أعلنت شركة رفاد Refad عن وظيفة مراقب المستندات Document Controller شاغرة وذلك للعمل بالخبر

المسؤوليات:
إدارة إعداد واستخدام برنامج Aconex الفعّال لتنظيم ومراقبة وثائق المشروع والمشاريع.
إنشاء إجراءات مراقبة المستندات والحفاظ عليها لضمان الامتثال لمعايير الصناعة وأفضل الممارسات.
التنسيق مع فرق المشروع لتحديد متطلبات ترقيم المستندات واتفاقيات التسمية والتسجيل وعمليات التوزيع.
مراقبة تدفق مستندات المشروع لضمان المراجعة والموافقة والتوزيع في الوقت المناسب لجميع أصحاب المصلحة.
تنظيم وصيانة نظام إدارة المستندات الشامل لكل من السجلات الرقمية والمادية.
إجراء فحوصات منتظمة للتحقق من دقة واكتمال جميع وثائق المشروع.
العمل كجهة اتصال رئيسية لأصحاب المصلحة الخارجيين لتسهيل تبادل المستندات بسلاسة وحل المشكلات.
إنشاء تقارير تلخص أنشطة مراقبة المستندات، بما في ذلك المقاييس وتحديثات الحالة.
التأكد من أن جميع أنشطة مراقبة المستندات تلتزم بالسياسات ولوائح حماية البيانات ومتطلبات الأمان.
التعاون مع الإدارات الداخلية لتحسين سير عمل إدارة المستندات والكفاءة العامة.
إنشاء وتنفيذ برامج تدريبية للموظفين لتعريفهم بعمليات وأدوات مراقبة المستندات.
مراجعة وتحسين إجراءات التحكم في المستندات بشكل دوري لتحسين كفاءة سير العمل ودعم المشروع.
أرشفة وتأمين جميع وثائق المشروع للرجوع إليها في المستقبل والتدقيق عليها.
إدارة الجلسات لمشاركة التحديثات حول برامج التحكم في المستندات والسياسات وتحسينات العمليات.
البقاء على اطلاع دائم بالاتجاهات والأدوات الجديدة في التحكم في المستندات لتقديم حلول مبتكرة للمنظمة.
مراقبة والحفاظ على التحكم في إصدار المستندات، وضمان الاتساق وتجنب التناقضات.
توجيه فرق المشروع حول الالتزام بمعايير التنسيق والجودة لجميع المستندات.
العمل مع فرق إدارة المشروع لدمج أنظمة التحكم في المستندات مع أدوات المشروع الأخرى.
حماية التسجيل والتخزين المناسبين للمستندات التعاقدية والمتعلقة بالامتثال.
الحفاظ على تاريخ مفصل للتغييرات والموافقات والمراجعات في المستندات لأغراض التدقيق والتتبع.
معالجة المشكلات الفنية المتعلقة ببرامج إدارة المستندات والاتصال بتكنولوجيا المعلومات لحلها.

المؤهلات:
درجة البكالوريوس في الهندسة المدنية أو هندسة الكمبيوتر أو تكنولوجيا المعلومات أو مجال ذي صلة.
أكثر من 5 سنوات
مهارات تنظيمية قوية مع القدرة على إدارة مهام وأولويات متعددة بكفاءة.
مهارات اتصال وتعاون ممتازة للعمل مع الفرق الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين.
الاهتمام بالتفاصيل، وضمان دقة وموثوقية الوثائق.
فهم لوائح ومعايير البناء أو الهندسة ذات الصلة.
مهارات قوية في حل المشكلات لمعالجة عدم كفاءة سير العمل أو المشكلات الفنية.
الإلمام بأنظمة إدارة المستندات الإلكترونية والأدوات ذات الصلة.
معرفة مثبتة بمبادئ التحكم في المستندات وأفضل ممارسات الصناعة.
إتقان اللغة الإنجليزية مع اعتبار إتقان اللغة العربية أحد الأصول.
لديه خبرة في التحكم في المستندات في مشاريع البناء أو العقارات.
قدرة مثبتة على قيادة جلسات التدريب والتواصل الفعال بشأن بروتوكولات التحكم في المستندات.

للتقديم اضغط هنا