الوصف الوظيفي لمراقبة المخزون :
مراجعة اذن الاستلام والصرف ومطابقتها بما ورد بأمر الشراء (للاضافة) و طلب الصرف (الصرف) والتأكد من الأرصدة المخزنية و مراجعتها ومطابقتها بالارصدة الفعلية من خلال أعمال الجرد ووضع سياسات تقييم المخزون والجرد ووضع حد إعادة الطلب والحد الأقصى لرصيد الصنف وتزويد الإدارات الاخرى بالتقارير المخزنية (كرصيد الاصناف – الجرد – معدل دوران المخزون -
المهام :
ادارة المخزون أحد أهم المهام التى تقوم بها الإدارة والتى تعتبر من أهم المهام اللازمة لإتمام ونجاح أي نشاط مهما كان حجمة فبدون المخزون لا يكون الانتاج وبدون الإنتاج لا تكون المبيعات ومن ثم الإيرادات التى هى هدف نشاط الشركة لذلك كان لابد من وضع أسس لادارة المخزون وذلك من خلال ما يلى :

يعبر مهام مراقبه المخزون هو جزء من اعمال الادارة المالية للشركة وهو بالاساس ثمرة التعاون بين ادارة المخازن والادارة المالية، فلا يمكن لاياً من الادارتين العمل دون الأخرى فتقارير مراقبة المخزون هى نتيجة البيانات الواردة من ادارة المخازن ولعل أهم مهام مراقبة المخزون هى :

1- تسجيل ومراجعة أذون الصرف وأذون الاضافة ومطابقتها بطلبات الشراء / أوامر التوريد.

2- القيام بأعمال الجرد ويقصد به مراجعته رصيد المخزن الفعلي ومطابقته مع الرصيد الدفتري.

3- تحديد طريقة الجرد المتبعة والمناسبة لنشاط الشركة حيث ينقسم الجرد إلى نوعين

جرد دورى : يتم فية الجرد مرة واحدة فى نهاية العام المالى ويستلزم لذلك ضرورة عمل توقف لنشاط الشركة وكذلك خطوط الإنتاج لضمان سلامة هذا النوع من الجرد.

الجرد المستمر: وهو جرد يتم بصفة مستمرة طول الفترة المالية ولا يستلزم لذلك توقف النشاط ويرجع اختيار نوع الجرد المناسب للشركة حسب طبيعة نشاط الشركة والسياسات المتبعة بها.

4- تحديد حد اعادة الطلب (يقصد به أقل عدد وحدات يسمح بتوافرها فى المخزن من الصنف وعندما يكون رصيد الصنف اقل من هذا العدد لابد من اعادة الشراء فوراً حتى لا تتعطل عملية الانتاج ) وتحديد الحد الاقصى للصنف ( يقصد به اقصى عدد وحدات يسمح بتوافرها فى المخزن من الصنف وعند زيادة العدد عن هذا الحد يحدث ركود للصنف ويعتبر أموال غير مستثمرة تتسبب فى خسائر للشركة).

5- تحديد طريقة تقييم المخزون المتبعة والتى يتم العمل بها داخل القوائم الماليه فهناك عدة طرق لتقييم المخزون

وفى هذه الطريقة يتم تسعير الاصناف فى اذن الصرف FIFO

أ- طريقة الوارد الولا يصرف أولا (طبقاً لسعر الصنف فى اول اذن اضافة جاء به ( السعر الأقدم للصنف يحتسب اولا ) ويعاب على هذه الطريقة صعوبة تطبيقها في الحياة العملية وبخاصة فى فترة التقلبات الاقتصادية.

وفى هذه الطريقة يتم تسعير الاصناف فى أذن LIFO

ب- طريقة الوارد أخيرا يصرف أولا ً (الطرف طبقاً لاخر اذن اضافة جاء به ( السعر الأحدث للصنف يحتسب أولا ) وتعتبر هذه الطريقة أكثر انتشاراً في الحياة العملية.

ج- طريقة المتوسط المرجح: وفى هذه الطريقة يتم احتساب متوسط عام لسعر للأصناف تبعا للتقلبات السعرية له وتعتبر هذه الطريقة هى أكثر الطرق عدالة ومناسبة فى اعداد القوائم الماليه.

6- تزويد إدارات الشركة المختلفة بالتقارير المخزنية عن أرصدة المخزون كتزويد إدارة الإنتاج برصيد مخزن المواد الخام مثلا لتخطيط عملية الانتاج – او تزويد ادارة المشتريات برصيد المخزن من صنف معين حتى تقوم ادارة المشتريات بتحديد هل تشترى الصنف مرة اخرى ام تصرفه من المخزن وتزويد ادارة المبيعات برصيد صنف معين لتجهيزة الطلبية للعميل وهكذا.

تقارير المخزون

من المهام الاساسيه لمحاسب المخزون هى قدرته على انتاج تقارير خاصه بجميع العمليات التى تتم على المخزون سواء على مستوى الكميات او القيم وهذه التقارير من شانها ان تساعد الاداره العليا فى اتخاذ قرارات مهمه بخصوص المخزون ومن اهم التقارير التى يجب عرضها هى

1- تقريربحركه كل صنف من الاصناف عن فتره زمنيه يشمل الكميات الوارده والكميات المنصرفه وتكلفتها وذلك فى اى نوع من انواع المخازن بالشركة

2- تقارير بارصده اصناف المخازن الاجماليه على مستوى الكميات والقيم

3- تقرير بكميات الاصناف المنصرفه من كل بند مخزنى خلال فترة زمنيه وهذا التقارير مهم جدا فى حسابات التكاليف

4- تقارير بالاصناف بطيئه الحركة وذلك بمعرفه معدل دوران هذا الصنف المخزنى

5- تقاريربالاصناف سريعه الدوران حتى يتم التركيز عليها

6- تقارير بالاصناف التى وصلت للحد الادنى والحد الاقصى