" قبل التقديم الرجاء قراءة كافة محتوى الموضوع "
لايقبل أي طلب دون توافر الشروط المطلوبة بالإعلان


المسمى الوظيفي :
سكرتير / سكرتيرة

الوصيف الوظيفي :

تنفيذ الخطط و التعليمات وتطبيق سياسة العمل، و تنظيم و إدارة الشئون الخاصة بمكتب الإدارة العليا ومساعدة المدير العام في أعمال الإدارة العليا و التأكد من سير العمل وفقاً للنظام المعتمد في المنشأة .

المهام والمسئوليات :

• إعداد جدول المواعيد و الأعمال اليومية الخاصة بمكتب المدير العام .
• إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المدير العام .
• المحافظة على المظهر العام لمكتب المدير العام والاشراف على النظافة و الترتيب .
• تحرير وصياغة الخطابات والمكاتبات الخاصة بالمدير العام .
• حفظ وصيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب المدير العام واستلام و توجيه و إرسال رسائل البريد الإلكترونى الخاصة بالإدارة العليا و فهرسة هذه الرسائل وحفظ المستندات وتوجيهها للمختصين بالمنشأة .
• كتابة محاضر جميع الاجتماعات و الجلسات التي يكون المدير العام طرفاً فيها .
• التحضير للاجتماعات الخاصة بالمدير العام أو الاجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل الوثائق و المستندات التى تخص موضوع الاجتماع.
• مساعدة المدير العام فى جميع الأعمال غير المدرجة فى هذا التوصيف حسب توجيهاته .
• إستقبال و إجراء الإتصالات التليفونية الخاصة بمكتب المدير العام و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين .
• تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على المدير العام و متابعة قرار المدير العام بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها .
• التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل باستمرار ومتابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية والكهربائية الموجودة .
• التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية في مكتب المدير العام ومكاتب أفراد العمل الأخرى ومتابعة احتياجات المنشأة .
• التواصل مع كافة افراد العمل بما يتم توجيهه المدير العام .
• التواصل مع عملاء المنشأة سوأ كان عبر الاتصال او البريد الالكتروني او وسائل التواصل المتاحة الأخرى بحسب توجيه المدير العام .
• حجز تذاكر السفر و الفنادق والمواصلات و بطاقات دخول المعارض والمؤتمرات والندوات وغيرها و تنظيم كافة رحلات العمل .
• كتابة تقرير أسبوعى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب و رفعه للمدير العام كل نهاية أسبوع .

• شهادة ثانوي ( مع خبرة لاتقل عن 3 سنوات بنفس المجال)
• بلوم سكرتارية بعد الثانوي ( مع خبرة لاتقل عن سنة بنفس المجال )
• بكالوريوس بتخصص إداري .
• جميع المؤهلات المطلوبة خاضعة للمقابلة والاختبار .

• إجادة اللغة العربية بطلاقة تحدثا وقراءة وكتابة .
• التعامل مع أجهزة الحاسب الآلي المكتبية و المحمولة وأجهزة الاتصالات الحديثة باحتراف
• التعامل مع مجموعة برامج (MS Office) باحتراف وبسرعة كتابة لا تقل عن 40 كلمة/دقيقة .
• التعامل مع الأنظمة المتنوعة لإدارة البريد الالكتروني .
• القدرة على الاتصال الفعال وإدارة أعمال متنوعة في نفس الوقت .
• يفضل من لدية خبرة في استخدام برامج التصميم و برمجيات الويب .
• اللباقة في الحديث وحسن المظهر .
• القدرة على عمل ساعات إضافية حسب ما يتطلبه العمل .

• سعودي / سعودية الجنسية .
• من سكان مدينة الرياض ويفضل في احياء ( وسط وشمال وشرق الرياض ) .
• وجود مواصلات خاصة متوفرة .
• لم يسبق ان صدر بحقه أي حكماً شرعياً بجريمة مخلة بالشرف والأمانة .
• سليم الحواس .
• العمر لايقل عن 22 ولايزيد عن 30 .
• اجتياز المقابلة الشخصية والاختبار المعد لهذه الوظيفة .