أعلنت جامعة الملك عبدالله للعلوم والتقنية KAUST عن وظيفة سكرتير تنفيذي Executive Secretary شاغرة وذلك للعمل بجدة.




المسؤوليات الرئيسية:
يطور ويبدأ المراسلات ذات الصلة نيابة عن المدير المالي ، بما في ذلك تكوين مسودات الردود على المسائل غير الروتينية.
تطوير وإعداد جدول أعمال وعروض PowerPoint التقديمية ومواد الاجتماعات أو المؤتمرات.
تنسيق ومتابعة التخطيط للعمل الناشئة عن الاجتماعات الداخلية والخارجية التي تنطوي على المدير المالي ، وأعضاء المكتب عند الاقتضاء.
يتوقع ويستجيب على الفور لمجموعة واسعة من قضايا كل من الجامعة والجامعة ويضمن الاستجابة في الوقت المناسب للقضايا ذات الطبيعة الملحة والحرجة.
مراجعة التقارير والملفات والمستندات الأخرى بغرض ضمان الدقة والاكتمال والمطابقة للإجراءات القياسية.
يدير ويحافظ على سجلات سرية على موظفي الشعبة ، ويسهل المسائل المتعلقة بالموارد البشرية في الشعبة من عمليات تقييم الأداء إلى مشاكل الأداء ؛
قم بالتعامل مع الأوراق والمواد الإعلامية ذات الصلة ومقارنتها ، وذلك باستخدام نظام إحضار مناسب ، قبل الجدول الزمني للمدير المالي للاجتماعات والمواعيد الإدارية وما إلى ذلك أداء دعم المشاريع والواجبات على النحو المطلوب.
يدير الجدول الزمني للأنشطة والاجتماعات والأحداث المختلفة للمدير المالي ؛ ينسق الأنشطة مع مكاتب القيادة والإدارة العليا الأخرى.
العمل كحلقة وصل للزائرين من الأفراد والشركات إلى مكتب المدير المالي.
يراقب المكالمات الواردة ويعالج أو يعيد التوجيه حسب الاقتضاء.
تحمل واجبات أخرى ، بشكل مؤقت أو على أساس مستمر ، حسب الاقتضاء.
تقديم الدعم في مجموعة متنوعة من العمليات لمشاريع النوع الإداري المعين لمكتب المدير المالي ؛ تخطيط الأحداث التجارية ، حجوزات غرفة الاجتماعات وترتيب تقديم الطعام للاجتماعات كما هو مطلوب.
يشارك في الواجبات المتعلقة بخدمات الدعم الإداري للمدير المالي ؛ المساعدة في إعداد تقارير وجداول أعمال شاملة للاجتماعات.


المؤهلات:
دبلومان (2) سنة وشهادة بكالوريوس في إدارة الأعمال من الناحية المثالية.


الخبرة:
ما لا يقل عن 7 سنوات من الخبرة في المكتب أو مساعد إداري تنفيذي - ويفضل أن يكون ذلك في أحد كبار المديرين أو المكاتب على مستوى المديرين.
خبرة مثبتة في الحفاظ على وإدارة اليوميات الإلكترونية وترتيب الاجتماعات بشكل فعال ، بالإضافة إلى القدرة على التنظيم وتحديد الأولويات والتخطيط للأمام والعمل وفقًا للمواعيد النهائية.
إجادة خبير في العمل مع تطبيقات Microsoft Office و SharePoint وجداول البيانات وقواعد البيانات وبرامج رسومات العروض التقديمية وبرامج صفحات الويب. بما في ذلك القدرة المثبتة على التعلم والعمل بسرعة مع مختلف تقنيات برامج جامعة الملك عبدالله.
مستوى عالٍ من معرفة القراءة والكتابة باللغة الإنجليزية مع القدرة على صياغة المراسلات وإنتاج دقائق و / أو خطط عمل من الاجتماعات.

متطلبات إضافية:
يفضل أن يكون قد عمل في بيئة أكاديمية ؛ فهم الفروق الدقيقة في الكلية


للتقديم اضغط هنا