البريد و الفاكس الوارد باسم الإدارة العليا و عرضه على المختص و فهرسة هذه المستندات
- إستلام و توجيه و إرسال رسائل البريد الإليكترونى الخاصة بالإدارة العليا و فهرسة هذه الرسائل
- تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب الإدارة العليا و فهرسة الفاكسات الصادرة
- كتابة محاضر جميع الإجتماعات و الجلسات و التى يكون المدير العام أو المدير التنفيذى طرفاً فيها
- التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الإجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل الوثائق و المستندات التى تخص موضوع الإجتماع
- مساعدة الإدارة العليا فى جميع الأعمال غير المدرجة فى هذا التوصيف بناءاً على طلب شخصى
- إستقبال و إجراء الإتصالات التليفونية الخاصة بمكتب الإدارة العليا و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين
- تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على المدير العام أو المدير التنفيذى و متابعة قرار المدير العام أو المدير التنفيذى بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها
- التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل باستمرار و طلب مسئولى الصيانة من داخل الشركة و من خارجها و متابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب الإدارة العليا
- التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية للإدارة العليا و أفراد العمل بمكتب الإدارة العليا
- توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات التى يدعو لعقدها المدير العام أو المدير التنفيذى و تسجيل ذلك على النماذج الخاصة
- حجز تذاكر السفر و الفنادق و بطاقات دخول المعارض الخاصة بالإدارة العليا و تنظيم رحلات العمل
- تعليم و توجيه أفراد السكرتارية المساعدين و الإرتقاء بمستواهم الوظيفى بما يؤهلهم لتحمل المسئولية بعد ترقيته و تقديم تقارير تقييم الأداء الخاصة بهم
- كتابة تقرير أسبوعى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب و رفعه لمدير المكتب
- جميع ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للإجراء الرسمى المعتمد للسكرتارية التنفيذية
- السكرتير التنفيذى مسئول عن حفظ جميع سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء السكرتارية التنفيذية و جميع أعماله تخضع للمراجعة الداخلية
نطاق المسئولية و الإشراف:
السكرتير التنفيذى للإدارة العليا يجب أن يصدر أوامر التحميل و أوامر الشغل و هو مسئول و مشرف على كل من:
1. عامل النظافة
2. عامل البوفيه
3. السائق الخاص للمدير العام أو المدير التنفيذى
4. المساعدن المباشرون للسكرتير التنفيذى
5. المندوبين بمكتب المدير العام
السلطات و الصلاحيات:
-المؤهلات الدراسية:
السكرتير التنفيذى للإدارة العليا يجب أن يحمل أى من المؤهلات التالية:
- بكالريوس تجارة – قسم إدارة أعمال (عربى) – قسم إدارة أعمال (إنجليزى)
- بكالريوس تجارة خارجية – قسم إدارة أعمال - بكالريوس نظم معلومات إدارية
الدورات التدريبية:
السكرتير التنفيذي للإدارة العليا يجب أن يكون قد إجتاز الدورات التدريبية التالية:
1. مفاهيم نظم الجودة

الخــبرات:
السكرتير التنفيذى للإدارة العليا يفضل أن يكون له أى من الخبرات السابقة التالية:
• خبرة بأعمال السكرتارية لا تقل عن 5 سنوات منها سنة على الأقل فى وضع وظيفى مماثل (خبرة خارجية)
• خبرة ثلاث سنوات كسكرتير مساعد (خبرة داخل الشركة)
اللـغــات:
• اللغة العربية
بطلاقة تحدثاً و كتابة مع إجادة الكتابة التعبيرية
• اللغة الإنجليزية
جيد جداً على الأقل تحدثاً و كتابة مع إجادة الكتابة التعبيرية (Technical Writing)
المهــارات:
السكرتير التنفيذى للإدارة العليا يجب أن يكون متقناً للمهارات التالية:
1. حفظ و إستدعاء المستندات و الوثائق (Filling Skills)
2. تنظيم الإجتماعات و إعداد الأجندة و كتابة المحاضر (Organizing & Preparing for Business Meeting)
3. التعامل مع أجهزة الحاسب الألى المكتبية و المحمولة بإحتراف
4. التعامل مع برنامج (MS Word) بإحتراف و بسرعة كتابة لا تقل عن 40 كلمة/دقيقة
5. التعامل مع برنامج (Outlook Express) بإحتراف
6. التعامل مع برنامج (Power Point) و إعداد الشرائح و العروض التقديمية (Presentations)
7. التعامل مع برامج تصفح الإنترنت بإحتراف
8. التعامل مع أجهزة الطباعة و تصوير المستندات و الفاكسات و مفارم الورق و ماكينات التغليف بدرجة جيدة جداً
9. مهارات إدارية متوسطة لإدارة من هم تحت نطاق إشرافه و توزيع الأعمال عليهم
10. مهارات الإتصال الفعال و توصيل المعلومات للمتخصصين و لغير المتخصصين
11. المقدرة على إنجاز وأداء أكثر من عمل فى توقيت واحد بدون إرتباك
12. إعداد الصياغات التعبيرية المناسبة للمكاتبات باللغتين العربية و الإنجليزية
السمات الشخصية:
يجب أن يتحلى السكرتير التنفيذى للإدارة العليا بالسمات التالية:
1. الإنضباط فى المواعيد
2. التركيز و المنطقية فى التفكير
3. معدل ذكاء عالى
4. هادىء الطباع و غير إنفعالى
5. ألا يكون مريضاً بالسكر أو الضغط أو القلب أو القولون العصبى
6. اللباقة فى الحديث و بشاشة الوجه
7. حسن الإستماع و الفهم و إدراك المواقف بوعى و تركيز
8. حسن المظهر و الأناقة
9. القدرة على مواجهة المواقف الحرجة بحكمة
10. لا يقل السن عند التعيين فى وظيفة سكرتير تنفيذى لمكتب المدير العام عن 25 سنة و لا يزيد عن 30 سنة
مدة العمل فى الوظيفة:
لا تقل مدة العمل فى وظيفة السكرتير التنفيذى للإدارة العليا عن ثلاث سنوات و لا تزيد عن خمس سنوات

التقديم يتم من خلال الايميل info@srcco.sa
يجب ذكر اسم الوظيفه في عنوان الايميل