مطلوب سكرتيرة تنفيذية في ( الخبر )

ديرة العز · #1 (**permalink**) 11-05-2013, 12:01 PM

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
مطلوب سكرتيرة تنفيذية في المنطقة الشرقية (الخبر)

المسمى الوظيفي:

سكرتيرة تنفيذية.

الهدف العام من الوظيفة:

تقدم الدعم الإداري للمدير وتشمل واجبات الأعمال الكتابية العامة وأعمال الاستقبال والأعمال ذات الصلة بالمشروعات كما تقدم الصورة المهنية اللائقة للمجموعة من خلال المحادثات التليفونية والمباشرة.

وصف المسئوليات والمهام:

الإشراف على أعمال السكرتاريا في الدائرة.
استقبال وطلب المكالمات الهاتفية وتحويلها وتنظيم مواعيد المدير واجتماعات اللجان والتحضير لها وتأمين وصول دعواتها.
متابعة البريد الوارد والصادر وأية إجراءات تمت بشأنه.
تأمين نشر التعليمات والمعلومات الضرورية لأعمال الدائرة وطباعة الوثائق السرية.
تحرير المذكرات الدورية الخاصة بالشؤون الداخلية والخارجية للإدارة وعرضها على المدير للتوقيع وتعميمها على المعنيين.
التحضير للاجتماعات واللقاءات وحضور هذه الاجتماعات واللقاءات وتحرير المحاضر والرسائل اللازمة لها وحسب طلب المدير.
إعداد المراسلات والتقارير والمواد الخاصة بالنشر والعروض التقديمية.
تعد التجهيزات اللازمة لرحلات المدير.
تعد التجهيزات وأماكن الإقامة لزوار المكتب.
تحدث أجندة أعمال المدير.
تعد وتحدث تقرير نفقات المدير.
تؤكد الأعمال الكتابية العامة التي تشمل النسخ وأعمال الملفات والتعامل مع الفاكس ورسائل البريد.
تحدث نظام الملفات الآلي والورقي.
القيام بأي مهام يكلف بها ضمن الاختصاص.