أعلنت شركة الدواء للخدمات الطبية المحدودة عن وظيفة سكرتير تنفيذي Executive Secretary شاغرة للجنسين وذلك للعمل بالدمام.



المهام والمسؤوليات الأساسية:
تنفيذ الخطط و التعليمات و تنظيم و إدارة الشئون الخاصة بمكتب المدير العام ونواب المدير العام، فى الأعمال الروتينية و التأكد من تطبيق النظام المعتمد بمكتب الإدارة العليا
إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهرية الخاص بالمدير العام ونواب المدير العام
إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المدير العام ونواب المدير العام
المحافظة على المظهر العام لمكتب الإدارة العليا من حيث النظافة و الترتيب
استقبال زوار الإدارة العليا و الترحيب بهم
تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاص بالمدير العام و نواب المدير العام
تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالإدارة العليا
حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها و سرعة استدعائها
إستلام و توجيه البريد الوارد باسم الإدارة العليا و عرضه على المختص و فهرسة هذه المستندات
كتابة محاضر جميع الإجتماعات و الجلسات و التى يكون المدير العام أو نواب المدير العام طرفاً فيها.
التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الإجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل الوثائق و المستندات التى تخص موضوع الإجتماع
إستقبال و إجراء الإتصالات التليفونية الخاصة بمكتب الإدارة العليا و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين
تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على المدير العام أو نواب المدير العام و متابعة القرارات الصادرة بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها
التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل باستمرار و طلب مسئولى الصيانة من داخل الشركة و من خارجها و متابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب الإدارة العليا
التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية للإدارة العليا و أفراد العمل بمكتب الإدارة العليا
توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات التى يدعو لعقدها المدير العام و تسجيل ذلك على النماذج الخاصة
حجز تذاكر السفر و الفنادق و بطاقات دخول المعارض الخاصة بالإدارة العليا و تنظيم رحلات العمل
كتابة تقرير أسبوعى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب لرفعه للمدير العام.


للتقديم اضغط هنا