11-01-2013, 07:57 AM
|
 |
إداري سابق
|
|
تاريخ التسجيل: Nov 2009
الدولة: عايش بقلب أبوي وأمي
المشاركات: 28,623
معدل تقييم المستوى: 21474924
|
|
مسئوليات الكاتبة :
1. تنظيم سجل قيد الصادر و الملفات التابعة له و حفظ صور المعاملات و الخطابات الصادرة مع مطابقتها لدفتر تسليم المعاملات
2. تنظيم سجل قيد الوارد و الملفات التابعة له لحفظ التعاميم الواردة حسب جهة الورود .
3. تبليغ النشرات و التعاميم للموظفات في حينها مع أخذ التوقيع بالعلم بعد شرح مديرة المدرسة .
4. الرد على المكاتبات الواردة في أوقاتها المحددة .
5. أعداد سجل قيد الطالبات بمساعدة المراقبات.
6. تحمل مسئولية كل ما يسند إليها من أعمال إشرافية .
السجلات و الملفات المسئولة عنها الكاتبة :
1. سجل قيد الصادر و الملفات التابعة له .
2. سجل قيد الوارد و الملفات التابعة له .
3. سجل تسليم المعاملات البريدية .
4. سجل قيد الطالبات .
كيفية تنظيم قيد الصادر :
1. ضرورة بدء تسلسل جديد مع بداية كل عام هجري
2. إعطاء الخطاب الصادر رقما و هو الرقم المتسلسل في سجل الصادر و تقسيم المدرسة .
3. ضرورة تاريخ الخطاب الصادر .
4. تحرير الخطابات الخاصة بمكتب المدير باسم : سعادة مدير عام تعليم البنات بمكة المكرمة .
5. تحرير جميع الخطابات الصادرة إلى الوحدة أو الإدارة أو القسم أو الشعبة مباشرة و ذلك حسب توزيع المهيكل التنظيمي .
6. تحرير الخطابات من أصل و صورة يرفع الأصل و تحفظ الصورة في الملفات حسب الأقسام .
ملاحظات هامة في سجل قيد الصادر :
· رقم الصادر : و يقصد به الرقم المتسلسل الذي يبدأ ببداية العم الهجري
· التاريخ : و يقصد به تاريخ إعداد الخطا
· الجهة الصادرة إليها : و يقصد بها اسم القسم المرسل له الخطاب
· الموضوع : و يقصد به مضمون الخطاب
· المشفوعات : و يقصد به عدد المرفقات عدا الخطاب الأصلي
· الجواب الوارد :المقصود به الخطاب الذي يأتي ردا على الخطاب الصادر من المدرسة علما بأنه يوجد بعض السجلات ملغيا منها حقل "الجواب الوارد" و بدلا منه حقل الأوراق الأصلية المبينة عليها المخابرة و يقصد بها رقم و تاريخ أصل التعميم أو الخطاب حيث نلاحظ أن بعض التعاميم يكون أصلها وارد من معالي وزير التربية و التعليم .
كيفية تنظيم قيد الوارد :
1. ضرورة بدء تسلسل جديد مع بداية كل عام هجري .
2. ضرورة التأكد عند استلام أي تعميم أو خطاب و مطابقته مع البيان المرسل
3. إعطاء الخطاب أو التعميم الوارد رقما و تاريخا و تسجيله في الركن الأعلى الأيمن من الخطاب.
4. الخطابات المكررة الورود لا تدون في الوارد حتى إذا وردت بشكل رسمي .
5. الخطابات المناولة إ1ا كانت صادرة برقم و تاريخ تسجل كوارد
6. تسليم المدرسة جميع الخطابات و التعاميم الواردة للمدرسة للشرح عليها .
7. تبليغ النشرات و التعاميم للموظفات في حينها مع أخذ التوقيع بالعلم حسب ما جاء في النشرة أو التعميم .
8. المتابعة المستمرة من قبل الكاتبة للرد على المعاملات في حينها .
ملاحظة هامة على سجل قيد الوارد :
رقم الوارد و يقصد به الرقم المتسلسل الذي أعطي للخطاب أو التعميم حال وصوله.
تاريخه و يقصد به تاريخ ورود الخطاب أو التعميم لإدارة المدرسة .
رقم الخطاب الوارد و يقصد به رقم الخطاب أو التعميم من الجهة أو القسم المرسل منه.
تاريخه و يقصد به تاريخ الخطاب أو التعميم المسجل من الجهة أو القسم المرسل منه .
المشفوعات و يقصد به عدد المرفقات أو اللفة المربوط ما عدا الخطاب الأصلي
الجهة الواردة منها و يقصد بها اسم القسم المرسل.
الموضوع و يسجل به مضمون الخطاب الوارد و في حال ورود أي خطاب أو تميم بدون تحديد المضمون يحدد ذلك من قبل الكاتبة و يسجل بقلم مغاير على نقس التعميم أو الخطاب
التسديد أو الجواب المرسل
و يقصد به رقم و تاريخ الخطاب الذي تصدره المدرسة ردا على خطاب أو تعميم وارد من أحد الأقسام مطلوب فيه رد معين
مثال ذلك : خطاب وارد من إدارة شئون الطالبات مطلوب فيه إرسال بيانات بعدد الطالبات المستجدات و جنسياتهم و بالتالي تعد المدرسة بيانا بالمطلوب و تحرر خطابا لرفع هذا البيان و يكون له رقم و تاريخ و يتم تسجيله في سجل الصادر و من ثم تأخذ نقس هذا الرقم و التاريخ و تسجله في حقل التسديد على التعميم أو الخطاب في سجل الوارد و أيضا يسجل نفس رقم و تاريخ التسديد على التعميم أو الخطاب الذي بنى عليه خطاب التسديد و يشترط في خطابات التسديد أن تكونت مبينة
· الملاحظات
و يستفاد من هذا الحقل في تسجيل اسم الملف الذي تحفظ به المعاملة و رقم فهرسة المعاملة في داخل الملف و يفضل كتابة اسم الملف صريحا لسهولة الرجوع إليه من أي ب و تحريره
|
بليييييييييز الكل يدخل محتاجه لمساعدتكم
العرض العادي
