السلام عليكم
اخواني المحترمين اخواتي الفاضلات بصفتي صاحب مؤسسة ومن عشاق التعليم الذاتي أريد ان أشارككم شيء مما تعلمته عسى ان يساعدكم في حسن ادارة مشاريعكم والتخطيط لها.. اتحدث هنا عن التخطيط التشغيلي والذي يعرف باسم SWOT.

التخطيط التشغيلي لمنظمتك او مؤسستك هو تخطيط قصير الأمد يدوم سنة واحدة ويجب أن تقوم به كل سنة لتراقب شركتك وهو لا يعوض التخطيط الاستراتيجي الذي هو اعمق وأدق ويشمل سنوات كثيرة أقلها 5 سنوات.. يعني يكون تخطيط على 5 سنوات قادمة او 10 او عشرين والدول تخطط على 20 سنة واكثر الى الأمام.
الآن كيف نقوم بالتخطيط التشغيلي SWOT؟
هذه الكلمة تعني التالي:
S = Strengths = نقاط قوة منظمتك او شركتك
W = Weakness = نقاط ضعفها
O = Opportunities = الفرص التي أمامك
T = Threats = المخاطر التي تتهدد شركتك

أولا: التحليل:
1- الخطوة الأولى اذن في هذا التخطيط هي أن تعرف نقاط قوة مشروعك او شركتك او منظمتك.. يجب أن تحللها في رؤوس أقلام ولا تتجاوز 10 نقاط.. والأفضل ان تحاول العثور على 7 نقاط لتركز عليها.
2- ابحث في الخطوة الثانية عن نقاط ضعف مشروعك.. وحاول ان تجد على الاقل 7 نقاط ضعف. ويجب أن تتحلى بالموضوعية والمصداقية وتذكر نقاط ضعفه ولا تنكرها لأن هدفك كشفها لمعالجتها.
3- الآن عليك أن تفكر في فرصتين من شانهما أن تطور مشروعك.. سواء دخول أسواق جديدة أو اضافة منتج جديد او اي فرص من شأنها ان تكبر مشروعك وتطوره وتنميه.
4- في المخاطر يجب أن تعرف وتدرس جيدا المخاطر التي تهدد مشروعك.. كالمنافسة او عدم رضا الحرفاء او اي شيء يمكن أن يمثل خطرا على مشروعك.. حاول بكل موضوعية ان تجد على الاقل 7مخاطر.

ثانيا: الاهداف:
الآن عندما تصبح لك قائمة طويلة من نقاط القوة ونقاط الضعف والفرص والمخاطر.. ربما معا يصلون الى 20 نقطة .. سوف تحول هذه النقاط جميعا الى أهداف. فإن كانت نقطة قوتك مثلا ان "لديك منتج بجودة عالية" سيصبح الهدف هو "الحرص على ان يبقى منتجنا ذا جودة عالية". وان كانت عندك نقطة ضعف اسمها مثلا "المزود بالمادة الاولية بعيد مما يرفع كلفة النقل" يجب أن تحول هذه النقطة الى هدف اسمه مثلا "البحث عن مزود قريب بكلفة نقل منخفضة". وان كانت لديك فرصة اسمها "السوق الفرنسية تطلب المزيد" سوف تحول هذه الفرصة الى هدف اسمه "البحث عن حرفاء من فرنسا". وإن كانت لديك مخاطر اسمها "خطر انقطاع التزويد بالمادة الاولية" فعليك ان تحول هذا الخطر الى هدف اسمه "انشاء شبكة علاقات مع مزودين مختلفين لضمان توفر المادة الأولية".

وبهذا تتحول جميع النقاط العشرين مثلا من نقاط الضعف والقوة والفرص والمخاطر تتحول الى اهداف عليك ان تحققها.

ثالثا: تحديد المهام:
الآن بعد أن اصبح لديك 20 هدف كمثال، يجب أن تحول هذه الاهداف الى مهام تكلف بها افراد فريقك. لدينا امثلة عن اربعة اهداف ذكرناها ستصبح كالتالي:
- مهمة "محمد" أن "يبحث في موضوع ضمان ان تكون منتجاتنا ذات جودة عالية، هو المسؤول الان عن جودة منتجاتنا.. عليه ان يتصل بالمخابر وان يجد طريقا للحصول على شهادات معترف بها دوليا تشهد بجودة منتوجنا..." مثلا.
- مهمة "علي" ان يجد مزودين من مناطق قريبة لنتعامل معهم مما سيؤدي الى تخفيض كلفة النقل".
- مهمة "سعاد" او "فريق التسويق" ان "تبحث عن حرفاء في فرنسا يهمهم منتجنا".
- مهمة "عمر" ان يكون شبكة علاقات من مزودين كثر حتى لا تنقطع عنا المادة الاولية".

وبهذا تكون قد حولت جميع اهدافك الى مهام وحملت مسؤولية تلك المهام الى افراد فريق عملك.

رابعا: تحديد مدة زمنية لتنفيذ تلك المهام:
يجب أن تعطي مهلة لكل فرد من فريقك للقيام بمهماته فيها حتى تنجح في التقدم ولا تؤخرك التعطيلات الناتجة خصوصا عن تراخي افراد فريقك. مثلا تقول في شهر فبراير يجب ان ينتهي عمر من تكوين شبكة علاقات مع مزودين كثر. وفي شهر مارس يجب ان تنجح سعاد في العثور على حرفاء فرنسيين.. الخ الخ .

وفي الختام توكلوا على الله ولتكن عندكم ثقة به واعلموا انكم حينئذ لن تخيبوا أبدا
والسلام عليكم

احسنت بارك الله فيك

يعطيك العافية معلومات قيمة ومفيدة

نفعني الله واياكم إخواني وبارك لنا فيما رزقنا

جزاك الله خير