المنصب: مدير مكتب

المهام الوظيفية

• أداء المهام المكتبية اليومية بكفاءة بما في ذلك طلب اللوازم ، وجمع وإرسال البريد ، وترتيب صيانة المكاتب ، والتسوق المكتبي
• ترتيب المواعيد والاجتماعات لمختلف الموظفين
• قم بإنشاء نظام فعال لحفظ الملفات عبر الإنترنت والورق
• ربط المكالمات الواردة
• مساعدة أي زائر المكتب أو الضيوف مع استفساراتهم
• ضمان مستوى عال من النظافة داخل المكتب ، وترتيب وإصلاح الأثاث اللازمة
• حافظ على علاقات جيدة مع بائعي المكاتب ومقدمي الخدمات بحيث يمكن دائمًا إجراء أفضل مفاوضات بشأن الأسعار
• تنظيم الأحداث والوظائف المكتبية ، بما في ذلك المؤتمرات أو الإجراءات الاحتفالية
• التنسيق مع موظفي تكنولوجيا المعلومات للحصول على تحديثات الكمبيوتر
• مكتب الفواتير كاملة حسب تعليمات الحسابات
سجل نفقات المكتب والمساعدة في إدارة ميزانية المكتب ، وتقديم التقارير عن النفقات
• الإجابة على أي أسئلة الموظف حول إدارة المكاتب
• ابق على اتصال دائم مع بائعي الخدمات مثل المطاعم والمنظفات والأمن
• تحسين رضا العملاء والعميل من خلال التواصل النشط وجهود حل المشكلات
• طلب اللوازم والمعدات حسب الحاجة
• إنشاء جو الفريق من خلال القيادة وتطوير الموظفين
• استخدم مجموعة من البرامج ، بما في ذلك البريد الإلكتروني وجداول البيانات وقواعد البيانات ، لضمان التشغيل الفعال للمكتب
• تطوير وتنفيذ النظم الإدارية ، مثل إدارة السجلات
• تنظيم تخطيط المكتب والحفاظ على إمدادات القرطاسية والمعدات
• الحفاظ على حالة المكتب وترتيب الإصلاحات اللازمة

• تنظيم ورئاسة الاجتماعات مع الموظفين والإدارة العليا وتشمل كتابة جدول الأعمال وأخذ دقائق
• الإشراف على توظيف موظفين جدد ، بما في ذلك التدريب والتعريفي
• ضمان مستويات كافية من الموظفين لتغطية الغياب والقمم في عبء العمل
• المساعدة في تقييم الموظفين والموظفين الانضباط
• تعزيز تنمية قدرات الموظفين والتدريب وأنشطة التدريب على السجلات والتكلفة والشهادات
• كتابة التقارير للإدارة العليا وإعداد العروض التقديمية
• الرد على استفسارات العملاء والشكاوى
• ترتيب الاختبارات العادية للمعدات الكهربائية وأجهزة السلامة
• حضور المؤتمرات والتدريب
• تحديث ملفات الشركة مع العميل والبائعين


التعليم و المهارات
• درجة بكالوريوس او ما يعادلها
• 2 + سنوات من الخبرة في إدارة المكاتب
• قوي إدارة الوقت ومهارات الناس ، والمرونة ، والقدرة على تعدد المهام
• مهارات الكمبيوتر المتقدمة والخبرة مع المنصات عبر الإنترنت
• إجادة Microsoft Office ، مع الاستعداد لتعلم البرامج والأنظمة الجديدة
• إشراك الشخصية والتوقعات المتفائلة
• تجربة تطوير النظم الداخلية
• القدرة على التعامل مع المعلومات السرية

للسعوديين فقط ... للسعوديين فقط ... للسعوديين فقط

التواصل على الإيميل لإرسال السيرة الذاتية بمسمى الوظفية atcoatco03@gmail.com لمن تتوفر فيه الشروط