حينما نرغب في أن نقوم بعمل نحصل من خلاله على شيء جديد لم يكن موجود أو حاصل لدينا سابقاً، فنحن باختصار نقوم بعمل مشروع (Project).
إذاً فمفهوم المشاريع لا يقتصر على الأعمال الكبيرة الضخمة ذات الميزانيات العالية و الذي تقوم به الشركات المتخصصة، ولكن كل ما يدخل تحت التعريف التالي بإمكاننا أن نعتبره مشروع:

أي مجهود مؤقت يتم القيام به من أجل الحصول على منتج (Product) أو خدمة (Service) أو نتيجة (Result) فريدة

هذا التعريف يحتاج إلى وقفات مهمة لتوضيح معالمه:
الأولى: أن مخرجات أي مشروع لن تخرج عن إحدى ثلاث:
1- منتج (Product) وهو أي مخرج حسي مثل البناء أو ابتكار جهاز أو منتج صناعي أو حتى برنامج حاسوبي.
2- خدمة (Service) مثل خدمة توفير الاتصالات أو توفير الكهرباء والماء وغيرها من الخدمات.
3- نتيجة (Result) مثل ما نحصل عليه عند إجراء بحوث أو دراسات أو حتى عند القيام بحملات دعائية أو انتخابية.
الثانية: أن المشروع هو عبارة عن مجهود مؤقت له بداية وله ونهاية وليس عملاً مستمراً كما يحصل في حالة التشغيل (Operation).
الثالثة: أن المشروع عند انجازه يعطي مخرج (منتج أو خدمة أو نتيجة) فريد (Unique) أي ليس له سابق في شكله او مواصفاته أو ظروفه، لذلك فالمنتجات المتكررة التي تخرج من خطوط الإنتاج لا تعتبر مشاريع بل تدخل تحت مفهوم التشغيل.

هذا التعريف يؤكد ما تحدثنا عنه في أول المقال من أن كثير من الأعمال التي نقوم بها كأفراد أو يتم انجازها من خلال الشركات أو الجهات الحكومية وغيرها هي مشاريع لها دورة حياة و مراحل نحتاج لإدارتها بفعالية واحترافية من اجل الوصول إلى أفضل إنجاز.

هنا لابد من الإشارة للفارق الكبير بين مفهوم المشروع (Project) و التشغيل (Operation) حيث أن الكثير يخلطون بينهما فهذين المصطلحين يشتركان في أنهما ينجزان من قبل الأشخاص و العاملين و بموارد محددة مع القيام بالتخطيط اللازم لانجازهما، ولكنهما يختلفان بشكل جوهري في المفهوم و المبدأ و التفكير، فنحن نبدأ المشروع في وقت محدد مخططين لإنجازه في فترة محددة ومن الانتهاء منه بينما نقوم بالتشغيل بشكل مستمر وبخطوات متكررة.

وأفضل مثال لذلك هو إنشاء وتشغيل مصنع حيث أن البدء من فكرة المصنع إلى حين البدء في الانتاج هو مشروع وبعد ذلك تبدأ مرحلة جديدة هي مرحلة التشغيل.