هلا ..يارب تساهيل..صباح الخير
على وظيفتك العدد 26
اما على الاسئلة والله مااعرف انا ابغى من يقولي. شوفي النوم طاير مني و مواصلة من امس ادور
انا الوظيفة مشرفة اسكان ماقد مرت علي.. الله يعين

يا شباب بالله فكونا من الوسوسة و توكلوا على الله

السلام عليكم أنا قبل نئ قبول مبدئي أبغى اسأل عن طباعة النموذج حق القبول لازم يكون ملون طابع تي سوداء

مهام مسجلة الطلبة

• عملية القبول للطلاب والطالبات الراغبين في الالتحاق بالجامعة.

• عملية التسجيل لجداول الطلاب والطالبات مع بداية كل فصل دراسي وتشمل اعتماد الجداول الآلية من قبل المسجلين والمسجلات أو حذف بعض المقررات أو إضافة مقررات أخرى أو تغيير الشعب المتعارضة في التوقيت مع مقررات أخرى.
• إعداد الجداول الدراسية مع مراعاة محتوياتها .
• حل مشاكل الطلاب الدراسية من خلال اللجنة الدائمة للقبول والتسجيل.
• تغيير تخصصات الطلاب في حال توفر الشروط اللازمة.
• متابعة كل ما يتعلق بالطالب من حيث التحويل من وإلى جامعات أو كليات أخرى أو تأجيل وحذف الفصل الدراسي أو غيره وذلك بالتعاون مع الجهات المعنية ذات العلاقة0
• حفظ ملفات جميع الطلاب والطالبات منذ بدء القبول حتى التخرج إضافة إلى جميع الوثائق المستجدة على ملفات الطلاب والطالبات.
• الإشراف على الرصد الآلي لنتائج الطلاب والطالبات النهائية لكل فصل دراسي.
• إصدار البطاقات الجامعية للطلاب والطالبات.
• إصدار وثائق التخرج لطلاب وطالبات الجامعة.
• إضافة إلى العديد من المهام الأخرى التي تقوم العمادة بتقديمها للطلاب والطالبات بجامعة طيبة والتي تتلخص في أن العمادة هي المتابع الأول والأخير للطالب والطالبة من بداية عملية القبول حتى تسليم وثائق التخرج.
• الإشراف على اختبارات المركز الوطني للقياس والتقويم داخل الجامعة.
• تزويد إدارة الجامعة وجميع الكليات والوزارات والإدارات الخارجية بجميع مايطلب من إحصائيا

ملاحظة انا اجمع من النت الاسئلة وحطة للفائدة ..........

عليكم التاكد ....

الخدمة الاجتماعية ودورها في المجال الجامعي:

الخدمة الاجتماعية تعنى بجميع الطالبات وتتناول حل المشكلات (الاجتماعية – الأسرية – الاقتصادية – السلوكية - النفسية) المحولة من قبل الهيئة التعليمية أو المقدمة مباشرة إلى مكتب الإشراف الاجتماعي حيث نساعد على حل هذه المشكلات وتذليل الصعوبات التي تواجه الطالبة.

مهام المشرفة الاجتماعية:

1 / تناول حل المشكلات ( الاجتماعية – الأسرية – الاقتصادية – السلوكية – النفسية ) المحولة من قبل الهيئة التعليمية أو المقدمة مباشرة إلى مكتب الإشراف الاجتماعي حيث نساعد على حل هذه المشكــــــلات وتذليل الصعوبات التي تواجه الطالبة.

2 / التعريف بدور المشرفة الاجتماعية في اللقاء التعريفي بالمسرح مع كل بداية فـصل دراسي جديد وتوزيع ( مطوية ) للطالبات يوضح مهام المشرفة الاجتماعية والخدمات التي يقدمها المكتب.

3 / تقديم الإعـانات للطالبات اللاتي يعانـين من ظروف مادية وفقاً لشروط عمادة شؤون الطلاب .

4 / تقديم السلـف للطالبات من قبل صندوق الطلاب يعبأ النموذج للطالبة من المشرفة الاجتماعية.

5 / توجـيه الطالبات حسب استفسارهن إلى مكتب شؤون الطالبات, الوحدة الصحية, العلاقات العامة, وتوضيح مهام هذه المكاتب.

6 / تقديم محاضرات إرشادية للطالبات تناقش مشكلاتهن المختلفة.

7 / متابعة دراسة حالات الطالبات وملاحـظة مدى تحسن أوضاعهن المختلفة لتحقيق التوافق النفسي والاجتماعي للطالبة.

8 / مساعدة الطالبات على استغلال أوقات الـفـراغ بـنـظام التشغيل, وهــو نظام يساعد الطالبة على شغل وقت فراغها بما يعود عليها بفائدة مــادية.

9 / عمل وتوزيع مطوية عن الخدمات التي يقدمها مكتب المشرفة الاجتماعية للطالبات.

10 / وجود سجل مواعيد للطالبات (الحالات) تدون فيه معلومات عن اسم الطالبة, الكلية, الرقم الجامعي, الموعد, رقم الجوال, لتنظيم سير المقابلات الفردية أو الجماعية.

11 / حل بعض المشكلات الأكاديمية المحولة من قبل الأستاذات.

12 / الاتصال المستمر مع شؤون الطالبات والوحدة الصحية والأقسام والعمل كفريق لتحقيق الأهداف المرجوة.

13 / ملاحظة بعض سلوكيات الطالبات المحتاجات لتعديل السلوك.

14 / وجود جلسات إرشادية للطالبات داخل مكتب المشرفة الاجتماعية تكون على هيئة مجموعات وتتضمن مواضيع مختلفة: الإرشاد الديني, الإرشاد العلاجي, الإرشاد المهني, الإرشاد الأسري, الإرشاد الاجتماعي, الإرشاد الزوجي.

15-***** علاقه جيد مع الطالبات ، وكسب ثقتهن .

16- مساعدة الطالبات في التغلب على الصعوبات التي تواجههن في دراستهن .

17- دراسة اوضاع الطالبات المتعثرات ، وتقديم الحلول العمليه التي تساعدهن .

18- تنفيذ الرساله العامه للجامعه ، وحث الطالبات على التقيد بالتعليمات .

19- دراسة السلوك الخاطئ الذي يصدر من البعض ومحاولة تقويمه .

20- حث الطالبات على الالتزام بتعاليم الاسلام السمحه مثل الصلاة والحجاب و و و و الخ .... .

21- التعاون مع امهات الطالبات ، وشرح وضع الطالبه ومحاولة تحسينه .

22- عمل الدراسات الاجتماعيه اللازمه ، للاستفاده من النتائج وتطبيقها .

للامانه انا ناقله المهام لكم بس حبيت افيد الاخوه والاخوات ومابي منكم الا دعوه في ظهر الغيب

وهذا للسكرتاريه
الصفات العلمية الواجب توفرها في السكرتير

1 التخصص
اكتساب التحصيل العلمي في مجال السكرتارية.
2 الثقافة
أ الإلمام بالأمور العامة والاجتماعية.
ب الإلمام باللوائح والنظم المعمول بها في محيط البلد التي يعمل بها.
3 اللغة
القدرة على التحدث والكتابة بلغة البلد التي يعمل فيها.
الصفات العملية الواجب توفرها في السكرتير
1 التنظيم
الإلمام بالنظم الإدارية.
2 العلاقات
القدرة والمرونة في تكوين العلاقات الشخصية والعملية.
3 اللوائح والتعليمات
الإلمام بالأنظمة والمعلومات التشريعية والإدارية المعمول بها.
أعمال السكرتير
الاستقبال، التنظيم، الحفظ، التنسيق، السفر، تدوين الملاحظات، استلام وتسليم البريد، الرد على المكالمات الهاتفية.
الاتصالات الهاتفية
أهمية الاتصالات الهاتفية:
1 السرعة في نقل المعلومات 2 السرعة في انجاز الاعمال 3 اعطاء المتكلم الفرصة لشرح وجهة نظره.
قواعد الاستخدام الأمثل لأجهزة الاتصال الهاتفي
1 مكان الجهاز على الناحية اليسرى من المكتب، 2 سماعة الهاتف في مكانها الصحيح على الجهاز 3 الاحتفاظ باحدث الادلة والنماذج الهاتفية، 4 المعرفة بكيفية اجراء المكالمات الداخلية والدولية 5 المعرفة بكيفية تدوين الرسالة الهاتفية، 6 عدم تشجيع الاصدقاء على الاتصال اثناء العمل ، 7 معرفة اماكن تواجد الرئيس.
آداب استخدام الهاتف عند طلب الاتصال بالغير
1 التأكد من صحة الرقم المطلوب 2 الايجاز في الحديث ، 3 إنهاء المكالمة بطريقة طبيعية 4 تعزيز الاتصال الهاتفي برسالة.
آداب استخدام الهاتف أثناء الحديث
1 التحدث بصورة مهذبة، 2 التحدث في السماعة بهدوء ، 3 الابتعاد عن الكلام المبالغ فيه ، 4 عدم الغضب أثناء الحديث ، 5 الإصغاء إلى المتكلم جداً ، 6 عدم تناول الطعام والشراب اثناء الحديث ، 7 الاعتذار عند اي تأخير ،8 إعادة السماعة بهدوء إلى مكانها الصحيح.
ملاحظة:
هناك قواعد اخرى خاصة عند الانشغال بمكالمتين في وقت واحد ومن الذي ينهي المكالمة أولاً المتصل ام المستقبل وكيفية معالجة المكالمة الطويلة,,, الخ.
دور السكرتير في إعداد الرحلة للرئيس
1 الاستعلام عن وسيلة السفر المفضلة، 2 الاستفسار عن موعد السفروالعودة وإجراء الحجز، 3 الاتصال بالفندق لحجز مكان المبيت، 4 إعداد جدول خط سير الرحلة، 5 اعداد المعلومات والبيانات اللازمة للرئيس، 6 الاتصال بالاشخاص والفئات الذين سيتعامل معهم الرئيس، 7 إعداد الترتيبات المالية اللازمة، 8 تأجيل/ إلغاء أي مواعيد مجدولة نظراً للسفر، 9 إعداد ملف كامل للرحلة.
أعمال السكرتير أثناء غياب الرئيس
1 التصرف في المسائل الروتينية، 2 إعداد قائمة باسماء الزوار والمراجعين، 3 اعداد بيان بالمكالمات الهاتفية الواردة اثناء غياب الرئيس، 4الاتصال بالرئيس من وقت لآخر لإعلامه بالاحداث الهامة، 5 إعداد ملفين لاطلاع الرئيس عليهما فور عودته من السفر.
ا ملف للمواضيع التي تم البت فيها.
ب ملف المواضيع المؤجلة
السكرتير بعد عودة الرئيس
1 عرض الملفين السابقين ، 2 مساعدة الرئيس في اعداد تقرير الرحلة، 3 إعداد رسائل شكر لمن ساهم في انجاح الرحلة.
تنظيم مقابلات الزوار
1 السماح بالمقابلات الضرورية ، 2 المقابلات بمواعيد محددة مسبقاً، 3 عناية السكرتير بمكتبه وتجهيزه لراحة الزوار ، 4 عدم الاعتماد على الذاكرة في تحديد المواعيد، 5 استقبال الزائرقبل السماح له بمقابلة الرئيس، 6 مراجعة مفكرة الرئيس يومياً، 7 إعداد سجل للرئيس بمواعيده ومقابلاته، 8 ضرورة إبلاغ الرئيس قبل دخول الزائر ، 9 معرفة اماكن تواجد الرئيس باستمرار لتذكيره بالمواعيد.
المهارات المكتبية للسكرتير
1 فتح البريد، 2 كتابة المراسلات، 3 متابعة المراسلات الصادرة والواردة، 4 التخلص من الأوراق الزائدة، 5 استخدام آلة التصوير.
أولا: فتح البريد:
عندما تعمل مع البريد الوارد اتبع الخطوات التالية:
1 تأكد من وجود عنوان المرسل على الخطاب، 2 افتح البريد فور وصوله ، 3 افرغ المحتويات وتأكد من ان المظروف قد اصبح خالياً تماماً، 4 تأكد من وجود كل المحتويات المذكورة في الرسالة داخل المظروف، 5 اكتب تاريخ الاستلام على المراسلات الواردة، 6 وزع البريد على من يهمه الأمر.
ثانياً: كتابة المراسلات
يجب ان تكون مستعداً دائماً لتأدية مهمتك باحتراف:
1 جهز أوراقا لإعداد المراسلات، 2 يفضل أن تضع الاوراق فوق المكتب دائماً، 3 يكون بجوار الأوراق أقلام للكتابة، 4 احتفظ بنسخ من المراسلات السابقة، 5 يوجد في برنامج (ميكروسفت وورد) نماذج للمراسلات العربية والإنجليزية.
ثالثاً: متابعة المراسلات الصادرة والواردة
لاينبغي ان نلقي باللوم على الطرف الآخر لأنه لم يرد فقد تكون له اسبابه فإذا قلنا: مازلنا بانتظار ردكم فكأننا نقول للعميل أنت مخطىء فقط,, علينا أن نعرف القارىء ان هذه هي رسالتنا الثانية دون إصدار حكم مسبق.
ليس من الضروري إرفاق صورة الرسالة الأولى مع الثانية فمن السهل إرسالها بهدف توفير الوقت.
يفضل مخاطبة القارىء برسالة جديدة من مدخل جيد.
يستحسن تحديد موعد قاطع ونهائي لتلقي الرد مع شرح اسباب هذا الموعد ومبرراته فالتاريخ المحدد يحفز المتلقي بسرعة.
رابعاً: التخلص من الأوراق الزائدة
خصص ملفاً للأوراق الواردة، ويكون في الدرج القريب للمكتب لأن الحافظة التقليدية للأوراق بمثابة ملف نشط ثبت فضله.
حدد الأولويات بتخصيص ملف للأوراق ذات الأهمية القصوى والتي يجب أن تقوم بها يومياً, وتخصيص ملف آخر للأوراق التي يمكن تأجيلها.
حدد ملفاً خاصاً للمشاريع المنتهية,.
هناك نوع رابع من الملفات للأوراق التي قد تحتاج إلى متابعة مثل الدراسات التي انتهيت منها وفي الانتظار موافقة او توقيع مديرك عليها.
أزل من على مكتبك أي أدوات مكتبية زائدة .
خامساً: استخدام آلة تصوير المستندات
توفير آلة التصوير للمستندات وحسن استخدامها من الأولويات الضرورية التي تعكس مهارات السكرتارية الناجحة.
1 الألمام بمميزات آلة التصوير يساعد على استخدامها الاستخدام الامثل والقصوى في التصوير.
2 الإلمام بكفاءة وقدرة آلة التصوير يمكن الاستيعاب لحجم وامكانية الكيفية القصوى في تصوير المستندات.
3 المعرفة السطحية لعملية صيانة الآلة ضرورية في كسب الوقت وتوفير المال.
تلخيص المقالات
التعريف: هي عملية إظهار المقالات بصورة متميزة بأقل عدد من الكلمات مع عدم الإخلال بالمعنى الحقيقي للمقال.
أهمية تلخيص المقالات:
1 توفير وقت القارىء، 2 تمكين الرئيس من التفرغ لمهامه الأخرى، 3 إكساب الشخص القدرة على فهم المعاني بسرعة.
الهدف من التلخيص: 1 وضع المعاني والأفكار في كلمات قليلة ومختصرة، 2 إعطاء فكرة واضحة عن موضوع المقال، 3 تجنب التكرار في الألفاظ والدقة في العبارات.
طرق التلخيص : تتم عملية تلخيص المعاني والأفكار في كلمات قليلة ومختصرة
1 التلخيص بالاختيار: وهو اخذ ماله أهمية، 2 التلخيص بالتركيز: وهو ترك ما ليس له أهمية.
الطريقة العلمية للتلخيص
1 جمع البيانات.
2 تصنيف البيانات والمعلومات، 3 الربط بين المعلومات، 4 وضع خطوط بالقلم الرصاص تحت الافكار والجمل الرئيسية, 5 حذف كل ما يدل عن الفكرة الرئيسية، 6 إعطاء معنى لهذه المعلومات يدل على مضمونها، 7 تحليل النتائج، 8 توزيع الموضوع الى فصول وابواب ، 9 كتابة الأجزاء المختارة من جديد بربط متناسق في جمل صحيحة، 10 كتابة المرجع هذا المختصر.
المبادئ الأساسية
1 عزز وحافظ على الاحترام.
2 أنصت وتجاوب مع المشاعر.
3 اطلب المساعدة لحل المشاكل