السلام عليكم ورحمة اللهـ وبركاتهـ

وجدت في إحدى المنتديات التعليمية موضوع عن مهام المساعد الاداري في المدارس

واعتقد أن الموضوع من مجهوده الخاص

وأحب أشكرهـ على جهدهـ الرائع

وحبيت أنقل الموضوع وأفيد الجميع

اقرأ الموضوع كاملاً ، واعرف مهام وظيفتكـ

لا أريد غير دعوة صالحهـ

_________________________________

مهام وواجبات المساعد الاداري
معالجة المكالمات الهاتفية:

• الاستخدام الأمثل لأجهزة الاتصال الهاتفي
• امتلاك مقومات الشخصية الهاتفية
• امتلاك سلوكيات الاتصال الهاتفي
• معالجة المكالمات الهاتفية الواردة
• معالجة المكالمات الهاتفية الصادرة

• استقبال الزوار وتنظيم المواعيد:
  • القواعد الواجب مراعاتها في تنظيم المقابلات
  • أنــواع الزوار
  • تنظيم وجدولة المواعيد الكترونيا

• تنظيم الاجتماعات
  • دور المساعد الاداري قبل عقد الاجتماع
  • دور المساعد الاداري أثناء الاجتماع
  • دور المساعد الاداري بعد الاجتماع
  • تقنيات تنظيم الاجـتماعـات
  • جدولة الاجتماعات وإشعار المشاركين

• الاتصالات الإدارية:
  • الأسلوب التنظيمي
  • إجراءات المعاملات الواردة
  • إجراءات المعاملات الصادرة
  • متابعة المعاملات الواردة

• إجراءات حفظ الوثائق والأرشفة
  • التصنيف
  • الترميز
  • الفهرسة الالكترونية
  • المسح الضوئي
  • حفظ الوثائق الكترونيا

• إعداد المراسلات الكتابية
  • الرسالة الداخلية
  • الرسالة الخارجية
  • إعداد التقارير

اهمية المساعد الإداري:

- اعفاء المديرين من شغل اوقاتهم بالتفكير في ادوات انجاز العمل الاداري والتفرغ للعمل نفسه.
- تقديم الاعمال المختلفة بأسلوب متخصص
- السرعة في انجاز الأعمال
- شعور المدراء بالثقة والرضا والقوة في اتخاذ القرارات
- الإمداد بالبيانات والمعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات

الوصف الوظيفي لوظيفة مدير مساعد {المدرسة}

المدير المساعد هو الساعد الأيمن لمدير المدرسة ووظيفته تختص بتنظيم كافة الشئون الإدارية والفنية داخل أسوار المدرسة من خلال اللوائح والنظم والقوانين الصادرة من قبل وزارة التربية والتي تم إقرارها وفق إطار الأهداف العامة للتربية والأهداف التربوية الخاصة لكل مرحلة تعليمية

مواصفات المدير المساعد الشخصية والإدارية والفنية
لابد أن يتحلى المدير المساعد ببعض الصفات الشخصية والإدارية والفنية التي تؤهله للنجــاح في منصبة ، فلابد من أن يكون قيـــادي ذو مشاعر إنسانيـــة قائمة على الحب والمودة والاحترام تجاه الآخرين ، قـدوة حسنة في التزامه بمواعيده وفي مظهرة وسلوكياته قادراً على التجديد والابتكار في محيط عملة وخارج نطاق عمله ، لدية القدرة على اتخــاذ قرارات صحيحة بنـــاء على معلومات وبيانات حقيقيــة واقعية يمكن تحليلها والاستدلال منها لا ينتظر اكتشاف الأخطاء في نهايـــة العمل بل يعتمد على الرقابة منــذ بدء العمل ومحاولة تجنب الوقوع في الخطأ 0حريص على الجلوس مع مرءوسيه لمعرفـة طموحاتهم ومشاكلهم مع قادراً على أن يفرق بين الحزم المطلوب والغلظة أو الشدة المذمومة ، قادراً على الاحتفاظ بهدوء أعصابه في أصعب الظروف حتى يمكنه ذلك من التفكيـــر السليم ، قـــادراً على إدارة وقتــه بنجاح من خلال ترتيب الأعمال وفقاً لأهميتها وأولويتها حريص على تنمية الإبداع وتبني الأفكار البناءة التي تــرد من العاملين معه ، ويؤمن بأن المستفيد الأول من وجود موظف أذكــى منه هو نفســه لأنه منافس حقيقي يجعلـه أكثر ذكاءً.


أ- المواصفات الشخصية :

1- الذكاء وسرعة البديهه
2- شكل مقبول من حيث المظهر العام
3- القدرة على توفير بيئة تخلق ثقة متبادلة بينه وبين موظفيه مع منحهم الصلاحيات الكافية وحفزهم على تحمل المزيد من المسئوليات في العمل
4- شخصية قوية
5- حسن الإنصات للآخرين : من مهارات المدير المساعد الناجح قدرته على الاستماع الجيد للآخرين
6- الانضباط العاطفي بحيث يتحكم بعواطفه عند أخذ القرارات
7- أن تكون لديه القدرة على التعبير
8- أن يكون مرجع سليم لكافة العلوم
9- لديه فهم اجتماعي جيد ، ولدية القدرة على توطيد العلاقات الاجتماعية الرسمية وغير الرسمية0
10- دماثة الخلق والقدرة على التأثير على الآخرين بسلوك رزين
11- حسن التصرف في المواقف الطارئة و السرعة في اختيار البدائل المناسبة
12- قدرة جيدة على تمثيل المدرسة على المستويين الإداري والاجتماعي
13- الثقة بالنفس ، والعمل باستمرار على بث الثقة في نفوس موظفيه حيث أن للثقة المتبادلة بين الموظف والمسئول الأثــر الكبير في تخطي ظاهرة الخوف من تحمل المسئولية
14-الحزم .
15-المقدرة على الإقناع والتأثير
16-المقدرة على التنسيق وخلق الوحدة وتحقيق الترابط داخل التنظيم
17-الحكم الصائب على الأمور
18- الأمانة والاستقامة والعدالة والنضج العاطفي والعقلي
19-وجود الدافع الذاتي للعمل والإنجاز
20- حب العمل والإلمام بجوانبه ونشاطاته

ب-المواصفات الإدارية :

1-القدرة على التخطيط ، التنظيم و الرقابة

أ*- التخطيط :

ونعني به تلك العملية التي تتضمن وضع مجموعة من الافتراضات حول الوضع في المستقبل ، ثم وضع خطة تبين الأهداف المطلوب الوصول إليها خلال فترة محدودة، والإمكانات الواجب توافـــرها لتحقيق هــذه الأهداف، وكيفية استخدام هذه الإمكانات بالكفاءة والفعالية المطلوبة.

ب ـ التنظيم:

وإذا كانت وظيفــة التخطيــط تتمثـــل فــي التعـريف بالأهــداف وتحديــدها ، فـــإن وظيفة التنظيم تتعلــق بتحديـــد النشاطات اللازمة لتحقيق الأهداف المخططة ، وتجميع هذه النشاطـات في إطار أو هيكــل متعاون يضمهــا ، ثـــم إسناد هذه النشاطات إلى وظائف محددة يتولاها أشخاص قادرون على الاتصال ببعضهم ويرغبــون في المساهمـة بالعمل لتحقيق الأهـــداف المشتركة والمحـــددة ، فالتنظيم هو الوسيلـــة إلى توزيـع الأعمـــال وتــــدرج السلطات وتنسيــق الاتصالات في الاتجاهات كافة، وهنا لابد للمدير المساعد أن يكون قادرا على التنظيم العـــام للمدرســة من حيث الأهداف وارتباطها بأهداف المجتمع الكبير

ج ـ الرقابة:

تعتبر الرقابــة أحد أهــم الوظائف الإدارية الرئيسة للمدير المساعد ، وعـــن طريقها تتحقـــق القيــادة مما إذا كانت العملية الإدارية قد حققت أهدافها بأعلى قدر من الكفاية وبأقــل جهـــد وتكلفـــة وفي أقصر وقت ، وذلك في ضوء مفهومها الجديد الذي ينصرف إلى الرقابة الإيجابية البنـــاءة. ، وذلك أن الهدف الأساسي من الرقابة هو التأكد من أن الأعمال تسير في اتجاه الأهداف بصورة مرضية
2-تحديد علاقة المدرسة بالوزارة والإدارات التعليمية والمؤسسات الأخرى والقـــدرة على إيصال مفهوم رسالته بوضوح لهذه الجهات
3-الإلمام بدور وواجبات ومسئوليات المدير المساعد بالإضافة لإلمامه بدور مدير المدرسة
4-القدرة على مواجهة المشكلات المدرسية اليومية التي تنشأ من خلال العمل منها ما يتعلق بالمعلمين
والعاملين ومنها ما يتعلق بالتلاميذ وآبائهم
5-الإلمام بدور رؤساء الأقسام
6-معرفة دور وواجبات وحقوق المعلمين ، التلاميذ وأولياء الأمور
7-الانضباط الإداري
8-السرعة في اتخاذ القرار التربوي السليم
9-التريث في إصدار الأحكام الخاصة
ج- المواصفات الفنية :
1- أن يكون إلمامه غزيرا في اختصاصه
2- أن يهوى القراءة والاطلاع
3- أن يواكب التقدم التربوي والعلمي
4- أن يكون ملما بطيعة عمل الأقسام العلمية وبطبيعة عمل المعلمين فنياًّ
5- أن يحترم اختصاص كل رئيس قسم ، وكل معلم وأن يكون على استعداد للدفاع عن العاملين معه

مسئوليات المدير المساعد الإدارية

1- المشاركة في أعمال مجلس إدارة المدرسة.
2- رئاسة مجلس الإشراف الإداري .
3- الأشراف على تنظيم لقاء الصباح ومتابعة وجود المعلمين ومشرفي الأجنحة 0
4- متابعة توقيعات حضور العاملين بالمدرسة وانصرافهم .
5- متابعة تأخر الطالبات عن لقاء الصباح والمشاركة في حل مشكلات الغياب بالتشاور
مع مشرفي الأجنحة والاختصاصي الاجتماعي .
6- متابعة أعمال الصيانة وأمور الصندوق المالي ، وإجراء الاتصالات اللازمة
7- متابعة أداء شركات الخدمات الحراسة والنظافة وإبلاغ المنطقة التعليمية بالمخالفات
8- الإشراف على زيارات الطالبات العلمية وترتيب المواصلات اللازمة لها.
9- متابعة جماعة التعاون المدرسي .
10- تسجيل غياب العاملين والإجازات المرضية والعرضية في بطاقة مفردة واطلاع مدير
المدرسة عليها حين ينتهي الرصيد.
11- متابعة حراس المدرسة، وغيرهم من المستخدمين في تأدية عملهم
12- متابعه النواحي الصحية وأعمال النظافة في المدرسة
13- الإطلاع على البريد الرسمي والمراسلات بين المدارس والجهات المسئولة
14- تنظيم المناوبات ، ومتابعة السجل الخاص بذلك
15- تنظيم المناوبة اليومية في بداية الدوام وأثناء الفرص .
16- متابعة الإحصائيات المتعلقة بالكثافة الطلابية وميزانية المدرسة (طلاب /فصول مدرسين).
17- مساعده مدير المدرسة في توثيق الصلة بأولياء الأمور .
18- إسهامها وايجابيتها في مجلس أولياء الأمور والمعلمين والعمل مع المدير لإنجاحه.
19- متابعة نشاط القسم الإداري وسجلاتهم واستمارات الغياب وعقد اجتماعات دورية لهم .
20- متابعة سلامة أثاث المدرسة مع أمينة المخزن ومشرفي الأجنحة
21- متابعة سلامة أثاث المدرسة مع أمينة المخزن القسم الإداري
22- متابعة دخول المعلمات الفصول وخروجهن مع المشرفين وانتقال الطالبات من فصولهن
إلى أماكن أخرى كالمختبرات والمراسم وقاعة الموسيقى والورش .
23- القيام بأداء الأعمال المدرسية الأخرى التي يكلف بها من مديرة المدرسة.

مسئوليات المدير المساعد الفنية :

1- إعداد جدول المدرسة بعد وضع الخطة مع المديرة ورئيسات الأقسام والمشرفين الفنين .
2- توزيع الاحتياط بالتعاون مع رئيسات الأقسام والمشرفين الفنين.
3- إعداد جدول الامتحانات والإشراف على أعمال لجان النظام والمراقبة.
4- زيارة الفصول بصحبة المدير للتدريب على عمل مدير المدرسة ، حيث أن عمل المدير امتداد لعمل المدير المساعد مستقبلاَ.
5- الإطلاع على بعض دفاتر تحضير الدروس للمعلمين واعتمادها بالاتفاق مع مدير المدرسة.
6- دراسة لائحة الامتحانات ومتابعة تنفيذها والالتزام بها .
7- زيارة الأقسام العلمية وحضور جانب من اجتماعيها .
8- الإطلاع على كشوف وسجلات الدرجات .
9- متابعة أعمال رواد الفصول .
10-إبداء الرأي في تقارير الكفاءة للهيئة التعليمية والإدارية.
11-القيام بأداء الأعمال المدرسية الأخرى التي تكلف بها من مديرة المدرسة


الإجراءات التي يقوم بها المدير المساعد عند استلام العمل في مدرسة جديدة

في الأيام الأولى لتسلمك مهـــام عملـــك من الخطـــأ أن تعتقد أن الجميع سيرحبون بقدومك
ومن الأخطاء الشائعة للمديرين المساعدين الجدد محاولة إحداث تغييرات سريعــة واتخاذ قرارات عاجلة فور توليهم الإدارة دون أن تكون لديهم رؤية كاملة لأوضاع المؤسسة

لذا لابد من إتباع الخطوات التالية عند بداية توليك لمنصبك :

1. التعرف على العاملين بالمدرسة .
2. التعرف على إمكانيات ومرافق المدرسة من واقع الميزانية المخصصة من قبل المنطقة.
3. عمل تقييم أولي للبيئة المدرسية ووضع الملاحظات مع وضع حلول أوليه .
4. إعداد نشرات بتوزيع لجان العمل وتعميمها علي جميع العاملين
5. الاجتماع مع الهيئة الإدارية وتوضيح مهام عملهن ، وتوزيع المهام بعدالة على جميع أعضاء الهيئة الإدارية .
6. التنسيق مع مدير المدرسة للاطلاع على ما سيتم إنجازه وتدقيقه قبل التنفيذ لاعتماده .
7. تجهيز ملفات وسجلات المدير المساعد .
8. توزيع الإجراءات على العاملين .
9. إعداد الخطة السنوية والفصلية والشهرية .
10.عقد الاجتماع الافتتاحي \" أو ما يطلق علية الاجتماع الأسري العام لجميع العاملين بالمدرسة \" بالتعاون مع مديـــر المدرسة ، ويشتمل هـــذا الاجتماع على كافــة إجـــراءات العمــل في بدايــة العام الدراسي وطوال العام
11.متابعة أعمال صيانة المبنى المدرسي
12. متابعة وصول الكتب الدراسية ترتيبها وتجهيزها تمهيدا لتوزيعها على الطلبة



في أمان اللهـ