أعلنت شركة العروض المميزة للمواد الغذائية عن وظيفة سكرتير تنفيذي / شاغرة للنساء EXECUITIVE SECRETARY شاغرة وذلك للعمل بجدة

المسؤوليات:
ضمان تنظيم الاجتماعات وتسجيلها بشكل فعال
الاحتفاظ بالسجلات والإدارة الفعالة
التمسك بالمتطلبات القانونية للوثائق المنظمة وقانون الأعمال الخيرية وقانون الشركات وما إلى ذلك عند الاقتضاء
التواصل والمراسلات
إدارة التقويم للمديرين التنفيذيين
مساعدة التنفيذي في التحضير للاجتماعات
يكمل مجموعة واسعة من المهام الإدارية بما في ذلك: إدارة التقويم. تقارير النفقات وتأليف وإعداد المراسلات بسرية تامة ؛ ترتيب خطط السفر المعقدة والمفصلة ، ومسارات الرحلة وجداول الأعمال ؛ وتجميع الوثائق للاجتماعات المتعلقة بالسفر.
يخطط وينسق ويضمن الالتزام بالجدول الزمني للسلطة التنفيذية واحترامه.
يعطي الأولوية للاحتياجات المتضاربة ؛ التعامل مع الأمور على وجه السرعة وبشكل استباقي ومتابعة تقدم المشاريع حتى الانتهاء منها بنجاح ، غالبًا بضغوط الموعد النهائي.
يعمل بشكل وثيق وفعال مع السلطة التنفيذية لإبقائه على اطلاع جيد بالالتزامات والمسؤوليات القادمة ، والمتابعة بشكل مناسب.
· يكمل بنجاح الجوانب الحاسمة للتسليمات من خلال نهج عملي ، بما في ذلك صياغة الرسائل والمراسلات الشخصية وغيرها من المهام التي تسهل قدرة السلطة التنفيذية على أداء مهامه بفعالية.
يوفر القيادة لبناء علاقات حاسمة لنجاح المنظمة ، ويدير مجموعة متنوعة من المشاريع الخاصة ، والتي قد يكون لبعضها تأثير تنظيمي.
يحافظ على السلطة التقديرية والسرية في العلاقات مع جميع أصحاب المصلحة.
يساعد في تنسيق جدول أعمال اجتماعات فريق الإدارة العليا والمواقع الخارجية ، وجميع اجتماعات الموظفين
يشارك كعضو مساعد في الفريق التنفيذي بما في ذلك المساعدة في جدولة الاجتماعات وحضور جميع الاجتماعات
يساعد في تنسيق جدول أعمال اجتماعات الإدارة وجميع اجتماعات الموظفين.
يسهل التنسيق بين الأقسام لخطط السفر.
المساعدة في عرض عملية التجميع والإعداد الناجح للتعيينات الجديدة.
الاتصال بمسؤولي الموقع لأداء مهام عمليات الموارد البشرية الإدارية اليومية مثل الحفاظ على الأوراق المطلوبة وإدارة قواعد البيانات.
دعم جميع الأنشطة المخصصة مثل إعداد الرسائل والتقارير.
إعداد التقارير والمذكرات والخطابات والمستندات الأخرى باستخدام برامج معالجة النصوص أو جداول البيانات أو قواعد البيانات أو العروض التقديمية.
الرد على رسائل البريد الإلكتروني وطلبات الوثائق نيابة عن المديرين التنفيذيين عند اللزوم
التعامل مع علاقات العملاء

المؤهلات والمتطلبات:
درجة البكالوريوس المفضلة للخلفية ذات الصلة مع سجل مهني ممتاز
خبرة في أداء مجموعة متنوعة من الوظائف الإدارية ، والتي تشمل صياغة تقارير الإدارة والعروض التقديمية ومعالجة البيانات وتحليلها وإدارة التقويم وترتيبات السفر
خبرة في التعامل مع منصب سكرتارية تنفيذية
قدرة ممتازة على التواصل باللغتين الإنجليزية والعربية الشفوية والكتابية
الكفاءة العالية في تطبيقات ميكروسوفت اوفيس ميكروسوفت اوفيس ، اكسيل ، باوربوينت ، اوتلوك
مهارات ممتازة في إدارة الوقت والتنظيم
القدرة على حل المهام المعقدة وتقديم حلول ذات مصداقية مع قدرة قوية على اتخاذ القرار
مفكر إلى الأمام قادر على تحقيق أهداف عالية الأداء ، موجه نحو النتائج.
مهارات شخصية قوية وقدرة على بناء علاقات مع أصحاب المصلحة والموظفين والشركاء الرئيسيين الخارجيين
خبرة في إدارة الأولويات المتعددة والتنسيق الإداري واللوجستي
منظمة تنظيماً جيداً وموجهة للتفاصيل والقدرة على القيام بمهام متعددة بمهارات متابعة رائعة
حيلة عالية للغاية ولاعب فريق ممتاز

للتقديم اضغط هنا

جزاك الله خير