أعلنت شركة رياضة المحركات السعودية Saudi Motorsport عن وظيفة السكرتير التنفيذي Executive Secretary شاغرة وذلك للعمل بجدة

المسؤوليات:
المشاركة في وضع خطة استراتيجية لأمانة مجلس الإدارة من خلال المساهمة في إعداد خططها التشغيلية والميزانية المقدرة للأمانة ومتابعة تنفيذها.
التنسيق في إعداد التقديرات المالية لأمانة مجلس الإدارة من خلال مراجعة نفقات مبادرات وأنشطة الميزانية المقترحة وتطوير الصياغة النهائية لتقديمها للموافقة عليها.
تأكد من التواصل الداخلي والخارجي المناسب من خلال حضور المكالمات الهاتفية بفعالية وتلقي وإرسال الاتصالات الواردة والصادرة بما في ذلك رسائل البريد ورسائل البريد الإلكتروني
قم بإعداد جدول الأعمال السنوي لتواريخ اجتماع مجلس إدارة الغرفة من خلال التنسيق مع رئيس مجلس الإدارة والأعضاء متابعة لتحديث تواريخ الاجتماعات الشهرية وإبلاغ أعضاء مجلس التغيير أو تحديث في الكتابة.
قم بتنظيم وتحديث جدول لجان مجلس الإدارة من خلال ترتيب تواريخ اجتماعات لجنة مجلس الإدارة الداخلية والخارجية في التواصل والتنسيق مع السلطات المعنية.
قم بإعداد مسودة جدول الأعمال لاجتماع مجلس الإدارة إلى رئيس مجلس الإدارة والأعضاء من خلال تلقي القضايا التي تلقاها مجلس إدارة أمانة مجلس الإدارة ورئيس مجلس الإدارة وأعضاء المجلس والرئيس التنفيذي للموافقة عليه.
أرسل دعوات إلى اجتماعات مجلس الإدارة لأعضاء مجلس الإدارة المعتمدين من قبل رئيس مجلس الإدارة لعقد اجتماع مجلس الإدارة قبل أسبوعين من تاريخ اجتماع مجلس الإدارة من خلال وسائل الاتصال المعتمدة وإبلاغهم بالتواريخ المحددة في جدول الأعمال السنوي لاجتماعات مجلس الإدارة .
حجز غرفة اجتماعات لعقد اجتماع لمجلس الإدارة من خلال إعداد وتجهيز أجهزة العرض المرئي وتوزيع ملف الاجتماع على الأعضاء.
تطوير دقائق من مجلس الإدارة لقاء عن طريق تدقيق ومراجعة الدقائق وتقديمها إلى رئيس مجلس الإدارة وأعضاء مجلس الإدارة للتعبير الموافقة على ما جاء في الدقائق والقرارات الصادرة عن ذلك.
الحفاظ على خصوصية العمل من خلال التعامل مع المعلومات السرية بأقصى درجات السرية والنزاهة.
الحفاظ على المعلومات الشخصية لمدير العمليات في السرية المطلوبة لاستخدام أغراض العمل في SMC.
جدولة اجتماعات COO داخل المنظمة والأطراف الخارجية.
إدارة الإدارات داخل مكتب COO لمخططات تنظيم الموارد البشرية مؤشرات الأداء الرئيسية ومراقبة الأداء لكل قسم.
الحفاظ على المستندات المحدثة لنطاقات العمل المرتبطة في كل قسم وملء رقمي لجميع الإدارات والأحداث.
مطلوب للعمل ضمن بعض نطاقات الوظائف المتفق عليها بشكل متبادل من قبل المدير التنفيذي في الأدوار التشغيلية الفردية للتعلم المستمر.
حضور جميع اجتماعات العمليات ومتابعة العمليات المعلقة أو الانتهاء من نطاقات العمل.
يمكن أن يشمل ذلك مراقبة التسليمات من الإدارات الأخرى خارج مكتب COO أو المؤسسات الأخرى.
الاتصال مع الإدارات والفرق الأخرى داخل SMC بطريقة مهنية.
الحفاظ على استخدام الميزانيات من فريق المالية.
مساعدة COO في تبسيط النواتج المشروع من أجل الكفاءة في المشتريات والالتزامات المالية في العقود وأدلة العمليات للأحداث.
الحفاظ على والمشاركة في المناقشات المتعلقة بعقد أحداث ومشاريع IP الجديدة.

المتطلبات:
درجة البكالوريوس في الإدارة أو أي مجال ذي صلة.
5 سنوات على الأقل من الخبرة في دور مماثل.
خبرة في كتابة التقارير والوثائق.
القدرة على القيام بالإبلاغ عن الوقت والتحديثات من الإدارات.
الطلاقة في اللغة العربية والإنجليزية المنطوقة والمكتوبة.
الكفاءة في العمل على برامج الكمبيوتر.
مهارة في فن التعامل مع المواقف الحرجة.
مهارات تخفيف ممتازة.

للتقديم اضغط هنا