اليوم جبتلكم معلومات عن سكرتير
هذا للسكرتاريه
الصفات العلمية الواجب توفرها في السكرتير
1 التخصص
اكتساب التحصيل العلمي في مجال السكرتارية.
2 الثقافة
أ الإلمام بالأمور العامة والاجتماعية
.
ب الإلمام باللوائح والنظم المعمول بها في محيط البلد التي يعمل بها
.
3 اللغة
القدرة على التحدث والكتابة بلغة البلد التي يعمل فيها.
الصفات العملية الواجب توفرها في السكرتير
1 التنظيم
الإلمام بالنظم الإدارية
.
2 العلاقات
القدرة والمرونة في تكوين العلاقات الشخصية والعملية.
3 اللوائح والتعليمات
الإلمام بالأنظمة والمعلومات التشريعية والإدارية المعمول بها.
أعمال السكرتير
الاستقبال، التنظيم، الحفظ، التنسيق، السفر، تدوين الملاحظات، استلام وتسليم البريد، الرد على المكالمات الهاتفية
.
الاتصالات الهاتفية
أهمية الاتصالات الهاتفية
:
1 السرعة في نقل المعلومات 2 السرعة في انجاز الاعمال 3 اعطاء المتكلم الفرصة لشرح وجهة نظره.
قواعد الاستخدام الأمثل لأجهزة الاتصال الهاتفي
1 مكان الجهاز على الناحية اليسرى من المكتب، 2 سماعة الهاتف في مكانها الصحيح على الجهاز 3 الاحتفاظ باحدث الادلة والنماذج الهاتفية، 4 المعرفة بكيفية اجراء المكالمات الداخلية والدولية 5 المعرفة بكيفية تدوين الرسالة الهاتفية، 6 عدم تشجيع الاصدقاء على الاتصال اثناء العمل ، 7 معرفة اماكن تواجد الرئيس.
آداب استخدام الهاتف عند طلب الاتصال بالغير
1 التأكد من صحة الرقم المطلوب 2 الايجاز في الحديث ، 3 إنهاء المكالمة بطريقة طبيعية 4 تعزيز الاتصال الهاتفي برسالة.
آداب استخدام الهاتف أثناء الحديث
1 التحدث بصورة مهذبة، 2 التحدث في السماعة بهدوء ، 3 الابتعاد عن الكلام المبالغ فيه ، 4 عدم الغضب أثناء الحديث ، 5 الإصغاء إلى المتكلم جداً ، 6 عدم تناول الطعام والشراب اثناء الحديث ، 7 الاعتذار عند اي تأخير ،8 إعادة السماعة بهدوء إلى مكانها الصحيح.
ملاحظة
:
هناك قواعد اخرى خاصة عند الانشغال بمكالمتين في وقت واحد ومن الذي ينهي المكالمة أولاً المتصل ام المستقبل وكيفية معالجة المكالمة الطويلة,,, الخ
.
دور السكرتير في إعداد الرحلة للرئيس
1 الاستعلام عن وسيلة السفر المفضلة، 2 الاستفسار عن موعد السفروالعودة وإجراء الحجز، 3 الاتصال بالفندق لحجز مكان المبيت، 4 إعداد جدول خط سير الرحلة، 5 اعداد المعلومات والبيانات اللازمة للرئيس، 6 الاتصال بالاشخاص والفئات الذين سيتعامل معهم الرئيس، 7 إعداد الترتيبات المالية اللازمة، 8 تأجيل/ إلغاء أي مواعيد مجدولة نظراً للسفر، 9 إعداد ملف كامل للرحلة.
أعمال السكرتير أثناء غياب الرئيس
1 التصرف في المسائل الروتينية، 2 إعداد قائمة باسماء الزوار والمراجعين، 3 اعداد بيان بالمكالمات الهاتفية الواردة اثناء غياب الرئيس، 4الاتصال بالرئيس من وقت لآخر لإعلامه بالاحداث الهامة، 5 إعداد ملفين لاطلاع الرئيس عليهما فور عودته من السفر.
ا ملف للمواضيع التي تم البت فيها
.
ب ملف المواضيع المؤجلة
السكرتير بعد عودة الرئيس
1 عرض الملفين السابقين ، 2 مساعدة الرئيس في اعداد تقرير الرحلة، 3 إعداد رسائل شكر لمن ساهم في انجاح الرحلة.
تنظيم مقابلات الزوار
1 السماح بالمقابلات الضرورية ، 2 المقابلات بمواعيد محددة مسبقاً، 3 عناية السكرتير بمكتبه وتجهيزه لراحة الزوار ، 4 عدم الاعتماد على الذاكرة في تحديد المواعيد، 5 استقبال الزائرقبل السماح له بمقابلة الرئيس، 6 مراجعة مفكرة الرئيس يومياً، 7 إعداد سجل للرئيس بمواعيده ومقابلاته، 8 ضرورة إبلاغ الرئيس قبل دخول الزائر ، 9 معرفة اماكن تواجد الرئيس باستمرار لتذكيره بالمواعيد.
المهارات المكتبية للسكرتير
1 فتح البريد، 2 كتابة المراسلات، 3 متابعة المراسلات الصادرة والواردة، 4 التخلص من الأوراق الزائدة، 5 استخدام آلة التصوير.
أولا: فتح البريد
:
عندما تعمل مع البريد الوارد اتبع الخطوات التالية
:
1 تأكد من وجود عنوان المرسل على الخطاب، 2 افتح البريد فور وصوله ، 3 افرغ المحتويات وتأكد من ان المظروف قد اصبح خالياً تماماً، 4 تأكد من وجود كل المحتويات المذكورة في الرسالة داخل المظروف، 5 اكتب تاريخ الاستلام على المراسلات الواردة، 6 وزع البريد على من يهمه الأمر.
ثانياً: كتابة المراسلات
يجب ان تكون مستعداً دائماً لتأدية مهمتك باحتراف
:
1 جهز أوراقا لإعداد المراسلات، 2 يفضل أن تضع الاوراق فوق المكتب دائماً، 3 يكون بجوار الأوراق أقلام للكتابة، 4 احتفظ بنسخ من المراسلات السابقة، 5 يوجد في برنامج (ميكروسفت وورد) نماذج للمراسلات العربية والإنجليزية.
ثالثاً: متابعة المراسلات الصادرة والواردة
لاينبغي ان نلقي باللوم على الطرف الآخر لأنه لم يرد فقد تكون له اسبابه فإذا قلنا: مازلنا بانتظار ردكم فكأننا نقول للعميل أنت مخطىء فقط,, علينا أن نعرف القارىء ان هذه هي رسالتنا الثانية دون إصدار حكم مسبق
.
ليس من الضروري إرفاق صورة الرسالة الأولى مع الثانية فمن السهل إرسالها بهدف توفير الوقت
.
يفضل مخاطبة القارىء برسالة جديدة من مدخل جيد
.
يستحسن تحديد موعد قاطع ونهائي لتلقي الرد مع شرح اسباب هذا الموعد ومبرراته فالتاريخ المحدد يحفز المتلقي بسرعة
.
رابعاً: التخلص من الأوراق الزائدة
خصص ملفاً للأوراق الواردة، ويكون في الدرج القريب للمكتب لأن الحافظة التقليدية للأوراق بمثابة ملف نشط ثبت فضله
.
حدد الأولويات بتخصيص ملف للأوراق ذات الأهمية القصوى والتي يجب أن تقوم بها يومياً, وتخصيص ملف آخر للأوراق التي يمكن تأجيلها
.
حدد ملفاً خاصاً للمشاريع المنتهية
,.
هناك نوع رابع من الملفات للأوراق التي قد تحتاج إلى متابعة مثل الدراسات التي انتهيت منها وفي الانتظار موافقة او توقيع مديرك عليها
.
أزل من على مكتبك أي أدوات مكتبية زائدة
.
خامساً: استخدام آلة تصوير المستندات
توفير آلة التصوير للمستندات وحسن استخدامها من الأولويات الضرورية التي تعكس مهارات السكرتارية الناجحة
.
1 الألمام بمميزات آلة التصوير يساعد على استخدامها الاستخدام الامثل والقصوى في التصوير.
2 الإلمام بكفاءة وقدرة آلة التصوير يمكن الاستيعاب لحجم وامكانية الكيفية القصوى في تصوير المستندات.
3 المعرفة السطحية لعملية صيانة الآلة ضرورية في كسب الوقت وتوفير المال.
تلخيص المقالات
التعريف: هي عملية إظهار المقالات بصورة متميزة بأقل عدد من الكلمات مع عدم الإخلال بالمعنى الحقيقي للمقال
.
أهمية تلخيص المقالات
:
1 توفير وقت القارىء، 2 تمكين الرئيس من التفرغ لمهامه الأخرى، 3 إكساب الشخص القدرة على فهم المعاني بسرعة.
الهدف من التلخيص: 1 وضع المعاني والأفكار في كلمات قليلة ومختصرة، 2 إعطاء فكرة واضحة عن موضوع المقال، 3 تجنب التكرار في الألفاظ والدقة في العبارات
.
طرق التلخيص : تتم عملية تلخيص المعاني والأفكار في كلمات قليلة ومختصرة
1 التلخيص بالاختيار: وهو اخذ ماله أهمية، 2 التلخيص بالتركيز: وهو ترك ما ليس له أهمية.
الطريقة العلمية للتلخيص
1 جمع البيانات.
2 تصنيف البيانات والمعلومات، 3 الربط بين المعلومات، 4 وضع خطوط بالقلم الرصاص تحت الافكار والجمل الرئيسية, 5 حذف كل ما يدل عن الفكرة الرئيسية، 6 إعطاء معنى لهذه المعلومات يدل على مضمونها، 7 تحليل النتائج، 8 توزيع الموضوع الى فصول وابواب ، 9 كتابة الأجزاء المختارة من جديد بربط متناسق في جمل صحيحة، 10 كتابة المرجع هذا المختصر.
المبادئ الأساسية
1 عزز وحافظ على الاحترام.
2 أنصت وتجاوب مع المشاعر.
3 اطلب المساعدة لحل المشاكل
*
هذي بعض من نماذج الاسئله وان شاء الله تفيدك وبالتوفيق
يارب
بالنسبه للأسئله
راح تجيك 5 اسئله من التخصص والباقي اسئله عامه يعني حاولي الفتره هذي تطلعين على معلومات عامه
ولك بعض الاسئلة مع الاجابه
--------------------------------------------
7- من أهم أنواع الاتصالات الإدارية:
أ*- صاعدة وهابطة وأفقية
ب*- لفظية وغير لفظية
ج*- كل ماسبق
- من مراحل اتخاذ القرارات مايلي:
أ- تشخيص المشكلة وتحليلها
ب- تدقيق البيانات والمعلومات
ج- إيجاد البدائل المتاحة وتقديمها
د- اختيار عدة بدائل لحل المشكلة
10- المدى الزمني للخطة قصيرة الأجل هو :
أ*- 3 أعوام
ب*- عامان
ج- عام واحد
- يعتبر الإنصات الجيد للرؤساء أهم متطلبات تنفيذ المهام بكفاءة:
أ- صح ب- خطأ
16- عند عقد اجتماع ما فانه يدعى إليه:
أ*- جميع الموظفين
ب*- المدير والإدارة
ج- من يلزم حضوره للاجتماع
د- المدير والمحاسب والسكرتير ورئيس التوظيف
17- المدير الناجح هو الذي :
أ*- يخافه الجميع
ب*- يرضي الجميع
ج- يحبه الجميع
د- يعطي الصلاحيات المناسبة للموظف المناسب
18- عندما تقترح الإدارة خطة جديدة فان الواجب هو :
أ*- الموافقة عليها بدون مناقشة
ب*- رفضها من أول يوم
ج*- محاولة فهمها ودراستها
د-ثني الإدارة عنها وإظهار عيوبها
19-أهم الشروط في التفاوض الناجح هو أن :
أ- تكون قوي اللهجة
ب- تكون معلوماتك دقيقة وصحيحة
ج- تعرف نقاط ضعف الخصم
د- لاتهتم بما يقوله الطرف الأخر
20- أهم ميزة للعمل الجماعي:
أ*- تنمية روح الفريق ومصلحة العمل
ب*- عدم احتكار العمل من قبل فرد
ج- إيجاد عمل من لاعمل له
د- التغطية على الأخطاء الفردية
22- التخطيط هو :
أ*- لايمكن الاستغناء عنه لإعطاء حرية أكبر للموظف
ب*- واجب لايمكن التفريط به
ج- إضاعة للوقت والمال والجهد
د- مهم عند حدوث أزمات في العمل
23- عندما يطلب منك المدير تقرير عاجلا فاني :
أ*- لااراجعه أبدا
ب*- أراجع التقرير بعد الانتهاء منه
ج-أراجعه مرات عديدة
د- اطلب من المدير مراجعته
24- عند تجهيزك لمحاضرة او عرض طله منك المدير :
أ*- تختار الإستراتيجية التي ترضي رؤسائك
ب*- تجتهد لجعل المحاضرة شيقة
ج- تختار المعلومات الدقيقة والموثقة
د- تحاول ان تبرز امام رؤسائك
26- فريق العمل يتكون من :
أ*- أعضاء متساوين في القدرات الفنية والعقلية
ب*- أعضاء يتصارعون مع فرق العمل الأخرى
ج- أعضاء يقدرون العمل الجماعي ويتفانون في سبيله
د- أعضاء من تخصص واحد مثل التسويق
27- وأنت تعمل كمدير لدائرة ما ، المقابلة الشخصية للمرشح ضرورية حتى:
أ*- يمكن معرفة هوايات الشخص
ب*- تستعرض مهاراتك وقدراتك أمام الموظفين
ج- تختار المرشح المناسب
د- تخفض الراتب المقترح من الكلية للمرشح وذلك للمحافظة على أموال الكلية
28- شؤون الموظفين باللغة الانجليزية تعني :
A- Food Services
B-personnel Department
C- Accounting Department
D- Housekeepingdepartment
29- أنت تعمل مدير وأردت ان تعقد اجتماعا فما الواجب عليك :
أ*- أن لاتقطع الاجتماع لأي طاري
ب*- أن ترد على الهاتف الجوال عند اتصال شخصية مهمة
ج- أن تسمح بدخول السكرتير بالقهوة والماء إكراما للضيف
د- أن تجلس على كرسي أفخم من الآخرين
30- عندما تكون مفاوضا ناجحا فأنت :
أ*- تحطم الآخرين وتفوز عليهم
ب*- تصل إلى ماتريد بأي ثمن
ج- تصل الى حل مرضي للجميع
د- لاتقبل الهزيمة أو التراجع
=============
هذي الاسئله من وحده اختبرت بالدمام إن شاء الله تستفيدو
وادعولي
------
نموذج أسئلة السكرتاريه جامعة الفيصل الدمام الخميس 30 ذي الحجة 1430
الأسئلة
السؤال الأول صح أو خطأ
كلها عن السكرتارية
1.مواصفات السكرتيرة الشخصية حسنة المظهر،سريعة البديهة،...
2.السكرتيرة الإدارية تستقبل المراجعين وتوجههم للأقسام الطبية و...
3......
4.....
5.الحاجب هو الذي يقوم بالأعمال الأدارية سابقاً في عصر ....
الثاني تعاريف لأنواع السكرتارية مع ذكر مكان العمل لكل نوع
وهي
:
السكرتارية التنفيدية
السكرتارية الطبية
السكرتارية القانونية
السكرتارية العامة
السكرتارية الصحفية
الثالث:أذكري 5 صفات شخصية للسكرتيرة؟
الرابع:فراغات فقرتين
1.من هم أولي العزم من الرسل؟ 5فراغات
2. من هم من الأنبياء والرسل الذين رفعهم الله ومازالوا إلى الآن؟ 2 فراغين
الخامس أختاري:إذا بعث رئيسك أمامك فاكس سري إلى عنوان خاطيء
:
1.توبخيه
2.ماتوقلين له حتى يتعلم من أخطائه
3.تاخديه وترسليه بعد إعلامه أنه تم إرساله للعنوان الخاطيء
السادس مجموعة مهام للسكرتيرة تقومي بترتيبها حسب الأولوية
:
إذا إتصل بك رئيسك يوم الجمعة وطلب منك المهام التالية
1.إلغاء إجتماع
2.حجز في متنجع يوم الخميس المقبل
3.تحضير لمحضر الإجتماع يوم السبت
4.إخبارالأشخاص للحضور للإجتماع
5.تأكيد حجز لرحلة الثلاثاء
20-03-2010, 10:18 PM
دعواتــــــــــــــــــــــــي لـــــــــــــــــكــــــــــــــــن بـــــــــــالـــتــــوفـــــــــــــيــــــــــــ ـــق
العرض العادي
