وظيفة سكرتير تنفيذي - الرياض - رجال

شركة تاج · #1 (**permalink**) 07-12-2014, 02:55 PM

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

الوظيفة المتوفرة / سكرتير تنفيذي

المهارات:

• يجيد اللغة الانجليزية كحد ادنى بطلاقة تحدث وقراءة وكتابة

• التعامل مع أجهزة الحاسب الألى المكتبية و المحمولة وأجهزة الاتصالات الحديثة باحتراف

• التعامل مع مجموعة برامج (MS Office) باحتراف و بسرعة كتابة لا تقل عن 40 كلمة/دقيقة

• التعامل مع الانظمة المتنوعة لإدارة البريد الالكتروني ومنظم المواعيد باحتراف

• القدرة على الاتصال الفعال وإدارة اعمال متنوعة في نفس الوقت

التوصيف الوظيفي
تنفيذ الخطط و التعليمات و تنظيم و إدارة الشئون الخاصة بمكتب الإدارة العليا ومساعدة المدير التنفيذى ونائب الرئيس فى الأعمال الروتينية و التأكد من تطبيق النظام المعتمد بمكتب الإدارة العليا
المهام والمسئوليات
• إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهرى الخاص بالمدير العام و المدير التنفيذى
• إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المدير العام و المدير التنفيذى
• المحافظة على المظهر العام لمكتب الإدارة العليا من حيث النظافة و الترتيب
• تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالإدارة العليا
• حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها
• إستلام و توجيه البريد و الفاكس الوارد باسم الإدارة العليا و عرضه على المختص و فهرسة هذه المستندات
• إستلام و توجيه و إرسال رسائل البريد الإليكترونى الخاصة بالإدارة العليا و فهرسة هذه الرسائل
• تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب الإدارة العليا و فهرسة الفاكسات الصادرة
• كتابة محاضر جميع الإجتماعات و الجلسات و التى يكون المدير العام أو المدير التنفيذى طرفاً فيها
• التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الإجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل الوثائق و المستندات التى تخص موضوع الإجتماع
• مساعدة الإدارة العليا فى جميع الأعمال غير المدرجة فى هذا التوصيف بناءاً على طلب شخصى
• إستقبال و إجراء الإتصالات التليفونية الخاصة بمكتب الإدارة العليا و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين
• تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على المدير العام أو المدير التنفيذى و متابعة قرار المدير العام أو المدير التنفيذى بشأنها
• و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها
• التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل باستمرار و طلب مسئولى الصيانة من داخل الشركة و من خارجها و متابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب الإدارة العليا
• التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية للإدارة العليا و أفراد العمل بمكتب الإدارة العليا
• توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات التى يدعو لعقدها المدير العام أو المدير التنفيذى و تسجيل ذلك على النماذج الخاصة
• حجز تذاكر السفر و الفنادق و بطاقات دخول المعارض الخاصة بالإدارة العليا و تنظيم رحلات العمل
• تعليم و توجيه أفراد السكرتارية المساعدين و الارتقاء بمستواهم الوظيفى بما يؤهلهم لتحمل المسئولية بعد ترقيته و تقديم تقارير تقييم الأداء الخاصة بهم
• كتابة تقرير أسبوعى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب و رفعه لمدير المكتب

الشروط :

سعودي الجنسية

خبرة في مجال الوظيفة

لبق وحسن المظهر

المميزات :

دوام من 8:30 الى 5:30

تامين صحي

رواتب مغرية

لارسال السيرة الذاتية

hr@taj.sa