أعلنت شركة وورلي Worley عن وظيفة مساعد إداري Administrative Assistant شاغرة وذلك للعمل بالخبر

المسؤوليات:
مساعدة فريق المشروع في إعداد المستندات وتنسيقها باستخدام قوالب الشركة بما في ذلك التقارير والعروض التقديمية والمراسلات.
إعداد محاضر الاجتماعات لمديري المشاريع والمسؤولين التنفيذيين.
مساعدة سكرتير المشروع في تنسيق أحداث المشروع بما في ذلك وظائف المشروع الكبيرة.
تسهيل التعريف بالمشروع والمباني وكتيب التعريف بالمشروع.
إعداد القرطاسية للأعضاء الجدد في فريق المشروع.
الارتباط بتكنولوجيا المعلومات والاتصالات لتسهيل الاستجابة في الوقت المناسب لقضايا تكنولوجيا المعلومات المتعلقة بالمشروع.
مساعدة أعضاء الفريق الآخرين في خدمات المشروع.
تقديم الدعم الإداري لأمين المشروع وموظفي المشروع.
المسؤول عن البريد الوارد والصادر.
المساعدة في إعداد حجوزات غرف الاجتماعات وطلبات تقديم الطعام ومتطلبات المشروع الخاصة.
التأكد من توفير المواد الاستهلاكية المكتبية لموظفي المشروع وتنسيق طلبات القرطاسية المنتظمة.
إدارة جداول بيانات قاعدة بيانات المشروع الأساسية والمتوسطة والتأكد من تحديثها.
تزويد الفريق بالمعلومات المتعلقة بالمشروع وإجراء البحوث عند الحاجة.
تنفيذ مهام الإدارة العامة المؤقتة حسب الحاجة.
إعداد الوصول المؤقت لزيارة الموقع للمهندسين والموظفين الذين يحتاجون إلى زيارة الموقع عند الحاجة.
إنشاء وصيانة المخططات التنظيمية.
المسؤولية عن الشركة مثل القرطاسية ومفاتيح المكاتب في طابق المشروع.
دعم عملائنا في طلبات وقوف السيارات ومواقف السيارات للزوار ومتطلبات المكاتب.
الإبلاغ عن أي انتهاك للسلامة إلى قسم الصحة والسلامة والبيئة.
الإبلاغ عن أي مشاكل في المنشأة إلى قسم المنشأة.
إعداد الخطابات للمديرين وخطابات التعديل عن الخطأ.
إصدار تصريح البوابة.
إعداد إرسال المستندات للخطابات الصادرة.

المؤهلات:
يجب أن يكون لديك درجة البكالوريوس.
خبرة في السكرتارية العامة.
مهارات اتصال كتابية وشفوية ممتازة.
خبرة في مجموعة منتجات Microsoft Office.
القدرة على العمل في بيئة فريق مع قدرة مثبتة.
القدرة على القيام بالمهام مع الحد الأدنى من الإشراف.
القدرة على تنسيق الأنشطة لتلبية المواعيد النهائية في الوقت المناسب.
الخبرة السابقة في الخلفية الهندسية مفيدة.

للتقديم اضغط هنا